Dane przechowujemy przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne

Zgodnie z art. 5 ust. 1 lit. e RODO dane osobowe powinny być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane ("ograniczenie przechowywania").

W związku z tym, że w celu wykazania spełniania tzw. kryterium socjalnego osoby uprawnione udostępniają pracodawcy informacje o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej, w art. 8 ust. 1c w zw. z ust. 1a ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych została wprowadzona zasada, że takie dane osobowe mogą być przetwarzane przede wszystkim przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia, dopłaty z Funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a jest on uzależniony od tego, czy pracodawca rozpatruje wnioski o przyznanie świadczeń socjalnych na bieżąco, czy w jakichś określonych wewnętrznie terminach.

 


Ponadto pracodawca przetwarza dane osobowe dotyczące spełniania kryterium socjalnego także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeńart. 8 ust. 1c w zw. z ust. 1a u.z.f.ś.s. Przede wszystkim jest on limitowany okresem przedawnienia, który wynosi 3 lata od dnia wymagalności roszczenia, zgodnie z art. 291 § 1 Kodeksu pracy. Nie oznacza to natomiast, że oświadczenia lub dokumenty dotyczące spełniania kryterium socjalnego w każdym przypadku można przechowywać przez 3 lata od złożenia wniosku lub zrealizowania świadczenia. Będzie to zbędne w przypadku pozytywnego oraz co do zasady także negatywnego rozpatrzenia wniosku o świadczenie z ZFŚS, którego przyznanie jest uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i majątkowej osoby uprawnionej, ponieważ wymagalność roszczenia o świadczenie tego typu nie następuje na podstawie aktu u.z.f.ś.s. ani treści regulaminu ZFŚS, a dopiero od dnia przyznania przez pracodawcę (wyrok SN z 4.07.2007 r., II PK 25/07); zaś w przypadku uprawnień pracodawcy – termin należałoby liczyć od dnia realizacji świadczenia. Czyli przechowywanie tych danych osobowych będzie uzasadnione, gdy świadczenie zostanie przyznane, ale nie zostanie zrealizowane przez pracodawcę lub gdy pracodawca stwierdzi, że na skutek nieprawdziwych informacji osobie uprawnionej zostało przyznane nienależne świadczenie. Ponad okres 3-letni dane wymienione w art. 8 ust. 1a u.z.f.ś.s. mogą być przechowywane, gdy przed upływem okresu przedawnienia zostało wszczęte i nie zostało prawomocnie zakończone postępowanie sądowe.

 


Przez 5 lat należy przechowywać dane na wypadek kontroli ZUS lub US

Dodatkowo należy wskazać, że w pojęciu "dochodzenia praw lub roszczeń" raczej nie mieści się możliwość skontrolowania przez urząd skarbowy lub ZUS prawidłowości stosowania przepisów o należnościach publicznoprawnych przez pracodawcę. W związku z tym przez okres 5 lat (czyli przez czas trwania biegu terminu przedawnienia należności publicznoprawnych) pracodawca nie może przechowywać wszelkich oświadczeń, zaświadczeń i innych dokumentów złożonych przez osoby uprawnione, z uwagi na cytowane regulacje aktu u.z.f.ś.s. W celu wykazania zasadności przyznania świadczenia socjalnego można przechowywać tylko dane, które są konieczne do wykazania prawidłowości przyznanego świadczenia, czyli w szczególności wnioski, decyzje o przyznaniu świadczeń, protokoły komisji socjalnej, umowy i ewentualnie niektóre dane z oświadczeń lub dokumentów, gdy uzupełniają one treść wniosku w sposób pozwalający ustalić rodzaj wnioskowanego świadczenia i ogólną przyczynę jego udzielenia (np. zdarzenie uprawniające do przyznania pomocy w formie zapomogi); dane osobowe w związku z potencjalną kontrolą pracodawca przechowuje po upływie terminu ustalonego na podstawie art. 8 ust. 1c w zw. z ust. 1a u.z.f.ś.s. w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. c i art. 9 ust. 2 lit. b RODO. Natomiast należałoby usuwać szczegółowe informacje świadczące o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej i członków jej rodziny. Przykładowo, gdy we wniosku o przyznanie świadczenia na uzasadnienie jego przyznania zostanie wskazana liczba członków rodziny i ich dochody łączne lub wskazanie na mieszczenie się w widełkach regulaminowych, a na potwierdzenie zostaną złożone kopie PIT-ów lub zaświadczenia o dochodach, wniosek można przechowywać przez 5 lat na wypadek kontroli, a PIT-y i zaświadczenia zawierające dane osobowe należy usunąć na zasadach określonych w art. 8 ust. 1c i 1d u.z.f.ś.s.

Więcej informacji znajdziesz w LEX Ochrona Danych Osobowych:

Jak długo należy przechowywać dokumentację ze szkoleń okresowych w dziedzinie bhp? >

Czy strzelnica ma obowiązek wyznaczyć inspektora ochrony danych? >

Kto może zostać inspektorem ochrony danych w urzędzie miasta? >