Metryka sprawy administracyjnej to obowiązek organu administracji publicznej prowadzącego postępowanie. Dane w metryce powinny być na bieżąco aktualizowane. Jednak instytucja metryki budzi w praktyce wiele wątpliwości, a nieprecyzyjny sposób zredagowania przepisu jest krytykowany.
Instytucja metryki sprawy, jako obowiązkowej części akt administracyjnych, została wprowadzona do ogólnej procedury administracyjnej na mocy ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania administracyjnego (kpa) oraz ustawy Ordynacja podatkowa. Obowiązek prowadzenia metryki sprawy został uregulowany w art. kpa.
Szczegółowe zasady prowadzenia metryki określa rozporządzenie ministra administracji i cyfryzacji w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy. Zgodnie z prawem, minister właściwy do spraw administracji publicznej został upoważniony do określenia, w drodze rozporządzenia, rodzajów spraw, w których obowiązek prowadzenia metryki sprawy jest wyłączony ze względu na nieproporcjonalność nakładu środków koniecznych do prowadzenia metryki w stosunku do prostego i powtarzalnego charakteru tych spraw. Akt ten wymienia jednak w załącznikach do rozporządzenia przepisy ustaw i rozporządzeń, w tym rozporządzeń UE, stanowiących podstawę rozstrzygnięcia spraw, w których obowiązek założenia i prowadzenia metryki sprawy jest wyłączony.
Jak wyjaśnia Tymoteusz Mądry, associate SMM Legal, metrykę sprawy można zdefiniować jako swoisty spis czynności podejmowanych w sprawie oraz dokumentów znajdujących się w aktach sprawy. W doktrynie podnosi się, że rolą metryki nie jest zastąpienie dokumentów akt sprawy, a stworzenie uporządkowanego spisu, który stanowi odesłanie do konkretnych aktów.
- Obowiązek założenia i prowadzenia metryki sprawy administracyjnej ciąży na organie administracji publicznej prowadzącym dane postępowanie i dotyczy postępowania przed organem pierwszej instancji, postępowania odwoławczego, postępowań nadzwyczajnych oraz postępowań określonych w art. 162 i 163 k.p.a. – wyjaśnia prawnik. W piśmiennictwie podkreśla się, że dane zawarte w metryce powinny być na bieżąco aktualizowane, jednak nie chodzi tutaj o zmianę widniejących już danych, a o dokonywanie kolejnych, bieżących wpisów, które ukażą ciąg chronologiczny konkretnej sprawy.
Instytucja metryki budzi jednak w praktyce wiele wątpliwości, a nieprecyzyjny sposób zredagowania przepisu poddawany jest krytyce. Jak wyjaśnia Tymoteusz Mądry, celem obligatoryjnego prowadzenia metryki administracyjnej było „zwiększenie transparentności udziału poszczególnych urzędników w procesie wydania rozstrzygnięć w sprawach obywateli [...] oraz transparentności uzasadnienia podjęcia takiego a nie innego rozstrzygnięcia w sprawie”.
Zwiększenie transparentności miało również przyczynić się do ograniczenia zjawiska korupcji. Dodatkowo, prowadzenie metryki sprawy miało na celu umożliwić w sposób precyzyjny ustalenie, nawet po upływie długiego czasu, „jacy urzędnicy (oprócz osoby podpisanej pod decyzją) uczestniczyli w przygotowaniu decyzji, przygotowywali jej projekt, udzielali wskazówek co do sposobu załatwienia sprawy i opiniowali lub zatwierdzali decyzję oraz w jaki sposób konkretni urzędnicy wpływali na treść decyzji”.
Czytaj też: Prowadzenie metryki sprawy służy przejrzystości, ale nie zawsze jest potrzebne
- Ostatni z przedstawionych celów wzbudził w doktrynie wątpliwości w zakresie potrzeby dodatkowego unormowania tej kwestii z powodu obowiązywania w postępowaniu administracyjnym ogólnej zasady pisemności – mówi Tymoteusz Mądry. Jak dodaje, prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek, kopii lub odpisów przysługuje stronom również po zakończeniu postępowania. - W przepisach Kodeksu postępowania administracyjnego nie określono granic czasowych, po których uprawnienie to wygasa. Dodatkowo należy zaznaczyć, że zgodnie z przepisami k.p.a., uprawnienie do wglądu w akta sprawy administracyjnej po zakończeniu postępowania odwoławczego przysługuje również sądowi administracyjnemu prowadzącemu postępowanie uruchomione skargą, a w przypadku prowadzenia postępowania nadzwyczajnego, nawet po upływie wielu lat, organ prowadzący sprawę powinien zapoznać się aktami dotyczącymi sprawy, w której wniesiony został nadzwyczajny środek zaskarżenia - podkreśla.
