Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi w wyroku z 12 lutego br. uznał, że prezydent Łodzi nie musi udostępniać w trybie dostępu do informacji publicznej  m.in. rejestru czynności przetwarzania oraz rejestru kategorii czynności przetwarzania, a także wskazania czynności przetwarzania (sygn. II SAB/Łd 181/18).

– To jest bardzo potrzebny wyrok, bo administracja publiczna jest ostatnio zasypywana takimi wnioskami, ale kontrowersyjny – ocenia Paweł Litwiński, adwokat, partner w kancelarii Barta Litwiński. A dr Marlena Sakowska-Baryła, radca prawny, partner w Sakowska-Baryła, Czaplińska Kancelarii Radców Prawnych, potwierdza, że zna bardzo dużo takich spraw. – Jest to ogromny problem, bardzo dużo osób prosi podmioty publiczne o dokumentacje związaną z RODO, np. szkoły,  przedszkola, sądy, ośrodki pomocy społecznej, zarządy dróg i transportu, spółki miejskie. I pojawia się bardzo dużo wątpliwości interpretacyjnych, co jest w rejestrze, czego nie można pokazać, dlaczego nie można pokazać. Żądania dotyczą przy tym udostępnienia także innych dokumentów z zakresu ochrony danych osobowych – mówi dr Marlena Sakowska-Baryła. Łódzki sąd jako pierwszy wskazał, jak należy je traktować. Nie wszyscy jednak podzielają jego pogląd.

 



 

Prezydent Łodzi nie zgadza się na ujawnienie rejestrów

15 czerwca 2018 r. osoba prywatna w trybie dostępu do informacji publicznej zażądała od prezydenta Łodzi udostępnienia m.in. rejestru czynności przetwarzania oraz rejestru kategorii czynności przetwarzania, a także wskazania czynności przetwarzania, za które odpowiada Wydział Edukacji. Urząd jednak nie przedstawił mu tych dokumentów. W odpowiedzi wysłanej już 28 czerwca, urząd podkreślał, że czynności przetwarzania i rejestry stanowią dokumentację wewnętrzną wspomagającą pracę administratora i inspektora ochrony danych. Zawierają one ogólne opis technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa, i dlatego nie mogą podlegać ujawnianiu i powszechnemu dostępowi. Taki pogląd przedstawił m.in. dr hab. Paweł Fajgielski w komentarzu do unijnego rozporządzenia i polskiej ustawy o ochronie danych osobowych. - Rejestr czynności przetwarzania nie ma charakteru jawnego i powszechnie dostępnego, a charakter wewnętrzny. Oznacza to, że nie powinien być publikowany na stronach internetowych administratora ani udostępniany na żądanie zainteresowanych osób, bowiem przepis nakazuje jedynie udostępnianie rejestru organowi nadzorczemu. Brak jawności rejestru wynika m.in. z treści informacji w nim zawartych, które wymagają ochrony przed ujawnieniem osobom nieuprawnionym. Dotyczy to przede wszystkim informacji na temat zastosowanych zabezpieczeń, które powinny być objęte tajemnicą – napisał Paweł Fajgielski. 

Obywatelowi nie spodobała się taka odpowiedź. Wniósł więc do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi skargę na bezczynność prezydenta Łodzi i o zobowiązanie go do niezwłocznego udostępnienia informacji o które prosił.

Sprawdź w LEX: Koszty udostępniania informacji publicznej >

Rejestry to dokumenty wewnętrzne, które nie zawierają informacji o charakterze publicznym

Łódzki sąd przyznał jednak rację miastu. Uznał, że przetwarzanie nie stanowi informacji publicznej. Sąd podkreślił, że z założenia celem ustawy o dostępie do informacji publicznej było zapewnienie społecznej kontroli nad działalnością m.in. organów administracji publicznej. Cel ten winien być jednak każdorazowo uwzględniany przy ocenie, czy dana informacja ma charakter informacji publicznej. W tej sprawie zaś celem prowadzenia rejestrów jest usystematyzowanie wykonywanych operacji przetwarzania danych osobowych pod względem zgodności z wymaganiami prawnymi. Okoliczność ta przesądza o ich wewnętrznym i organizacyjnym charakterze.

