Jak zauważa prezes UODO, nowe technologie otworzyły zupełnie nowe możliwości. Podczas pracy zdalnej, a także kontaktów online z przyjaciółmi i rodziną spowodowanych obecną sytuacją związaną z ograniczeniem rozprzestrzeniania COVID-19, jednym z najczęściej wybieranych sposobów komunikacji są wideokonferencje i połączenia wideo. I w związku z tym pojawiają się obawy, jak bezpiecznie korzystać z szerokiej gamy oferowanych programów, aplikacji i usług oraz jak sprawić, aby ta forma kontaktów zapewniała odpowiedni poziom ochrony danych osobowych.
UODO podpowiada jak przeprowadzić wideokonferencję w bezpieczny sposób.

Czytaj także: W pracy zdalnej uwaga na dokumentację zawierającą dane osobowe>>
 

Przed rozpoczęciem wideokonferencji

  1. Zapoznaj się z ogólnymi warunkami użytkowania lub polityką prywatności programu, z którego chcesz skorzystać. Sprawdź, czy Twoje rozmowy będą nagrywane i przechowywane. 
  2. Zweryfikuj, do jakich celów wykorzystywane będą Twoje dane osobowe. 
  3. Sprawdź, o jakie uprawnienia do danych jesteś proszony – lista kontaktów, lokalizacja itp. 
  4. Do zainstalowania aplikacji na komputerze użyj oficjalnej strony aplikacji z której chcesz korzystać; w przypadku urządzeń mobilnych wybierz oficjalny sklep – Google Play lub App Store.
  5. Upewnij się, że osoby postronne nie mają dostępu do Twojego ekranu. 
  6. Sprawdź, czy aplikacja dysponuje niezbędnymi środkami bezpieczeństwa, takimi jak szyfrowanie. 
  7. Korzystaj z aplikacji webowych, nie desktopowych. 
  8. Zabezpiecz sieć Wi-Fi silnym hasłem. 
  9. Przed udostępnieniem swojego ekranu podczas rozmowy zamknij wszystkie okna, tak aby inni uczestnicy konferencji ich nie zobaczyli. 
  10. Przy podłączeniu się do telekonferencji korzystaj z kodów dostępu/PIN-ów.
  11. Przeskanuj program do telekonferencji systemem antywirusowym lub antymalware-owym.
 


W trakcie korzystania z wideokonferencji

  1. Ogranicz ilość podawania danych osobowych – użyj pseudonimu i służbowego adresu e-mail. 
  2. Użyj innego hasła, niż używane przez Ciebie w innych usługach. 
  3. Nie udostępniaj linków do konferencji w mediach społecznościowych. 
  4. Włącz, jeśli to możliwe, domyślną ochronę hasłem spotkania on-line. 
  5. Zarządzaj opcjami udostępniania ekranu. 
  6. W celu wykonywania rozmów służbowych wykorzystuj dostęp do sieci za pomocą szyfrowanego połączenia VPN. 
  7. Nie udostępniaj dokumentów służbowych, za pomocą czatu, który może być publiczny. 
  8. Jeżeli to możliwe korzystaj z opcji zamazywania tła (tak, żeby rozmówcy nie widzieli Twojego otoczenia). 
  9. Korzystaj z opcji „poczekalnia” tak, abyś mógł kontrolować osoby uczestniczące w telekonferencji, unikniesz przypadkowych lub niechcianych osób. 
  10. Logując się do telekonferencji, wyłącz mikrofon i kamerę (włączysz je jak będzie to potrzebne).


Po skorzystaniu z wideokonferencji

  1. Wyłącz mikrofon i kamerę. 
  2. Upewnij się, że zakończyłeś spotkanie on-line i zamknąłeś aplikację. 3. Sprawdź, czy program do telekonferencji nie działa w tle.