Również potrzeba wzmocnienia realizacji zasady jawności administracyjnej wydaje się być zbędna, ponieważ wcześniej wykorzystywane rozwiązania w zakresie gromadzenia i prowadzenia rejestru informacji o dokumentach w sprawie oraz o dokonywanych czynnościach administracyjnych spełniały identyczną funkcję co metryka sprawy.
Metryka sprawy - wzór zobacz TUTAJ>>
Kolejnym aspektem, budzącym w doktrynie kontrowersje, jest sposób zredagowania przepisu, w którym użyto nieprecyzyjne sformułowanie „wszystkie osoby, które uczestniczyły w podejmowaniu czynności w postępowaniu administracyjnym”. Tymoteusz Mądry przytacza argumentację A. Wróbla, że „z uzasadnienia projektu rządowego wynika bowiem, że chodzi tu nie o wszystkie osoby uczestniczące w postępowaniu administracyjnym […], lecz tylko i wyłącznie o urzędników uczestniczących w wydaniu decyzji. […] Założenie, że na treść decyzji mogłyby mieć wpływ także osoby spoza kręgu pracowników administracji publicznej, jest absolutnie niezgodne z podstawowymi założeniami i zasadami postępowania administracyjnego.” (A. Wróbel, Komentarz do art. 66a, [w:] Komentarz aktualizowany do Kodeksu postępowania administracyjnego, red. M. Jaśkowska, M. Wilbrandt-Gotowicz, A. Wróbel, LEX/el. 2020).
- Nie sposób jednak zgodzić się z argumentami podnoszonymi przez autora. Przedstawiona przez niego interpretacja w sposób znaczący odbiega od treści komentowanego przepisu i woli prawodawcy – mówi Tymoteusz Mądry. Jego zdaniem słusznie więc spotkała się z krytyką doktryny, bowiem w toku wydawania każdego rozstrzygnięcia administracyjnego uczestniczą w praktyce, nie tylko pracownicy organu, ale także przedstawiciele stron i uczestników postępowania, a podejmowane przez te podmioty czynności mogą wywrzeć istotny wpływ na treść finalnego rozstrzygnięcia. Dodatkowo, stanowisko przedstawione przez A. Wróbla znacząco odbiega od praktyki stosowanej przez organy administracyjne.
Odmienny pogląd, do którego należy się przychylić, reprezentuje m.in.: P.M. Przybysz, według którego metryki nie można ograniczać do wykazu czynności podejmowanych w sprawie przez pracowników organu administracji. Autor ten stoi na stanowisku, że „(…) Rolą metryki jest przedstawienie chronologii wszystkich czynności podejmowanych w toku postępowania, określenie treści tych czynności oraz wskazanie osób biorących w nich udział. […]. Dla dokonania rzetelnej i prawidłowej oceny prawidłowości działań pracowników organu administracji prowadzącego postępowanie jest konieczne uwzględnienie sytuacji procesowych kreowanych czynnościami stron oraz innych uczestników postępowania”. (P.M. Przybysz Komentarz do art. 66a, [w:] Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz aktualizowany, LEX/el. 2019 ).
Autorzy pierwszego z przywołanych komentarzy aktualizowanych do Kodeksu postępowania administracyjnego tj. M. Jaśkowska, M. Wilbrandt-Gotowicz i A. Wróbel zwracają również uwagę na niejasność charakteru prawnego metryki spraw. Jak wskazują „metryka nie stanowi utrwalenia na piśmie czynności organu administracji publicznej, to bowiem jest przedmiotem protokołu i adnotacji. Z drugiej strony czynności organu, w tym czynności pracowników organu lub „osób”, są utrwalane w formie protokołu lub adnotacji, co skłania do poglądu, że po pierwsze – metryka nie może […] wskazywać (wskazanych) elementów inaczej jak tylko zgodnie z protokołami i adnotacjami w sprawie.”. Dodatkowo autorzy negatywnie wypowiedzieli się na temat możliwości umieszczania w metryce określenia czynności i podejmujących je osób, jeśli czynności te nie zostały wcześniej utrwalone w tych dokumentach, ponieważ „oznaczałoby to bowiem obowiązek utrwalania w metryce czynności, które nie mają znaczenia „dla sprawy lub toku postępowania” (argument a contrario z art. 72)”.
Jak zaznacza Natalia Wolter, assistant SMM Legal, wpis w metryce nie zastępuje protokołu ani adnotacji, nie stanowi dokumentu urzędowego ani dowodu z dokumentów, do których odsyła. - Wpisy w niej zawarte świadczą jedynie o tym, że konkretnego dnia, w konkretnej sprawie została podjęta dana czynność przez konkretnie oznaczone osoby oraz wskazują identyfikator dokumentu w aktach sprawy, do którego odnosi się dana czynność – uważa prawniczka.
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów LEX jest zależny od posiadanych licencji.