Żądane rejestry nie zawierają informacji o sprawach publicznych, lecz o sposobie gromadzenia danych osobowych. Są więc nośnikiem informacji o charakterze wewnętrznym, porządkowym, ewidencyjnym, który ma służyć zapewnieniu m.in. porządku i bezpieczeństwa. Ponadto takie rejestry nie odnoszą się natomiast do publicznej sfery działania organu i jako takie nie zawierają informacji publicznej. Dlatego sąd uznał, że prezydent nie musi ich udostępniać.

Sprawdź procedurę w LEX: Badanie przesłanek odmowy udostępnienia informacji publicznej >

 


Zadanie dla ustawodawcy

Z łódzkim wyrokiem nie zgadza się Krzysztof Izdebski, dyrektor programowy Fundacji e-Państwo. Jego zdaniem nie można przesądzać, że dokument wewnętrzny nie jest informacją publiczną. - Rejestr czynności jako wytwór organu władzy publicznej stanowi taką informację, a ponadto informacje dotyczące realizacji obowiązków ustawowych w zakresie czynności przetwarzania stanowią informację o jego działalności w tym obszarze – tłumaczy Krzysztof Izdebski. Dodaje jednak, że uznanie czegoś za informację publiczną nie przesądza o jej udostępnieniu.

Sprawdź w LEX: Dostęp do informacji publicznej - obowiązki dyrektorów szkół i przedszkoli >

- Być może są elementy, których, ze względów bezpieczeństwa, np. informacje techniczne zabezpieczenia danych, nie powinno się udostępniać, ale tu już jest kwestia ewentualnej kwalifikacji jako informacji niejawnej – podkreśla Izdebski. Tyle, że w przypadku wielu urzędów nie ma możliwości uznania pewnych dokumentów za niejawne. – W przypadku spółek, pod pewnymi warunkami i przy dołożeniu kilku aktów staranności, można uznać je za tajemnicę przedsiębiorstwa. W urzędzie nie ma szans na objęcie klauzulą tajności, gdy nie ma tajemnicy chronionej ustawowo – tłumaczy dr Marlena Sakowska-Baryła. Dlatego, jej zdaniem, koncepcja z dokumentem wewnętrznym jest bardzo dobra, bo takie dokumenty nie powinny być informacją publiczną. Pojęcie "dokument wewnętrzny" funkcjonuje wyłącznie w orzecznictwie i literaturze, bo ustawa o dostępie do informacji publicznej nim się nie posługuje. - Stąd problem interpretacyjny i praktyczny – tłumaczy dr Marlena Sakowska-Baryła. Inny sąd może mieć odmienne zdanie niż łódzki.

Inaczej na sprawę patrzy Paweł Litwiński.  - Uważam, że takie dokumenty to jest informacja publiczna, ale powstaje pytanie czy powinna być jawna – tłumaczy.  - Czytając dosłownie przepis ustawy o dostępie do informacji publicznej, nie ma można odmówić udostępnienia. Zgodnie z jej art. 5 nie jesteśmy w stanie wskazać możliwości ograniczenia jawności - tłumaczy Litwiński.  Artykuł ten precyzuje, że prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu w zakresie i na zasadach określonych w przepisach o ochronie informacji niejawnych oraz o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych. - Dlatego w tej sprawie sąd bardziej tworzy prawo niż je stosuje. Tutaj zaś powinien zadziałać ustawodawca. Warto wprost napisać, które dokumenty nie powinny być ujawniane. – uważa Litwiński.

Więcej przydatnych materiałów znajdziesz w LEX:

Prawo wglądu do miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego >

Czy numer działki jest daną osobową oraz czy jego podanie w odpowiedzi na pytanie w jakiej lokalizacji będzie wykonywane konkretne zamierzenie inwestycyjne jest zgodne z przepisami RODO? >

Czy organ nadzoru budowlanego ma obowiązek ujawnienia informacji imienia i nazwiska kierownika budowy dla osoby trzeciej w ramach informacji publicznej? >

Czy informacja o przyczynach wypowiedzenia umowy o pracę osoby pełniącej funkcję publiczną stanowi informację publiczną, którą należy udostępnić? >