Ostatnio coraz częściej słychać informacje o planowanych albo rozpoczynających się zwolnieniach grupowych. Szokują zwłaszcza te o zwalnianiu pracowników w trakcie spotkań na Teamsie czy Zoomie. – Dokładnie rzecz ujmując, wypowiedzenie umowy o pracę doręczane jest na służbową skrzynkę mailową pracownika, a sama informacja o wypowiedzeniu przekazywana jest pracownikowi w trakcie spotkania, które odbywa się na Teamsie albo Zoomie – tłumaczy całą procedurę takich zwolnień dr Iwona Jaroszewska-Ignatowska, radca prawny, parter w kancelarii Raczkowski. I dodaje: - Wypowiadanie umów o pracę drogą mailową  było dopuszczalne prawnie już od dawna, ale dopiero w pandemii stało się bardzo popularne i już z nami zostanie.

Jak przyznaje dr Jaroszewska-Ignatowska, taka formuła wypowiadania umów o pracę jest coraz powszechniejsza. Pracodawcy korzystają z niej nie tylko przy zwolnieniach grupowych, ale także przy wypowiadaniu umów z przyczyn leżących po stronie pracowników.

Czytaj również: Doręczenie wypowiedzeń, zwłaszcza porzucającym pracę, to dziś wyzwanie>>

Czytaj w LEX: Dopuszczalność ustnego rozwiązania stosunku pracy - linia orzecznicza >>>

Pisemna forma wypowiedzenia to podstawa

Zgodnie z art. 30 par. 3 Kodeksu pracy, oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie. Przepisy kodeksu pracy nie precyzują jednak tego wymogu, dlatego – w myśl art. 300 k.p. – w kwestii zachowania formy pisemnej należy posiłkować się Kodeksem cywilnym. A ten w art. 78 stanowi, że do  zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.

Co się zaś tyczy formy elektronicznej, to w myśl art. 78[1] par. 1 K.c., do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest, jak stanowi par. 2 tego artykułu, równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

- Wysłanie wypowiedzenia umowy o pracę w postaci załącznika do maila jest równoznaczne z wypowiedzeniem umowy o pracę w formie pisemnej pod warunkiem, że to wypowiedzenie jest opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym – mówi dr Iwona Jaroszewska- Ignatowska. Odradza wysyłanie wypowiedzeń SMS-em i pocztą tradycyjną. – Wypowiedzenie umowy o pracę za pośrednictwem SMS-a będzie skuteczne, ale wadliwe, bo nie zostanie wówczas zachowana forma pisemna. A jeśli chodzi o wysyłanie tradycyjną pocztą, to nie należy zapominać, że przepisy covidowe wyłączyły domniemanie skutecznego doręczenia pisma dwukrotnie awizowanego – podkreśla.

WZORY dokumentów w LEX:

 

Orzecznictwo Sądu Najwyższego. Izba Pracy i Ubezpieczeń Społecznych - Nr 4/2022

Sprawdź  

Uwaga na błędy

Zwalnianie pracowników za pośrednictwem poczty elektronicznej i spotkań na Teamsach czy Zoomie to duże uproszczenie dla pracodawców. – Po pierwsze trwa krócej, bo na spotkanie z jednym pracownikiem przewiduje się maksymalnie pół godziny. Po drugie – nie ma trudnych okoliczności i zachowań pracownika podczas wręczania wypowiedzenia, i po trzecie – nie ma zamętu w firmie, bo emocje zwolnionego pracownika zostają z nim w domu. Przy okazji zwolnień grupowych zawsze zalecamy pracodawcom zabezpieczenie karetki pogotowia, tzw. „R”, i psychologów. Bo to są trudne sytuacje dla pracowników i w takich sytuacjach zdarzają się omdlenia, a nawet zawały serca. Osobiste wręczanie wypowiedzeń swoim pracownikom z zespołów jest też bardzo obciążające emocjonalnie i psychicznie dla menedżerów, którzy najpierw muszą wytypować pracowników do zwolnienia a potem wręczyć im to wypowiedzenie – mówi dr Iwona Jaroszewska-Ignatowska.

Czytaj w LEX: Błędy przy wypowiadaniu i rozwiązywaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia >>>

Jak twierdzi jednak Monika Kolasińska, radca prawny z Działu Prawa Pracy Kancelarii Sadkowski i Wspólnicy, zyskujące coraz większą popularność zwalnianie pracowników online, podczas wideokonferencji zorganizowanych na Zoomie czy na Teamsie, nie zawsze jest przez pracodawców przeprowadzone prawidłowo. - Przede wszystkim należy pamiętać, że zgodnie z art. 30 par. 3 Kodeksu pracy, oświadczenie o wypowiedzeniu umowy o pracę powinno nastąpić na piśmie. Z formą pisemną, zgodnie z art. 78[1] Kodeksu cywilnego, który na podstawie art. 300 Kodeksu pracy ma odpowiednie zastosowanie do stosunku pracy, zrównane jest wyłącznie złożenie oświadczenia w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Wymogu pisemności nie spełnia więc przesłanie pracownikowi zwykłego skanu własnoręcznie podpisanego przez pracodawcę dokumentu, czy okazanie podpisanego dokumentu przez kamerę i jego odczytanie pracownikowi – wskazuje mec. Monika Kolasińska. I dodaje: -  Jeśli pracodawca nie dochowa formy pisemnej przy składaniu oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę, oświadczenie to będzie prawnie wadliwe, choć skuteczne – co najprawdopodobniej będzie skutkowało przywróceniem pracownika do pracy lub zasądzeniem na jego rzecz odszkodowania w razie odwołania się do sądu pracy od wypowiedzenia.

