Sędzia zarządza referatem, zarzadzanie sprawą nie przyjęło się
Gdy coraz dłużej trzeba czekać na rozpatrzenie sprawy przez sąd, a sędziowie i ich współpracownicy zmagają się z rosnącą górą zaległości, po raz kolejny wraca pytanie, czy ta praca jest dobrze zorganizowana. Ale nie tylko na poziomie struktur i procedur, bo za słaby punkt tego systemu uznawane jest zarządzanie przez sędziów sprawami. Wprowadzony kilka lat temu obowiązek planowania postępowania podczas posiedzenia przygotowawczego realizowany jest tylko w niewielkim stopniu.
Problem jest znany i analizowany od dekad, ale ostatnio staje się coraz bardziej gorący, bo według danych Ministerstwa Sprawiedliwości np. średni czas rozpoznawania sprawy w sądzie okręgowym między rokiem 2011 a 2024 wydłużył się o 37 procent. Autorzy opinii na ten temat dla Komisji Kodyfikacyjnej Prawa Cywilnego przyznają, że w wielu przypadkach wynika to z nadmiernego obciążenia sędziów liczbą prowadzonych postępowań. Ale dodają, że jedną z istotnych przyczyn powiększania się przewlekłości jest brak stosowania przez sądy mechanizmów zarządzania sprawą – również tych dostępnych w obecnych przepisach Kodeksu postępowania cywilnego.
Czytaj: Sędzia ma problem z zarządzaniem sprawą? Jedna z przyczyn przewlekłości>>
Sprawiedliwe rozpoznanie sprawy w rozsądnym czasie
Problem widzi też i docenia jego znaczenie prof. Aneta Łazarska, sędzia Sądu Okręgowego w Warszawie. Osoba o tyle dla tematu zasłużona, że już w 2013 roku ukazała się jej książka Sędziowskie kierownictwo postępowaniem cywilnym przed sądem pierwszej instancji. Autorka przywołuje w tym kontekście art. 45 ust. 1 Konstytucji RP, zgodnie z którym każdy ma prawo do sprawiedliwego rozpatrzenia jego sprawy. - Prawo do rzetelnego procesu jest podstawowym prawem podmiotowym człowieka, zarazem też prawem publicznym, które rodzi po stronie władz publicznych obowiązek ukształtowania postępowania zgodnie z konstytucyjnymi gwarancjami. Po stronie sądów prawo to stwarza obowiązek sprawiedliwego, bezstronnego, niezawisłego postępowania, zabezpieczenia dostępu do sądu i wyroku bez nieuzasadnionej zwłoki – stwierdziła we wstępie do książki. I podkreśliła, że nie tylko jednostka, ale i państwo ma interes w tym, aby prawa te były zagwarantowane. A autor przedmowy do tej publikacji, ówczesny pierwszy prezes Sądu Najwyższego Stanisław Dąbrowski komplementował, że to pierwsza taka monografia, ale też dziwił się, że dopiero pierwsza. – Może wydać się to zaskakujące, gdyż sędziemu nic nie powinno być bliższe aniżeli kierowanie postępowaniem. Kierowanie postępowaniem jest podstawowym obowiązkiem sądu, bez realizacji którego proces nie mógłby się toczyć – stwierdził. I podkreślił, że sędziowskie kierownictwo postępowaniem cywilnym należy do najważniejszych i najtrudniejszych zadań sędziego. - Autorka trafnie wywodzi, że sąd jest zobowiązany prowadzić postępowanie cywilne zgodnie z prawem i jego celem. Do obowiązków sądu należy wydanie sprawiedliwego orzeczenia bez zbędnej zwłoki w rzetelnie prowadzonym postępowaniu. Dążąc do wydania sprawiedliwego wyroku sąd powinien wybierać najkrótszą z możliwych dróg, co nie oznacza, że ma być to droga prowadząca na skróty - napisał. Po kilkunastu latach ten problem wciąż jest aktualny, a nawet nabrał większego znaczenia.
Postępowanie bez planu, rozprawy bez przygotowania
Adwokat Wojciech Bochenek z wrocławskiej kancelarii Bochenek, Ciesielski i Wspólnicy Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych sp.k. też widzi to zjawisko i również jest zwolennikiem szukania rozwiązania problemów, z jakimi mierzy się aktualnie wymiar sprawiedliwości. - Jednym z nich jest brak wystarczającej liczby rąk do pracy w sądach, co przy wysokim napływie spraw do sądów nie ułatwia zadania sprawnego i szybkiego ich prowadzenia. Z drugiej strony zdecydowanie powinniśmy przyśpieszyć zmiany związane z informatyzacją i cyfryzacją wymiaru sprawiedliwości i samego postępowania, np. cywilnego. Te obszary mogą zdecydowanie wpłynąć na dynamikę pracy sądów i pełnomocników – powiedział Prawo.pl. Autorzy opinii dla Komisji Kodyfikacyjnej też uznają te argumenty, ale zwracają uwagę, że w ramach istniejących możliwości, sędziowie w szczególności nie korzystają z możliwości wyznaczenia posiedzenia przygotowawczego, co powoduje, że nie powstaje plan rozprawy. - Jeżeli zaś decydują się na zarządzenie wymiany pism przygotowawczych, nie korzystają z możliwości oznaczenia okoliczności, które mają być przez strony wyjaśnione. W praktyce nie są również stosowane instrumenty pozwalające sądowi na przeciwdziałanie składaniu nadmiernej liczby pism procesowych. W rezultacie w wielu przypadkach sprawy kierowane na rozprawę nie są należycie przygotowane. Efekt to tzw. puste terminy, co stoi w sprzeczności z założeniem, że sprawa kierowana na rozprawę powinna być przygotowana do rozstrzygnięcia – czytamy w opinii. Jej autorzy dodają, że źródłem tych dysfunkcjonalnych zjawisk jest przede wszystkim niezapoznawanie się z nowymi sprawami bezpośrednio po ich wpływie do sądu, bez czego trudno w sposób efektywny zorganizować postępowanie i przygotować sprawę do rozstrzygnięcia.
