Wprowadzenie do ustawy Prawo Zamówień Publicznych przepisów umożliwiających prowadzenie negocjacji treści złożonej oferty w trybie podstawowym w wariancie II było dobrym posunięciem. Spowodowało, że zamawiający ma możliwość m.in. uzyskania korzystniejszej cenowo oferty oraz oferty mieszczącej się w budżecie zamawiającego.
W styczniu 2021 r. zaczęła obowiązywać ustawa z 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, która przez wielu była określana mianem „nowej pzp”. Bez wątpienia od tego momentu rozpoczęła się rewolucja w sposobie procedowania zamówień publicznych. Nowa ustawa pzp wprowadziła wiele nowoczesnych rozwiązań do procesu wyboru wykonawców. Chyba żaden inny wcześniejszy akt prawny nie spowodował takiego wzrostu popularności podpisu elektronicznego, który nałożyłby na wykonawców konieczność elektronicznego podpisywania składanych ofert. W zależności od trybu udzielania zamówień publicznych dopuszczalne są różne rodzaje podpisu elektronicznego.
Zobacz procedurę w LEX: Przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia w trybie podstawowym z fakultatywnymi negocjacjami >
Innowacyjna propozycja ustawodawcy - negocjacje
Odważnym ruchem ze strony ustawodawcy było wprowadzenie do ustawy pzp przepisów umożliwiających prowadzenie negocjacji treści złożonej oferty w trybie podstawowym w wariancie II. Na udzielenie zamówienia publicznego w trybie podstawowym z możliwością negocjacji (art. 275 pkt 2 Pzp), według danych statystycznych udostępnionych przez Departament Informacji, Edukacji i Analiz Systemowych na dzień 10 czerwca 2022 r. zdecydowano się w zaledwie 12,19 proc. opublikowanych postępowań. Coraz więcej zamawiających zauważa korzyści z procedowania zamówienia publicznego z możliwością negocjacji, dlatego popularność tego trybu stale wzrasta.
Czytaj w LEX: Tryb podstawowy z fakultatywnymi negocjacjami >
Negocjacje w ramach wariantu II trybu podstawowego to procedura, która dopuszcza możliwość prowadzenia rozmów z wykonawcami w celu ulepszenia tych elementów treści ofert, które podlegają ocenie w ramach kryteriów oceny ofert. Najczęściej będą to najbardziej popularne kryteria tj. okresy gwarancji, terminy realizacji zamówienia i najważniejsze kryterium, czyli cena wykonania zamówienia.
Bardzo ważną kwestią jest możliwość prowadzenia negocjacji, a nie obowiązek. W związku z tym, jeżeli zmawiający zdecyduje się na skorzystanie z wariantu II trybu podstawowego, a następnie po otwarciu ofert odstąpi od negocjacji jest to jego suwerenna decyzja, której nie musi w żaden sposób uzasadniać.
WZÓR DOKUMENTU: Specyfikacja Warunków Zamówienia w trybie podstawowym z opcją negocjacji >
Zasady prowadzenia negocjacji
Decydując się na prowadzenie procesu negocjacji zamawiający musi pamiętać o kilku ważnych zasadach. Przede wszystkim negocjacje nie mogą powodować zmiany treści SWZ, a sposób ich prowadzenia musi gwarantować poufność. Implikuje to zasadę, że żadna za stron nie może bez zgody drugiej ujawniać informacji technicznych i handlowych uzyskanych w trakcie prowadzonych negocjacji. Ponadto zamawiający ma obowiązek zapewnienia równego traktowanie wszystkich wykonawców i nie może udzielać informacji, które mogłyby zapewnić niektórym wykonawcom przewagę nad innymi wykonawcami.
Sprawdź w LEX: Jakie dane należy zawrzeć w informacji z otwarcia ofert dodatkowych? >
Jednym z ważnych czynników, który należy wziąć pod uwagę podczas negocjacji, jest zasada uczciwości i przejrzystości. Wszelkiego rodzaju nieetyczne działania zmierzające do naruszania zasad konkurencji i równego traktowania wykonawców mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych dla wszystkich zaangażowanych stron.
Ważnym elementem prowadzonych negocjacji jest również umiejętność słuchania wykonawcy, pozwalająca na lepsze poznanie jego argumentów lub propozycji.
Wzór dokumentu: Zaproszenie do negocjacji ofert w celu złożenia oferty dodatkowej >
Obserwując publikowane statystyki dotyczące ilości ogłaszanych postępowań oraz ich podziału na poszczególne tryby można zauważyć, że wariant II trybu podstawowego staje się coraz bardziej popularny. Podczas negocjacji warto zwracać uwagę na detale, które czasami mogą mieć znaczenie na podejmowane decyzje.
Proces negocjacji - wskazówki
Sam proces negocjacji może przybrać formę spotkania np. w siedzibie zamawiającego, ale nie ma przeciwwskazań, aby negocjacje odbywały się w formule spotkania on-line. Bardzo ważne jest odpowiednie przygotowanie zamawiającego do negocjacji. Oto kilka wskazówek, które mogą pomóc w negocjacjach:
- odpowiednie, wcześniejsze zdefiniowanie swoich celów i zakresu negocjacji;
- rozpoczynając negocjacje należy ustalić zasady na jakich będą one prowadzone;
- utrzymywanie równowagi między potrzebami zamawiającego a możliwościami wykonawcy;
- strony uczestniczące w negocjacjach powinny wykazać się elastycznością w poszukiwaniu rozwiązań, które będą dla nich korzystne, z zachowaniem zgodności podejmowanych działań z właściwymi przepisami ustawy prawo zamówień publicznych.
Zobacz nagranie szkolenia: Tryb podstawowy z fakultatywnymi negocjacjami >
Korzyści płynące z negocjacji
Uważam, że jest wiele argumentów przemawiających za stosowaniem negocjacji w zamówieniach publicznych. Należą do nich w szczególności:
- możliwość uzyskania korzystniejszych cenowo ofert;
- w przypadku, gdy najkorzystniejsza oferta przekracza kwotę jaką zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia podjęte negocjacje mogą spowodować, że wykonawca zaoferuje korzystniejszą cenę, mieszczącą się w budżecie zamawiającego, co pozwoli na udzielenie zamówienia zamiast jego unieważnienie i powtórne ogłoszenie postępowania, a zatem oszczędzamy nie tylko pieniądze, ale również cenny czas;
- negocjacje z wykonawcą w ramach postępowania o udzielenie zamówienia publicznego są procesem wymagającym odpowiedniej wiedzy, doświadczenia i umiejętności negocjacyjnych dlatego czasami warto skorzystać z pomocy ekspertów, którzy pomogą w ich prowadzeniu i zapewnią, że będą one skuteczne, a sam proces przebiegnie zgodnie z prawem.
Autor Przemysław Krawętkowski jest specjalistą ds. zamówień publicznych w Wielkopolskiej Akademii Nauki i Rozwoju
Sprawdź w LEX:
