Minister sprawiedliwości zaproponował wprowadzenie szeregu zmian do Regulaminu sądów powszechnych, co wydawać mogłoby się rzeczą pożyteczną. Lektura tylko jednego projektowanego przepisu każe zastanowić się czy sądy przygotowane do jego wprowadzenia ze świadomością zagrożeń z nim związanych.

Czytaj: Asystentowi sędziego nie wystarczą akta w domu - musi móc pracować zdalnie>>

 

Praca z aktami sądowymi

Projektowana zmiana Regulaminu proponuje wprowadzić nowy przepis art. 137 ust. 1a o treści: „Asystent sędziego może wynieść akta sprawy poza siedzibę sądu po uzyskaniu zgody referenta. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio." Mając na uwadze warunki lokalowe istniejące w niektórych, zwłaszcza wielkomiejskich sądach, odległości które nie raz pokonują asystenci w drodze do pracy rozwiązanie to wydaje się za pożądane. Praca zdalna w takich sytuacjach częstokroć może być bardzie efektywna. W sądach powszechnych nie działa jednak żadna platforma internetowa, która pozwala na pracę zdalną po zalogowaniu się do niej. Sędziowie posiadający laptopy służbowe mogą logować się do aplikacji sądowych poprzez funkcję VPN. Jednakże, co do zasady, zakres wyposażenia asystentów sędziego w laptopy służbowe, z których mogliby korzystać poza sądem jest różny i niejednolity w skali kraju. Zastanawiające jest, w jaki sposób mógłby sporządzać projekty orzeczeń i ich uzasadnień asystenci, którzy nie mają laptopów służbowych, bo chyba autorzy projektu nie zakładają, że będą to robić w formie pisma ręcznego. Jeśli jednak jest inaczej, to oznaczać musi, że autorzy zakładają, iż asystenci będą używać do pracy w warunkach domowych komputerów innych niż służbowe, a więc prywatnych lub – co gorsza – komputerów przypisanych do innych organizacji (np. komputerów służbowych małżonków). Przecież propozycja takiej regulacji – bez wyposażenia wszystkich asystentów w laptopy służbowe – z góry zakłada potencjalne naruszenie przepisów dotyczących tajemnicy służbowej oraz przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Co więcej, wprowadzone od 1 lipca 2025 roku ograniczenia w zakresie bezpieczeństwa sądowych sieci informatycznych, uniemożliwiające korzystanie z przenośnych nośników informatycznych (pendrive), spowodowały, że wykonywanie pracy zdalnej wiąże się z koniecznością umieszczania jej wyników bezpośrednio w aplikacjach sądowych za pośrednictwem usługi VPN (z której to możliwości asystenci nie posiadający laptopów służbowych są wyłączeni) lub za pomocą poczty służbowej, do której będą musieli się zalogować z komputerów innych niż sądowe. Zastanawiające jest, jakie w zakresie proponowanej zmiany stanowisko wyraziły właściwe jednostki MS odpowiedzialne za kwestie systemów informatycznych oraz za ochronę danych osobowych.

Sprawdź też w LEX: Czy ukończona aplikacja sędziowska w 2025 roku wlicza się do stażu do urlopu wypoczynkowego asystentowi sędziego oraz do stażu do urlopu przy pierwszej pracy? >

Jako osoba zajmująca się kwestią ochrony danych osobowych w sądach mogę podać szereg przykładów ich naruszenia w sytuacji korzystania z pozasłużbowych komputerów dla celów zawodowych przez sędziów lub kuratorów sądowych (np. pozostawienie na serwerze serwisu informatycznego uzasadnień przeniesionych tam na czas przeinstalowania prywatnego komputera sędziego lub sporządzanie i przechowywanie sprawozdań przez kuratora społecznego będącego psychologiem szkolnym na komputerze w miejscu zatrudnienia, który w okresie wakacyjnym został mu podmieniony). Interesujące jest również to, jak autorzy projektu widzą możliwość kontroli komputerów, na których asystenci pracować będą w domach pod względem bezpieczeństwa informatycznego oraz usunięcia z nich danych wytworzonych w związku z wykonywaniem obowiązków asystenta po zakończeniu jego zatrudnienia.