Ze zrozumiałych względów, w szczególności wobec potrzeby zapobiegania przewlekłości postępowań, sędziowie koncentrują się na podejmowaniu czynności w sprawach wszczętych wcześniej, odkładając zapoznanie się z nowymi. W rezultacie zamiast zarządzania sprawą lub poszczególnymi sprawami, mamy do czynienia z tzw. zarządzaniem referatem – oceniają Marcin Dziurda i Marek Miller, członkowie Komisji Kodyfikacyjnej Prawa Cywilnego.
Posiedzenia przygotowawcze „nie przyjęły się”
Instytucja posiedzenia przygotowawczego, którego celem ma być planowanie postępowania, to jedno z rozwiązań tzw. wielkiej nowelizacji procedury cywilnej z 2019 roku. Wiązano z nim pewne nadzieje na usprawnianie pracy sądów, ale od razu było ono krytykowane. A jednym z krytyków był radca prawny, prof. Marcin Dziurda, który w 2020 r. stwierdził, że posiedzenia przygotowawcze wyznacza się rzadko, bo nowe regulacje są zbyt skomplikowane, a przez to mniej efektywne i jednocześnie trudniejsze w stosowaniu od poprzednich. - Wcześniej był tylko jeden przepis – art. 207 par. 4 k.p.c., który przewidywał tzw. posiedzenie organizacyjne (wstępne) – i sądy coraz chętnej z niego korzystały. Teraz wprowadzono bardzo kazuistyczne uregulowania dotyczące posiedzenia przygotowawczego, co zniechęca do ich stosowania. Założenie jest dobre, w wielu sprawach posiedzenie przygotowawcze i powstały w jego wyniku plan rozprawy, mogłyby być przydatne, ale przepisy do tego zniechęcają – powiedział Prawo.pl. Na błędy i niejasności tego rozwiązania wskazywał też sędzia Grzegorz Karaś z Sądu Okręgowego we Wrocławiu. - Powoduje to, że ta potrzebna instytucja jest praktycznie martwa i sądy z powodu źle skonstruowanych przepisów nie decydują się na wyznaczanie postępowania przygotowawczego – mówił.
Czytaj: Posiedzenia przygotowawcze miały być powszechne, ale sądy ich unikają>>
Trudno leczyć jednocześnie 500 pacjentów
Zdaniem prof. Anety Łazarskiej, posiedzenia przygotowawcze nie rozwiązują problemu przewlekłości postępowań przede wszystkim w związku z rażącymi dysproporcjami w obciążeniu poszczególnych sądów sprawami. - To złudzenie. Trudno zarządzać referatem rzędu 500 spraw, żadne szkolenia, postulowane przez autorów opinii, tu nic nie wniosą. Może więc Komisja Kodyfikacyjna powinna napisać przepisy rozkładające równomiernie sprawy na sądy w Polsce, w tym nowe zasady przydziału spraw, albowiem losowanie spraw przyczynia się do dysproporcji w obciążeniu sprawami także pojedynczego sędziego. A referaty w sądach okręgowych bywają większe niż w sądach rejonowych, gdzie jest więcej sędziów i powinno być więcej drobnych spraw – powiedziała Prawo.pl. I obrazowo stwierdziła, że nie da się zająć jednocześnie 500 pacjentami. - Powinna być jedna kolejka i podział według specjalizacji czy stopnia skomplikowania spraw. Niestety, ten problem nie jest rozwiązany od 20 lat, a w sądach co roku jest z reguły więcej spraw, na co wpływają zaniechania ustawodawcy np. sprawy frankowe, czy dezubekizacja.
