Patrycja Rojek-Socha: Czy można powiedzieć, że Portal Informacyjny Sądów jest przygotowany na e-doręczenia?
Wojciech Łukowski: Z założeniem konta nie ma obecnie żadnych problemów, jeśli pełnomocnik ma konto w jednej apelacji to założenie go w pozostałych jest niemal automatem, można zrobić to w zasadzie nie wstając od komputera. Co do zasady portal jest przygotowany by realizować przez niego proces doręczeń pism. Widać kto je otworzył, kiedy zamieszczono dokument w portalu - z tym problemów nie ma. Problemy techniczne zapewne w jakimś momencie, w jakimś wydziale, kiedyś się pojawiają, bowiem rachunek prawdopodobieństwa wskazuje, że przy milionach operacji pewnie kiedyś ktoś popełni jakiś błąd czy zdarzy się jakaś awaria. Dotychczas jednak większość takich problemów to był czynnik ludzki związany z nieopublikowaniem jakiegoś dokumentu na portalu. Co do doręczeń, jeżeli obecnie portal działa to i w procesie doręczeń przez portal generalnie wszystko powinno zadziałać. Jeżeli natomiast szukamy zagadnień problemowych, to tu mogą być trzy najważniejsze kwestie, które obecnie budzą dyskusje. Poza oczywiście jak zawsze wykładnią poszczególnych przepisów.
Czytaj: Trudne początki e-doręczeń - niejasne przepisy, nie w pełni funkcjonalny system>>
Jakie kwestie?
Po pierwsze zmieniły się przepisy dotyczące Prokuratorii, która wywalczyła sobie w trakcie prac sejmowych przepis z którego wynika, że sądy mają doręczać pisma na Prokuratorię jako instytucję, a nie do radców Prokuratorii. W związku z tym została wykonana poprawka do portalu informacyjnego - Prokuratoria ma już swoje konto i proces realizacji doręczeń Prokuratorii może być poprzez nie realizowany. Widać zatem będzie w portalu kiedy Prokuratoria odczyta pismo. Oczywiście sądy teraz dodają to osobne konto Prokuratorii jako pełnomocnika bądź stronę co już zależy od konkretnego systemu sądowego, z którego dane są przekazywane do portalu. Ze strony Prokuratorii są jednak obawy, że może być problem z odbiorem pism - moim zdaniem niezasadny. Rozumiem, że Prokuratoria chciałaby zintegrować swoje systemy wewnętrzne z portalem i mieć więcej czasu. Ale ustawodawca podjął decyzję o dwutygodniowym vacatio legis.
Czytaj w LEX: Doręczanie pism sądowych za pośrednictwem portalu informacyjnego sądu - aspekty praktyczne >
W przypadku pełnomocników jedną z podnoszonych kwestii jest osobny widok dokumentów do doręczeń.
Tak, ustalone zostało to na przełomie kwietnia i maja na wideokonferencji organizowanej przez dyrektora departamentu ds. informatyzacji w MS z NRA i KIRP. Chodzi o to, by pełnomocnik w osobnym widoku widział tylko dokumenty do doręczeń, a nie wszystkie dokumenty z systemu sądowego jakie publikuje się w portalu. I to będzie możliwe za pewien czas, przy czym zależy to od integracji z systemami wydziałowymi, biurowymi. W uproszczeniu powiem, że w systemie wydziałowym dokument będzie odpowiednio oznaczony i wtedy w PI znajdzie się w osobnym widoku dokumentów do doręczeń. Dostawcy systemów sądowych już mają wiedzę na ten temat i pracują nad poprawkami do tych systemów. Pamiętajmy bowiem, że portal to nie jest coś co funkcjonuje samodzielnie. Od pierwszego portalu, który uruchamiałem przed laty w Sądzie Rejonowym dla Wrocławia-Fabrycznej czyli od roku 2005-2006 zawsze była to taka swoista „nakładka” na systemy sądowe. Możemy ją zawsze wzbogacać o dodatkowe funkcjonalności, ale zasilają ją danymi o sprawach sądowych systemy sądowe. Wracając do wyszukiwania muszę jednak zauważyć, że już teraz np. po sprawach, nie trzeba wszystkiego przeglądać pozycja po pozycji z listy wielu dokumentów.