Sprawdź też w LEX: Czy asystentowi sędziego mianowanemu na referendarza sądowego przysługuje dodatkowe wynagrodzenie? >

 

Elektronizacja postępowań sądowych

Powszechna możliwość pracy zdalnej wymuszona pandemią musi zostać poddana ocenie zasadności jej wprowadzenia w sądownictwie, gdyż nie każde rozwiązanie sprawdzające się w biznesie da się przełożyć na działanie jednostek państwowych. Pracownicy zatrudnieni w biznesie posiadają laptopy służbowe należycie zabezpieczone pod względem bezpieczeństwa danych, najczęściej bez możliwości podłączania zewnętrznych źródeł danych, bez możliwości zmiany ustawień technicznych, często z wmontowaną kartą do połączeń internetowych, co zabezpiecza w wysokim stopniu pewność ich użytkowania w środowisku innym niż zakład pracy. Niestety nie wszyscy asystenci sądowi mają zapewnione takie narzędzia pracy, zaś teraz MS zamierza pośrednio przyzwalać na działania, które stanowią w sposób wysoce potencjalny zagrożenie dla bezpieczeństwa danych. Zastanowić się też należy, kto będzie ponosił odpowiedzialność za naruszenie zasad związanych z ochroną danych osobowych i tajemnicy służbowej, gdy dojdzie do tego w przypadku pracy asystenta na komputerze innym niż sądowy: sam asystent, sędzia referent, wyrażający zgodę na wyniesienie akt czy też tylko prezes sądu? Wydaje się, że rozwiązaniem tutaj powinno być wreszcie wprowadzenie zapowiadanej digitalizacji akt sądowych (lub ich najważniejszych części) i stworzenie platformy cyfrowej, na której byłaby możliwość pracy niezależnie od miejsca przebywania, zaś wcześniej wyposażenie wszystkich asystentów w odpowiednio zabezpieczone laptopy służbowe. Wydaje się, że koszt ich zakupu w skali kraju nie powinien być problem budżetowym. Wprowadzenie prostego i słusznego przepisu dostosowującego stan prawny do realiów sądowych może zaś doprowadzić do podziału asystentów na dwie grupy pod względem możliwości pracy zdalnej, czego wyznacznikiem będzie posiadanie laptopa służbowego lub jego brak. Takie kryterium wyrażania zgody na pracę zdalną nie wydaje się sprawiedliwe.

Polecamy też w LEX: Prawnicze work-life balance. Jak pracować efektywnie?> 

 

Dostęp do akt aplikantów KSSiP

Rozumiejąc dobre intencje autorów projektu, szkoda, że nie wykazali się oni szerszą perspektywą w zakresie działania sądów. Aplikanci KSSiP odbywający praktyki sądowe często nie mają zagwarantowanych minimalnych standardów do wykonywania swych obowiązków. W niektórych sądach posiadają oni własne pomieszczenia, gdzie w sposób godny ich przyszłego zawodu mogą pracować z aktami sprawy. Niestety jednak w wielu sądach nie mają takiej możliwości, a ze względu na powszechną ciasnotę muszą dzielić biurka w sekretariatach, czytać akta na końcu sali, na której prowadzona jest rozprawa. Rozwiązaniem byłaby możliwość udostępnienia akt sądowych aplikantowi celem pracy w domu, zwłaszcza że ze względu na program praktyk (np. w wydziałach pracy lub gospodarczych) częstokroć muszą wiele czasu poświęcić na podróż do sądu i z powrotem. Jeżeli już MS proponuje wprowadzić zmianę w zakresie możliwości wynoszenia akt sądowych i rozszerzyć katalog osób do tego uprawnionych o asystentów sędziów, to nie powinno zapominać też o aplikantach KSSiP.

Sprawdź w LEX: Czy zadaniowy czas pracy może być stosowany do asystenta sędziego zatrudnionego w sądzie powszechnym? >

 

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.