Ostateczna decyzja administracyjna, np. pozwolenie na użytkowanie obiektu budowlanego, korzysta z domniemania legalności. Dlatego jej adresat może być zainteresowany uzyskaniem potwierdzenia ostateczności. W tym celu może zwrócić się do organu o umieszczenie na odpisie decyzji pieczęci o treści "decyzja ostateczna" lub adnotacji. Dopuszczalne jest też wystąpienie do organu z żądaniem wydania stosownego zaświadczenia.
Realizacja zamierzonego przez inwestora przedsięwzięcia wymaga ubiegania się o wydanie różnych rozstrzygnięć przez organy administracji publicznej, np. pozwolenia na budowę lub pozwolenia na użytkowanie obiektu budowlanego. Po ich wydaniu, inwestor może być zainteresowany potwierdzeniem ich ostateczności. W tym celu powinien się zwrócić do organu, który wydał decyzję.
Art. 16 ustawy Kodeks postępowania administracyjnego statuuje zasadę trwałości decyzji. Zgodnie z par. 1 tego przepisu, decyzje, od których nie służy odwołanie w administracyjnym toku instancji lub wniosek o ponowne rozpatrzenie sprawy, są ostateczne. Uchylenie lub zmiana takich decyzji, stwierdzenie ich nieważności oraz wznowienie postępowania może nastąpić tylko w przypadkach przewidzianych w kodeksie lub ustawach szczególnych. Zasada ta ma szczególne znaczenie dla adresatów uprawnień i obowiązków, ponieważ zabezpiecza ich interesy. Tytułem przykładu można tu wskazać ostateczną decyzję udzielająca pozwolenia na użytkowanie, która tworzy domniemanie, że obiekt budowlany został wybudowany zgodnie z prawem. Dlatego chcąc kwestionować legalność budowy należy w pierwszej kolejności wzruszyć tę decyzję (zob. wyrok WSA w Łodzi z dnia 18 września 2019 r., sygn. akt II SA/Łd 460/19).
Orzecznictwo podkreśla, że zasada trwałości ostatecznych decyzji administracyjnych jest jedną z podstawowych zasad postępowania administracyjnego. Decyzja ostateczna korzysta bowiem z domniemania legalności. Natomiast jej zaskarżenie do sądu administracyjnego nie powoduje, że traci ona przymiot ostateczności. Tym samym, choć decyzja nie jest prawomocna, to jednak zawarte w niej rozstrzygnięcie jest ostateczne oraz wykonalne i obowiązuje do czasu jego prawomocnego uchylenia. Do tego czasu stan prawny wynikający z przedmiotowej decyzji jest obowiązujący i wywiera skutki prawne (zob. wyrok WSA w Białymstoku z dnia 9 czerwca 2020 r., sygn. akt II SA/Bk 304/20). Natomiast decyzje ostateczne, których nie można zaskarżyć do sądu, są prawomocne.
Decyzja jest ostateczna, gdy nie można jej zakwestionować za pomocą zwykłych środków zaskarżenia. Po pierwsze, decyduje o tym upływ czasu. Rozstrzygnięcie wydane w pierwszej instancji uzyskuje bowiem cechę ostateczności w sytuacji, gdy strona w ustawowym terminie nie wniosła odwołania lub wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy albo, gdy wszystkie strony zrzekły się prawa do odwołania. Data uzyskania cechy ostateczności jest zależna od doręczenia decyzji. Natomiast uchybienie terminowi powoduje bezskuteczność odwołania i w konsekwencji ostateczność decyzji (zob. wyrok WSA w Warszawie z dnia 16 stycznia 2020 r., sygn. akt I SA/Wa 1539/19). Po drugie, decyzja może się stać ostateczna, jeśli zostanie utrzymana w mocy przez organ drugiej instancji. Ostateczność powstaje z mocy prawa, więc organ mógłby umieszczać na wydanym rozstrzygnięciu klauzulę „decyzja ostateczna”. Forma wskazania tej okoliczności nie ma znaczenia. Klauzula lub zaświadczenia o ostateczności decyzji ma bowiem wyłącznie charakter informacyjny.
Zarówno Kodeks postępowania administracyjnego, jaki i ustawa Prawo budowlane nie regulują kwestii klauzuli ostateczności decyzji. Nie jest ona też elementem decyzji administracyjnej, przewidzianym w art. 107 uKpa. Stosuje się ją jednak w praktyce jako potwierdzenie, że dana decyzja administracyjna jest ostateczna w rozumieniu Kodeksu postępowania administracyjnego. Organ umieszcza wówczas na odpisie decyzji pieczęć o treści "decyzja ostateczna" lub adnotację o tej treści, ma to znaczenie czysto informacyjne (zob. wyrok WSA w Szczecinie z dnia 25 stycznia 2018 r., sygn. akt II SA/Sz 1334/17). Jeśli więc nie została ona zaskarżona, to klauzulę powinien "nadać" ten sam organ, który ją wydał.
W takiej sytuacji można też zastosować regulacje dotyczące wydawania zaświadczeń. Postępowanie w tej sprawie zawsze jest wszczynane na żądanie. Art. 217 par. 2 pkt 2 uKpa stanowi, że zaświadczenie wydaje się, jeżeli osoba ubiega się o nie ze względu na swój interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego. Orzecznictwo wskazuje, że zaświadczenie stanowi oświadczenie wiedzy organu oparte na danych będących w jego posiadaniu (zob. wyrok NSA z dnia 28 kwietnia 2020 r., sygn. akt II OSK 1387/19). Potwierdza ono informacje posiadane przez organ i nie rozstrzyga żadnych kwestii spornych, wymagających analizy, czy interpretacji przepisów. Zaświadczenie wydaje się więc, gdy fakt powstania skutków prawnych jest oczywisty i nie trzeba o niczym rozstrzygać (zob. wyrok WSA w Warszawie z dnia 14 maja 2020 r., sygn. akt I SA/Wa 2664/19). Nie tworzy ono nowej sytuacji prawnej, ani też nie kształtuje bezpośrednio stosunku prawnego, jak również nie ma charakteru interpretacyjnego (zob. wyrok WSA w Warszawie z dnia 24 kwietnia 2020 r., sygn. akt I SA/Wa 2290/19).
Po złożeniu wniosku o wydanie zaświadczenia, strona powinna uzyskać albo zaświadczenie o żądanej treści, albo postanowienie odmawiające wydania zaświadczenia lub postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia o żądanej treści (zob. wyrok WSA w Poznaniu z dnia 27 maja 2020 r., sygn. akt IV SAB/Po 232/19). Wniosek powinien być rozpoznany bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni. W orzecznictwie wskazuje się, że dopuszczalne jest przekroczenie tego terminu, jeżeli jest to uzasadnione wymogami postępowania wyjaśniającego. Jednakże w przypadku niemożności załatwienia sprawy w określonym czasie, organ winien wyznaczyć dodatkowy termin, podając przyczyny zwłoki (zob. wyrok WSA w Krakowie z dnia 6 lipca 2020 r., sygn. akt II SAB/Kr 57/20). W sytuacji, gdy wydano odmowne postanowienie, osoba ubiegająca się o zaświadczenie może wnieść zażalenie.
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów LEX jest zależny od posiadanych licencji.