Zobacz procedurę w LEX: Wnoszenie pisma przez adwokata, radcę prawnego lub rzecznika patentowego >
W praktyce jak miałoby to wyglądać?
Chodzi o odrębne okno tylko i wyłączenie z pismami do doręczenia. Załóżmy, że sędzia sporządził uzasadnienie, bo był wniosek o sporządzenie uzasadnienia, jeśli zostanie opublikowane na portalu to pełnomocnik może je zobaczyć co nie musi się równać doręczeniu uzasadnienia. Zgodnie z k.p.c. doręczamy bowiem nie uzasadnienie, a odpis wyroku z uzasadnieniem. A co więcej powinno to może być poprzedzone pismem przewodnim, w którym np. informuje się zgodnie z art. 369 par. 11 k.p.c. o przedłużeniu terminu apelacji do trzech tygodni, bo termin sporządzenia uzasadnienia był przedłużany. Żeby to doręczyć elektronicznie, to w jednym pliku powinno być pismo przewodnie, wyrok, uzasadnienie. To co widać w portalu to jest to wszystko co można w nim z systemu sądowego opublikować. Czyli np. samo uzasadnienie obok odpisu wyroku z uzasadnieniem. Dalej np. zarządzenie sędziego o wyznaczeniu terminu rozprawy obok zawiadomienia o tym terminie. Czyli dokumenty, które nie są doręczane obok dokumentów doręczanych. Pełnomocnicy chcą mieć wyselekcjonowane do odrębnego przeglądania doręczane dokumenty. I to zostanie wprowadzone, choć znam też pełnomocników wskazujących, że do niczego im to nie jest potrzebne. Ale brak tego rozwiązania w tym momencie nie jest problemem – nie trzeba przeglądać wszystkich dokumentów łącznie, można wyszukiwać dokumenty np. po sprawach. Przesłaliśmy Departamentowi Informatyzacji przygotowane instrukcje w tym zakresie. Dyrektor Departamentu natychmiast udostępnił je NRA i KIRP, są dostępne na stronie internetowej MS, także Sądu Okręgowego we Wrocławiu, mowa więc o powszechnej ich dostępności. OIRP we Wrocławiu np. już je dalej udostępniała, funkcjonalności portalu zostały w nich opisane. Ale idąc dalej, to trzecia kwestia (trzecia co nie znaczy, że najmniej ważna – dla mnie nawet najważniejsza) dotyczy sądów i kwestii obsługi doręczeń. Mamy zintegrowany w pełni portal jeśli chodzi o publikacje w nim dokumentów czyli automatycznie przechodzą z systemu sądowego do portalu. Natomiast jeśli chodzi o weryfikację odbioru pisma, pracownik sądu musi wejść na portal, sprawdzić kiedy dokument zamieszczono, kiedy go odczytano, kiedy upłynie 14 dni do skutku doręczenia.
Czytaj w LEX: System doręczeń z uwzględnieniem e-doręczeń (doręczeń elektronicznych oraz doręczeń przez Portal Informacyjny) >
Nie jest to jeszcze automatyczne.
Ale jest takie zadanie zlecone i mamy zapowiedź od twórców systemów repertoryjno-biurowych, że do końca wakacji to zrobią. Więc pewnie we wrześniu będzie możliwy pełny automatyczny przepływ danych, czyli informacja o odczytaniu pisma trafi do systemu wydziałowego. Tu też nie chodzi tylko o portal, a o poprawki w systemach w sądach. Na razie wytwórcy oprogramowania dla sądów bardzo profesjonalnie podeszli do tego zagadnienia.
Pracownicy sądów skarżą się, że jeszcze brakuje tej funkcjonalności?
Oczywiście chcieliby już mieć wariant docelowy, ale od większości kierowników sekretariatów w moim sądzie usłyszałem, że i tak będzie szybciej i sprawniej. Bo nie trzeba będzie kopertować, drukować i puszczać pism pocztą czy też nawet przez centralny wydruk. W dużym stopniu nie będzie już problemu z przesyłkami i wracającymi kopertami. A chodzi nie tylko o wydziały ale i komórki poza wydziałami, które teraz będą obsługiwały mniej korespondencji papierowej. Więc jeśli globalnie zmniejszymy liczbę korespondencji w kopertach to będzie łatwiej i szybciej. Podnoszona jest też przez niektórych pełnomocników kwestia logowania się i podawania na koncie numeru identyfikacyjnego.
