CRU od 1 lipca - wszystkie umowy do rejestru
Od 1 lipca 2026 r. jednostki sektora finansów publicznych będą musiały publikować i aktualizować dane w Centralnym Rejestrze Umów. Obywatele zyskają dostęp do informacji o kontraktach publicznych, jednak eksperci wskazują na poważne wyzwania: problemy z kwalifikacją umów, krótkie terminy oraz ryzyko przeciążenia systemu i administracji.
Centralny Rejestr Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRU) rusza 1 lipca, po wieloletnich sporach dotyczących jego kształtu – m.in. zakresu umów, progów wartości oraz sposobu ujmowania kwot (netto czy brutto). System ma umożliwiać wyszukiwanie i przeglądanie informacji o umowach zawartych przez ponad 65 tys. jednostek sektora finansów publicznych.
Jakie umowy trafią do rejestru?
Rejestr będzie gromadzić wybrane informacje o umowach zawartych przez jednostki tworzące sektor finansów publicznych lub na ich rzecz.
Zasada jest prosta: dane o umowie do Centralnego Rejestru Umów wprowadza ten podmiot, który płaci za umowę – wyjaśnia Joanna Martyniuk-Plachta, radca prawny, właścicielka kancelarii Cyberlex, ekspertka z zakresu prawa samorządowego, zamówień publicznych i dostępu do informacji publicznej.
Z przepisów ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych oraz rozporządzenia z 30 marca 2026 r. w sprawie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych do rejestru mają trafiać wszystkie umowy (bez względu na próg wartości), które:
- spełniają definicję zamówienia w rozumieniu art. 7 pkt 32 ustawy – Prawo zamówień publicznych,
- zostaną zawarte w formie pisemnej, elektronicznej, dokumentowej lub innej formie szczególnej w rozumieniu Kodeksu cywilnego,
Z obowiązku rejestracji wyłączono umowy zawierane ustnie (np. zakupy na paragon lub fakturę w sklepie stacjonarnym). Kierownicy jednostek mają jednak możliwość udostępniania informacji o takich umowach, jeżeli podejmą taką decyzję.
Nie wszystkie umowy podlegają obowiązkowi
Rejestr obejmie głównie „standardowe” umowy wydatkowe sektora publicznego. Wyłączone są m.in. umowy:
- dotyczące bezpieczeństwa i obronności (np. czynności operacyjno‑rozpoznawczych, infrastruktury krytycznej)
- podlegające tajemnicom ustawowym,
- mające specyficzny charakter (np. pracowniczy, finansowy, operacyjny),
- te już objęte odrębnymi reżimami transparentności.
Do rejestru nie trafią też umowy zawierane przez spółki prawa handlowego (np. szpitale czy spółki komunalne, niezależnie od tego jaki jest w nich udział JST, czy jaki jest ich cel).
Obowiązków w tym zakresie nie mają także Ochotnicze Straże Pożarne ani inne stowarzyszenia np. uczniowskie kluby sportowe, nawet jeśli otrzymują środki publiczne. Dotacje czy dofinansowania np. dla klubów czy organizacji, nie są zamówieniami, więc umowy dotacyjne także nie podlegają wpisowi – wyjaśnia Ewa Plesnarowicz-Durska, radca prawny, specjalistka od prawa samorządowego.
Jakie informacje trafią do rejestru?
Do CRU trafią dane dotyczące umów w zakresie:
- numeru umowy,
- daty zawarcia umowy,
- okresu obowiązywania umowy,
- oznaczenia stron umowy,
- przedmiotu umowy,
- wartości umowy,
- informacji, czy umowa jest finansowana ze środków:
- budżetu Unii Europejskiej,
- niepodlegających zwrotowi środków z pomocy państw EFTA,
- innych zagranicznych źródeł niepodlegających zwrotowi,
- statusu umowy i daty zakończenia jej obowiązywania,
- podstawy prawnej nieudostępnienia informacji oraz organu/osoby, które dokonały wyłączenia jawności,
- podstawy dokonania aktualizacji ujawnianych informacji.
Informacje o umowach będą udostępniane i aktualizowane w rejestrze bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 30 dni od dnia zawarcia umowy lub zmiany informacji.
Jest to czas realnie bardzo krótki, biorąc pod uwagę fakt, że obieg dokumentów w dużej jednostce może trwać nawet do trzech tygodni - uważa Joanna Martyniuk-Placha.
Problemy praktyczne i ryzyka
Eksperci zwracają uwagę na konieczność dostosowania obiegu dokumentów, w tym:
- synchronizacji podpisów elektronicznych,
- ustalania momentu zawarcia umowy,
- reorganizacji procesów w dużych jednostkach.
Nowe obowiązki oznaczają także dodatkowe obciążenie kadrowe i organizacyjne.
Pojawi się „wąskie gardło”. Wiele gmin, szczególnie mniejszych, nie ma systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją – zauważa Mariusz Marszał ze Związku Gmin Wiejskich RP.
Ministerstwo Cyfryzacji przyznaje, że w pierwszych dniach działania rejestru może brakować danych o większej liczbie umów.
Na ryzyka wskazuje także dr hab. Agnieszka Piskorz‑Ryń, prof. UKSW. Jej zdaniem problemem jest również termin wdrożenia – początek wakacji – który może pogłębić braki kadrowe i problemy techniczne.
– Rozłożenie obowiązku w czasie pozwoliłoby lepiej przygotować system i przetestować go na mniejszej liczbie podmiotów – ocenia ekspertka
Co zobaczy obywatel
Z danych wpisanych do CRU JSFP korzystać będą mogli obywatele. Wyszukiwanie i przeglądanie udostępnionych przez jsfp informacji o umowach będzie możliwe po wejściu na stronę: https://rejestrumow.gov.pl
Adres będzie dostępny już od 1 lipca 2026 r. Ale nie oznacza to, że już tego dnia będzie można zapoznać się umowami jakie zawarła konkretna jednostka. Do rejestru będą trafiać wyłącznie umowy zawarte po tej dacie, a jednostki mają do 30 dni na ich publikację.
