Przygotowanie postępowania z zastosowaniem kryterium kosztu wymaga wysiłku, może jednak przynieść wymierne korzyści. Kryterium to pozwala uwzględnić pełny wymiar obciążeń zamawiającego od nabycia przedmiotu zamówienia aż do zakończenia jego eksploatacji i daje obraz tych obciążeń wraz z ich strukturą i rozłożeniem w czasie, co umożliwia uniknięcie scenariusza nabycia najtańszego produktu, z którego użytkowaniem, utrzymaniem czy recyklingiem wiążą się tak wysokie koszty, że globalne obciążenie zamawiającego jest wyższe, niż w przypadku nabycia produktu o wyższej cenie.

 


Kryterium kosztu w PZP

Kryterium kosztu jest jednym ze środków, które mają umożliwić zakończenie dyktatu najniższej ceny, zapewnienie efektywności zamówień publicznych oraz uzyskiwanie najlepszej jakości za daną cenę (best value for money), co należy do celów Dyrektyw 2014/24 i 2014/25. Szerszą regulację kryterium kosztu wprowadzono do ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych („PZP”) w 2016 roku na mocy nowelizacji implementującej te dyrektywy. Kryterium kosztu stało się, przynajmniej teoretycznie, kryterium równoważnym do kryterium ceny. Warto również dostrzec, że zakaz stosowania kryterium ceny jako kryterium jedynego albo kryterium o wadze przekraczającej 60% nie dotyczy kryterium kosztu.

Koszt cyklu życia

Zgodnie z art. 91 ust. 3b PZP jednym z możliwych sposobów stosowania kryterium kosztu jest odwołanie się do kosztów cyklu życia. W świetle art. 2 ust. 1a PZP cykl życia obejmuje wszystkie fazy istnienia przedmiotu zamówienia – od samego początku (w tym np. B+R, projektowanie, produkcja) aż do końca (np. utylizacja). Odzwierciedla to art. 91 ust. 3c pkt 1 PZP, zgodnie z którym rachunek kosztów cyklu życia może uwzględniać m.in. koszty związane z nabyciem, użytkowaniem, utrzymaniem oraz wycofaniem z eksploatacji (np. recykling). Katalog ten w praktyce ma charakter wyczerpujący. W świetle PZP i dyrektyw zamawiający nie musi brać pod uwagę wszystkich tych elementów – może wybrać te, które mają dla niego największe znaczenie lub dają się przejrzyście oszacować.

Art. 91 ust. 3c pkt 2 PZP przewiduje możliwość uwzględnienia w rachunku kosztów ekologicznych. Samodzielne oszacowanie ich przez zamawiającego jest trudne lub niemożliwe. W praktyce dopiero wskazanie metod ich szacowania przed prawodawcę umożliwi ich uwzględnianie w rachunku kosztów cyklu życia. Przykładowo sposób szacowania kosztów emisji zanieczyszczeń przez pojazdy samochodowe określają §8 i 9 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 maja 2011 r. w sprawie innych niż cena obowiązkowych kryteriów oceny ofert w odniesieniu do niektórych rodzajów zamówień publicznych („rozporządzenie w sprawie kryteriów”).

Wskazuje się siedem kroków prowadzących do stosowania kryterium kosztu: (1) wybór metody szacowania kosztów, (2) opracowanie pełnej listy kosztów cyklu życia, (3) ustalenie, które z tych kosztów zamawiający uwzględni w ramach oceny ofert, (4) określenie, jakie dane wejściowe będą konieczne dla obliczenia kosztów cyklu życia i jakie dane będą wymagane od wykonawców, (5) określenie zakładanej długości cyklu życia przedmiotu planowanego zamówienia, (6) określenie wysokości stopy dyskontowej, jaka zostanie zastosowana w rachunku, (7) przeprowadzenie, po otwarciu ofert, rachunku kosztów cyklu życia przy wykorzystaniu przyjętej metody, w oparciu o dane wyjściowe oraz dane podane przez wykonawców w ofertach (por. A. Borowicz, Kryteria dotyczące kosztów przy udzielaniu budowlanych zamówień publicznych, PZP 2015, nr 5, 28-29).

Kryterium kosztu w SIWZ

W celu zapewnienia przejrzystości postępowania, zamawiający ma obowiązek określić w SIWZ jakie dane mają podać wykonawcy oraz metodę, którą zastosuje do określenia kosztów cyklu życia. Duże znaczenie ma również treść wzoru umowy. Wykonawca ma przecież obowiązek dotrzymać parametrów zadeklarowanych w ofercie, w związku z czym wzór umowy powinien przewidywać odpowiednie mechanizmy zabezpieczające w tym zakresie – np. kary umowne.