Dr Iwona Jaroszewska-Ignatowska przestrzega z kolei przed drukowaniem przygotowanego wcześniej wypowiedzenia, które zostało już podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, by wręczyć je pracownikowi, który zjawił się w zakładzie pracy. – Jeśli pracownik pojawił się w pracy i pracodawca chce wykorzystać ten moment, by wręczyć mu wypowiedzenie, to takie wypowiedzenie musi być podpisane tzw. mokrym, czyli tradycyjnym podpisem - podkreśla.

Czytaj w LEX: Okresy wypowiedzenia - skracanie i wydłużanie >>>

Czytaj w LEX: Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem >>>

Czytaj w LEX: Rozwiązanie umowy o pracę na mocy porozumienia stron >>>

 

Sprawdź również książkę: Orzecznictwo Sądu Najwyższego. Izba Pracy i Ubezpieczeń Społecznych - Nr 4/2022 >>


Unikanie maila i spotkań nic nie da

Pracownikom, którzy obawiają się wypowiedzenia umowy o pracę i z tej obawy nie sprawdzają służbowego maila, takie zachowanie na niewiele się zda. – Zgodnie z orzecznictwem sądowym, już wejście maila na serwer adresu mailowego jest uznawane za skuteczne doręczenie wypowiedzenia. Sądy uznają bowiem, że wypowiedzenie umowy o pracę podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym będące załącznikiem maila wysłanego na adres służbowy umożliwia pracownikowi zapoznanie się z jego treścią – podkreśla dr Iwona Jaroszewska – Ignatowska. Jak twierdzi, dodatkowym zabezpieczeniem się pracodawców jest wysyłanie takich maili z żądaniem potwierdzenia dostarczenia i żądaniem potwierdzenie przeczytania.

Na niewiele zda się też nieobecność pracownika na takim spotkaniu online. Bo, jak tłumaczy mec. Monika Kolasińska, zakładając, że pracodawca podczas spotkania na Teamsie czy na Zoomie chciałby w trakcie rozmowy z pracownikiem wysłać mu oświadczenie opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym – niestawienie się pracownika na spotkanie, mimo wezwania, krótkotrwale odwlecze moment rozwiązania z nim umowy o pracę.

Zdaniem mec. Kolasińskiej, jest to jednak działanie krótkowzroczne. - Nie stawiając się na spotkanie bez usprawiedliwienia, pracownik nie wykonuje polecenia służbowego, co także może być przyczynkiem do rozwiązania z nim umowy o pracę za wypowiedzeniem – podkreśla. I dodaje: - Pracodawca powinien jednak w takiej sytuacji działać rozważnie – może się okazać, że pracownik nie stawi się na spotkanie, a następnie przedstawi pracodawcy wystawione z datą wsteczną zwolnienie lekarskie, obejmujące swoim okresem także dzień spotkania. W takiej sytuacji niestawienie się na spotkanie będzie usprawiedliwione, a pracodawca powinien wstrzymać się z wypowiedzeniem pracownikowi umowy o pracę do zakończenia jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy związanej z chorobą.

Czytaj w LEX: Rozwiązanie umowy o pracę przez pełnomocnika - poradnik na przykładach >>>

Czytaj w LEX: Zwolnienie dyscyplinarne - poradnik krok po kroku >>>

Czytaj w LEX: Cofnięcie wypowiedzenia >>>

Wypowiedzenie za porozumieniem też może być online

Co ważne, online zawierane są też porozumienia stron rozwiązujące umowę o pracę. -  Ta forma rozstania się z pracownikiem jest korzystniejsza dla firmy, bo zmniejsza ryzyko procesów sądowych. Jest też korzystniejsza dla pracowników, bo wiążę się zwykle np. z wyższymi odprawami czy korzystaniem przez pewien okres już po rozwiązaniu umowy z pracownikiem np. z pakietów medycznych w prywatnej służbie zdrowia albo programów outplacementowych. Takie porozumienia też wysyłane są mailem pracownikowi. Jeśli pracownik zgodzi się tak rozwiązać umowę, wówczas wystarczy zwykłe OK napisane w mailu jako forma potwierdzenia, bez konieczności drukowania i odręcznego podpisywania dokumentu – mówi dr Iwona Jaroszewska-Ignatowska.  

 

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.