Ministerstwo ostrzega: Brak adresu do e-Doręczeń może sparaliżować urzędy

Od 1 stycznia 2026 r. podmioty publiczne będą zobowiązane do wdrożenia systemu e-Doręczeń, który stanie się podstawowym kanałem elektronicznej korespondencji urzędów z obywatelami i firmami. Podmioty publiczne muszą upewnić się, że ich systemy, procedury i pracownicy są przygotowani do sprawnej obsługi korespondencji elektronicznej – ostrzega Ministerstwo Cyfryzacji.

E-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Umożliwiają bezpieczną i wygodną wymianę korespondencji między urzędami, obywatelami i firmami.

Obowiązek ten dotyczy w szczególności: administracji publicznej, instytucji samorządu terytorialnego, jednostek organizacyjnych i przedsiębiorstw państwowych. W praktyce oznacza to, że od nowego roku e-Doręczenia staną się podstawowym kanałem komunikacji z podmiotami niepublicznymi, a ePUAP będzie stosowany tylko w szczególnych przypadkach określonych w przepisach. Ministerstwo przypomina, że brak aktywnego adresu do e-Doręczeń może uniemożliwić skuteczne doręczanie pism oraz obsługę wniosków składanych online przez obywateli i firmy. 

Przeczytaj także:  Jak założyć skrzynkę do e-doręczeń i aktywować usługę

Co zrobić: krok po kroku

Resort cyfryzacji apeluje, że aby zapewnić ciągłość i skuteczność obsługi spraw, instytucje publiczne powinny zweryfikować nie tylko posiadanie ADE, ale także sposób jego wykorzystania w codziennej pracy.

Jeśli podmiot publiczny korzysta z aplikacji e-Doręczeń na stronie edoreczenia.gov.pl, powinien zadbać o właściwą organizację obsługi korespondencji związanej z e-usługami. W szczególności należy sprawdzić, czy:

• zostały utworzone osobne foldery odpowiadające poszczególnym e-usługom,
• skonfigurowano reguły automatycznego kierowania korespondencji z e-usług do odpowiednich folderów, 
• zapewniono dostęp do skrzynki (nadano właściwe role i uprawnienia) pracownikom obsługującym dany zakres spraw, aby zachować prawidłowy obieg korespondencji.

Wszystkie te działania może wykonać administrator skrzynki.

Jeśli podmiot publiczny korzysta z e-Doręczeń przez system klasy EZD, powinien zweryfikować jego konfigurację. Warto sprawdzić m.in.:

• możliwość pobierania i odczytywania załączników do wiadomości, w szczególności wniosków przesyłanych z usług cyfrowych,
• działanie reguł klasyfikacji korespondencji wpływającej z e-usług.

- To ostatni moment na uporządkowanie kwestii organizacyjnych i technicznych przed zakończeniem okresu przejściowego. Dobrze przygotowane procedury i systemy pozwolą uniknąć problemów w obsłudze spraw od 1 stycznia 2026 r. – podkreśla ministerstwo.