Czytaj też: UZP pracuje nad przywróceniem orzekania w sprawie przetargów

Metoda określenia kosztów cyklu życia

Określając metody szacowania kosztów cyklu życia, zamawiający ma obowiązek uwzględniać zasady prawa zamówień publicznych, w tym zasady równego traktowania wykonawców, zachowania uczciwej konkurencji czy proporcjonalności.

W art. 91 ust. 7a PZP określono wymagania dotyczące metod szacowania kosztów ekologicznych. Muszą one być oparte na kryteriach obiektywnie możliwych do zweryfikowania i niedyskryminujących, dostępne dla wszystkich zainteresowanych stron, zaś dostarczenie danych przez wykonawców działających z należytą starannością nie może być nadmiernie uciążliwe. Wymogi te należy odnosić również do metod szacowania wszystkich innych kosztów.

Dyrektywy przyznają pierwszeństwo metodom określonym w aktach prawa unijnego. Listę aktów określających takie metody zawierają Załącznik XIII do Dyrektywy 2014/24 oraz Załącznik XV do Dyrektywy 2014/25. Obecnie załączniki te odsyłają jedynie do Dyrektywy 2009/33, implementowanej wspomnianym już rozporządzeniem ws. kryteriów.

Koszt cyklu życia budynku

Stosowanie kryterium kosztów cyklu życia jest szczególnie uzasadnione w zamówieniach na roboty budowlane, a to ze względu na ich znaczną wartość, długi okres eksploatacji oraz jej wysokie (i potencjalnie stale rosnące) koszty.

Sposób obliczania kosztów cyklu życiu budynku określa Rozporządzenie Ministra Inwestycji i Rozwoju z dnia 11 lipca 2018 r. w sprawie metody kalkulacji kosztów cyklu życia budynków oraz sposobu przedstawiania informacji o tych kosztach. Nakazuje ono uwzględniać koszty nabycia (cenę) oraz, kalkulowane dla okresu 30 lat, koszty użytkowania i utrzymania. Koszty użytkowania obejmują koszty zużycia energii (jej nośników) i wody. Zamawiający określa w SIWZ ceny jednostkowe energii (jej nośników) i wody (na podstawie wiążących go umów lub publikowanych taryfikatorów) oraz maksymalne dopuszczalne poziomy zużycia energii i wody, natomiast wykonawca przedstawia w ofercie przewidywane zużycie energii i wody. Sposób wyliczenia tego zużycia przez wykonawcę powinien zasadniczo określić zamawiający. Jeśli wykonawca wskaże zużycie mniejsze niż maksymalne, musi on jednocześnie wyjaśnić, jakie rozwiązania umożliwiły mu ograniczenie zużycia. Koszty utrzymania wynikające z eksploatacji budynku określa się, uwzględniając koszty wymiany wyrobów niezbędnych w eksploatacji budynku (koszt wymiany, liczba cykli), z uwzględnieniem udzielonych gwarancji. Rodzaje wyrobów uwzględnianych w tej kalkulacji, ich koszt i liczbę cykli (z uwzględnieniem załącznika do rozporządzenia) podaje zamawiający, wykonawca natomiast wskazuje okres gwarancji.

Metoda określona w rozporządzeniu pomija m.in. koszty wycofania budynku z eksploatacji oraz koszty ekologiczne, abstrahuje też od zmienności kosztów w czasie, uwzględnia tylko niektóre koszty – te, które relatywnie najłatwiej skalkulować. Rozporządzenie nakazuje nadto pomijać podatek VAT.

Zamiast podsumowania

Zastosowanie kryterium kosztu jest jednym ze sposobów uniknięcia pułapki wysokich kosztów eksploatacji przedmiotu zamówienia nabytego za najniższą cenę. Podobne cele w zakresie energooszczędności, niezawodności czy funkcjonalności można osiągnąć stosując np. kryteria jakościowe. Warto jednak co najmniej rozważyć posłużenie się właśnie kryterium kosztu.

Na stronie internetowej UZP opublikowano niedawno narzędzia do kalkulacji kosztów cyklu życia wybranych kategorii zamówień. Mogą stanowić realne wsparcie dla zamawiających przy stosowaniu kosztów cyklu życia jako kryterium oceny ofert.

Pomocą do przygotowania przez zamawiającego dokumentacji postępowania przewidującej kryterium kosztu może być również przeprowadzenie dialogu technicznego. Wykorzystanie tej instytucji umożliwia zaangażowanie ekspertów i wykonawców do uzyskania potrzebnych zamawiającemu informacji.

dr Kalikst Nagel - radca prawny, Senior Associate w SMM Legal