Projekt rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji w sprawie określenia rodzajów spraw, w których obowiązek prowadzenia metryki sprawy jest wyłączony, zawiera wskazanie ogólne, w jakich przypadkach wyłącza się obowiązek prowadzenia metryki sprawy. Uznano bowiem, że stworzenie nowego katalogu rodzajów spraw podlegających wyłączeniu uwzględniające zgłoszone postulaty nie jest możliwe.

DO MSWiA zgłaszały się organy administracji z uwagami o konieczności dodania do katalogu wyłączeń kolejnych rodzajów spraw. Uzasadniano, że praktyka stosowania metryki pokazała, że jej nakład środków na jej prowadzenie jest nieproporcjonalny do prostego i powtarzalnego charakteru niektórych spraw.

Według sekretarza gminy Potworów Tomasza Górki dla małych urzędów ma to jednak mniejsze znaczenie. Również pracownicy urzędu miasta w Pułtusku nie zgłaszali sekretarz Patrycji Kazimierczak problemów w związku z obowiązkiem prowadzenia metryki. - Urzędnicy się do tego obowiązku przyzwyczaili - mówi. 

 


Kiedy prowadzenie metryki sprawy ma być wyłączone?

Zgodnie z propozycjami, nie trzeba będzie prowadzić metryki w przypadku rozpoznawania spraw w postępowaniu uproszczonym oraz spraw dotyczących żołnierzy, strażników, strażaków i funkcjonariuszy Służby Więziennej, o których mowa w rozporządzeniu. Obowiązek prowadzenia metryki wyłączono też w przypadku rozpoznawania spraw z zakresu pomocy społecznej.

Wyłączenie obowiązku prowadzenia metryki sprawy odnosi się też do akt postępowań odwoławczych, zażaleniowych oraz niektórych innych wymienionych w rozporządzeniu postępowań.

Nowe rozwiązanie wyeliminuje konieczność szczegółowego wskazywania przepisów dotyczących wyłączeń. Ma też skłonić organy administracji do prowadzenia jak największej liczby postępowań w trybie uproszczonym.

Czytaj też: Koszty związane z bezpieczeństwem informacji będą rosły>>

Urzędnik musi prowadzić dodatkowe czynności

Zdaniem Tomasza Górki, prowadzenie metryki ma znaczenie porządkujące, łatwiej dzięki temu zorientować się w prowadzeniu sprawy i np. ustalić, kto się nią zajmował. - Powoduje to jednak uciążliwość, bo urzędnik musi prowadzić dodatkowe czynności – dodaje.

Jednak Patrycja Kazimierczak, sekretarz miasta Pułtusk uważa, że prowadzenie metryki sprawy nie sprawia obecnie urzędnikom większych kłopotów. - Problematyczne było to, kiedy obowiązek prowadzenia metryk wchodził w życie, na początku mi osobiście sprawiało to duży kłopot, bo metryki robiło się ręcznie, na osobnych kartkach – mówi.

Jak dodaje, obecnie w samorządach powszechnie stosowane są programy wspomagające obieg dokumentów, gdzie prowadzenie metryk jest automatyczne. - Przez program informatyczny obecnie przechodzą wszystkie wpływające do urzędu dokumenty, rozdzielane są na pracowników, którzy dołączają dany dokument do sprawy, spis dokumentów jest więc tworzony w programie

Zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego w treści metryki sprawy wskazuje się wszystkie osoby, które uczestniczyły w podejmowaniu czynności w postępowaniu administracyjnym. Określa się też wszystkie podejmowane przez te osoby czynności oraz odsyła do dokumentów określających te czynności. Metryka musi być na bieżąco aktualizowana.

Zwiększenie przejrzystości działania administracji

Zgodnie z orzecznictwem, metryka sprawy ma jedynie znaczenie techniczne, pomocnicze, służąc zwiększeniu przejrzystości działania administracji ze względu na ujawnienie udziału pracowników urzędów w przygotowaniu projektu decyzji oraz zwiększając poczucie odpowiedzialności pracowników za wydane decyzje

Jak podkreśla dr Tomasz Lewandowski z Wyższej Szkoły Umiejętności Społecznych w Poznaniu, dzięki prowadzeniu na bieżąco metryki sprawy w sprawach administracyjnych będzie można nawet po upływie długiego czasu precyzyjnie ustalić, którzy urzędnicy, oprócz osoby podpisanej pod decyzją, uczestniczyli w wydaniu decyzji, przygotowywali jej projekt, udzielali wskazówek co do sposobu załatwienia sprawy i opiniowali lub zatwierdzali decyzję, oraz w jaki sposób konkretni urzędnicy wpływali na treść decyzji.

Jego zdaniem transparentność, czyli precyzyjne określenie w metryce, kto, jak i dlaczego wydał daną decyzję, ma zwiększyć poczucie odpowiedzialności urzędników, a w razie wydania decyzji powodującej szkody dla państwa lub obywateli ułatwić ustalenie winnych wyrządzenia szkody przez wydanie błędnej decyzji. Zwiększenie transparentności ma też mieć pozytywny wpływ na ograniczenie zjawiska korupcji.

W załączniku do rozporządzenia określono wykaz aktów stanowionych przez organy UE, stanowiących podstawę rozstrzygnięcia spraw, w których obowiązek prowadzenia metryki sprawy jest wyłączony. Zobacz projekt TUTAJ

Zapraszamy do dyskusji, czy Państwa zdaniem więcej wyłączeń w prowadzeniu metryki jest wskazanych, uwagi prosimy przysyłać na adres: katarzyna.kubicka@wolterskluwer.com lub w komentarzach pod tym artykułem.

Zobacz też komentarze praktyczne:

Prowadzenie metryki w postępowaniu administracyjnym - obowiązek prowadzenia metryki, wzór metryki>>

Lewandowski Tomasz, Prowadzenie metryki w postępowaniu administracyjnym - zagadnienia ogólne i uwagi praktyczne>>