Specjalizacja sędziów i „ranking” spraw
Na potrzebę specjalizacji sędziów wskazuje też mec. Wojciech Bochenek. - Od dłuższego czasu twierdzę, że warto rozważyć także wprowadzenie specjalizacji w sądach i rozstrzygania spraw przez sędziów zgodnie ze specjalizacją. W sprawach frankowych zdało to egzamin, co potwierdza wzrost dynamiki kończenia spraw – powiedział Prawo.pl. A możliwości związane z postulowanego przez prof. Łazarską podziału spraw według specjalizacji czy stopnia skomplikowania interesująco opisał w wywiadzie dla Prawo.pl Paweł Stykowski, radca prawny z kancelarii DWF Poland Jamka sp.k., powołując się na sytuację w brytyjskim wymiarze sprawiedliwości, który przed laty też borykał się z problemem przewlekłości postępowań. Wprowadzone w ramach reformy z końca XX wieku zmiany w procedurze podzieliły sprawy cywilne wpływające do sądów na trzy grupy: "small claims", "fast track" i "multi-track" – ze szczególnymi zasadami dla każdej z tych kategorii.
Dzięki temu proste sprawy są załatwiane szybko, co zwalnia zasoby dla rozstrzygania bardziej skomplikowanych. Ta reforma bardzo zmieniła postępowanie, nawet słownictwo, terminologia używana w postępowaniu została zmieniona na prostszą – ocenił.
Specjalna ustawa 1997r. wprowadziła procedurę przewidującą podział na te trzy kategorie spraw. - Na przykład w tych najprostszych sprawach sędzia ma pełną władzę dyskrecjonalną co do prowadzenia postępowania. Procedura jest odformalizowana, sędzia decyduje o wszystkim, prowadzi sprawę według swojego uznania, posiedzenia nie muszą się odbywać na sali rozpraw tylko w pokoju sędziego. To często ma charakter zwykłej rozmowy, po której sędzia wydaje orzeczenie – powiedział mec. Stykowski, który studiował wtedy w Cardiff prawo, uczestniczył w rozprawach i od lat zawodowo zajmuje się między innymi obsługą brytyjskich klientów.
Czytaj: Mec. Stykowski: Brytyjczycy usprawnili swoje sądy, w Polsce to się nie przyjmuje>>
Potrzebne szkolenia z zarzadzania sprawami
W ocenie Komisji Kodyfikacyjnej Prawa Cywilnego potrzebne są zmiany w procedurze cywilnej, ale konieczne jest też wprowadzenie do programu kształcenia w Krajowej Szkole Sądownictwa i Prokuratury zajęć z zakresu zarządzania sprawami. - Warto w tym zakresie nawiązywać do dobrych wzorów i doświadczeń z innych systemów prawnych, a także arbitrażu. Niezbędne są także dobrze przygotowane szkolenia i warsztaty z zarządzania sprawami dla orzekających już sędziów – czytamy w opinii. Jak poinformował Prawo.pl dyrektor Krajowej Szkoły Sądownictwa i Prokuratury prof. Piotr Girdwoyń, problematyka dotycząca mechanizmów zarządzania sprawą znajduje się w obszarze działań szkoleniowych podejmowanych tę placówkę.
Odpowiadając na zgłaszane potrzeby szkoleniowe efektywnego zarządzania sprawami w postępowaniu cywilnym w 2025 roku przeprowadziliśmy cykl szkoleń „Zarządzanie referatem. Przewlekłość postępowania”. Był on skierowany do szerokiego grona adresatów, w tym również do sędziów i asesorów orzekających w sprawach cywilnych. W toku szkolenia sędziowie poznawali między innymi: zarządzanie referatem sędziego: analiza repertorium i kategoryzacja spraw; podział zadań w sprawach skomplikowanych; planowanie rozprawy i posiedzenia jawnego – wypracowanie odpowiednich standardów; zarządzanie czasem, stosowanie narzędzi informatycznych, metody bieżącego zarządzania referatem (kategoryzacja spraw przydzielonych do referatu, właściwa priorytetyzacja zadań w sprawach złożonych, miejsce na wokandzie dla tzw. spraw drobnych, posiedzenia niejawne), omawiano również mediację i promowano ją jako instytucję wspierającą szybsze zakończenie sprawy – wynika z informacji.
Dyrektor KSSiP podkreślił, że jednym z celów szkolenia było także wypracowanie mechanizmów eliminujących wadliwe praktyki sądowe, mające wpływ na długość postępowania, a także przybliżenie orzecznictwa krajowego i ETPCz w stosowaniu ustawy o „skardze na przewlekłość”. I dodał, że w tym roku zwiększono ilość szkoleń dotyczących tej tematyki.
Zdaniem mec. Bochenka, pomysł szkoleń i nauki zarządzania sprawami, czy też referatem sam w sobie jest dobry, ale nie jest remedium na rozwiązanie wszystkich problemów z jakimi mierzy się aktualnie wymiar sprawiedliwości. W tym kontekście sędzia Łazarska sugeruje, że najpierw trzeba zacząć szkolenia wśród aplikantów, adwokatów i radców prawnych aby znali ABC jak napisać pozew, odpowiedź na pozew czy pismo procesowe jak przygotować sprawę do sądu.
Warsztat pracy pełnomocników jest zagadnieniem indywidualnym i nabywanym wraz ze zdobywanym doświadczeniem. Nie chciałbym dyskusji w tak ważnych obszarach sprowadzać do zagadnienia redagowania pism, bo nie to jest głównym problemem dyskusji – polemizuje Wojciech Bochenek.
