Dokumenty postępowania skargowego w przypadku ich upubliczniania powinny podlegać anonimizacji. Sposób anonimizowania danych osoby wnoszącej do rady gminy skargę nie jest uregulowany, powinna być więc przeprowadzana z uwzględnieniem zasad ogólnych ochrony danych osobowych.
W jaki sposób rada gminy oraz komisja skarg wniosków i petycji powinna umieszczać w swoich dokumentach, w tym w szczególności w uchwale, imię i nazwisko skarżącego (osoby fizycznej)?
Czy może zanonimizować (np. umieszczając inicjały) w uchwale, czy powinna umieszczać pełne dane, a zanonimizować uchwałę i inne dokumenty w momencie ich publikacji?
Zakładamy, że umieszczenie imienia i nazwiska w połączeniu z opisem skargi daje możliwość wskazania konkretnej osoby.
Uchwała rady gminy w sprawie uznania skargi za zasadną albo bezzasadną nie musi zawierać danych osoby skarżącej. Inne dokumenty postępowania skargowego powinny podlegać odpowiedniej anonimizacji w przypadku ich upubliczniania.
Sposób anonimizowania danych osoby wnoszącej do rady gminy skargę w trybie opisanym w dziale VIII ustawy z 14.06.1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego - dalej k.p.a. nie jest w żaden sposób regulowany. Tym samym anonimizacja powinna być przeprowadzana z uwzględnieniem zasad ogólnych ochrony danych osobowych. Ma ona w najwyższym możliwym stopniu ograniczyć możliwość identyfikacji osoby wnoszącej skargę na podstawie upublicznionych danych.
Czytaj też: Rejestr przetwarzania danych to nie jest informacja publiczna
Ustawy nie określają obligatoryjnej treści uchwały w sprawie rozpatrzenia skargi (uznania jej za zasadną/bezzasadną). Tym samym uchwała może w ogóle nie odnosić się do skarżącego, lecz jednoznacznie identyfikować skargę poprzez wskazanie danych o charakterze przedmiotowym. Może to być zwięzły opis przedmiotu skargi, data jej wniesienia (jeżeli w danej dacie do rady gminy wpłynęła tylko jedna skarga) albo numer pod jakim skargę zarejestrowano (zgodnie z art. 254 k.p.a.).
Zobacz wzory w LEX:
Uchwała rady gminy w sprawie uznania skargi za zasadną >
Uchwała w sprawie skargi na działania prezydenta miasta >
W odniesieniu do innych dokumentów gromadzonych w postępowaniu skargowym anonimizacja powinna odpowiadać charakterowi sprawy. Należy bowiem mieć na względzie, że przedmiot skargi może mieć na tyle zindywidualizowany charakter, że anonimizacji imienia i nazwiska skarżącego będzie niewystarczająca dla skuteczności anonimizacji. Z tego względu anonimizacji innych niż uchwała rady gminy dokumentów postępowania skargowego powinna raczej następować w przypadku ich upubliczniania i być dostosowana do charakteru sprawy.
Więcej przydatnych materiałów znajdziesz w LEX:
Rozpatrywanie skarg i wniosków przez organy państwowe i samorządowe - komentarz praktyczny >
Składanie i rozpatrywanie skarg - procedura >
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów LEX jest zależny od posiadanych licencji.