Czytaj w LEX: Elektronizacja pism procesowych, doręczeń i posiedzeń jawnych w postępowaniu cywilnym w okresie pandemii COVID-19 >
Chodzi o konieczność podawania PESEL-u?
Tak, ale powiedzmy wprost przecież taki sposób logowania nie jest niczym szczególnym. Systemy wykorzystywane w wymiarze sprawiedliwości wymagają PESEL-a bo nie mamy innego powszechnego i niepowtarzalnego identyfikatora. Mogę zresztą wskazać, że PESEL nie będzie widoczny dla innych użytkowników. Zostało to poprawione, a poprawka była już testowana. Co do PESEL-u to zresztą jest on choćby widoczny w KRS. A to, że trzeba podać PESEL przy logowaniu do portalu jest rozwiązaniem, które działa od samego jego początku, czyli od 15 lat. Jak wspomniałem, jest we wszystkich innych rozporządzeniach o systemach elektronicznych wydanych na podstawie k.p.c. w zakresie doręczeń. To jest jedyny niepowtarzalny numer jakim operowaliśmy, choć dzisiaj w przypadku pełnomocników zawodowych taką rolę mogłyby pełnić numery wpisu na listę adwokatów czy radców. Ale do niedawna zdarzało się, że te numery nie były niepowtarzalne, mówiąc wprost zdarzało się, że izby zagospodarowywały numery po zmarłych pełnomocnikach. Teraz już tego nie robią.
Na coś pełnomocnicy powinni szczególnie uważać?
W mojej ocenie powinni założyć konto jeśli tego jeszcze nie zrobili.
Zobacz linię orzeczniczą w LEX: Adres elektroniczny profesjonalnego pełnomocnika >
Jak rozumiem, naciśnięcie przycisku "pobierz" lub "pobierz w PDF" to sygnał dla sądu, że pismo zostało doręczone?
Jeżeli ktoś kliknie w "pobierz" czy w PDF czy formacie docx to rzeczywiście jest to moment doręczenia. Co ważne, to muszę wskazać, że jeśli pełnomocnicy chcą tylko zobaczyć listę pism, a nie chcą wywołać skutku doręczenia, to nie powinni ich otwierać, mogą przez 14 dni nie pobierać pisma. Z takich problemów zahaczających o wykładnię przepisów to pewnie część użytkowników zacznie podnosić, że pobrała pismo w dzień wolny od pracy, bo importer z systemu sądowego wrzuci pismo do portalu w sobotę czy w niedzielę. Tu jednak chcę przypomnieć, że zgodnie z art. 115 k.c. termin upływający w sobotę czy w niedzielę przesuwa się na kolejny dzień roboczy. Czyli jeżeli ktoś odbierze w taki dzień wolny to w istocie sobie wydłuży, a nie skróci termin. Nie upatruję więc w tym jakiegoś ograniczenia praw pełnomocników. Paradoksalnie zamieszczenia pisma w dzień wolny czy jego odbiór w taki dzień wydłuży termin.
Kolejną kwestią może być odbiór przez subkonto ale w tej sytuacji pełnomocnicy powinni po prostu uważać. Bo jeśli założyli subkonto dla pracownika kancelarii, który może podglądać pisma w portalu, to powinni zdawać sobie sprawę, że odbiór tego pisma z subkonta równoznaczny jest z doręczeniem.
Pojawiają się głosy, że o subkoncie nie ma mowy w przepisach.
I rozumiem, że mogą zawsze pojawiać się kontrowersje. Przy czym moim zdaniem, wydaje się, że istnieje powinność założenia konta, jeżeli sąd doręcza pisma przez portal informacyjny sądu. Jeśli zatem z takim kontem są związane subkonta i ktoś w imieniu pełnomocnika przegląda pisma, to przeglądanie musi wywołać skutek doręczenia. Jeżeli przyjmować, że subkonto nie wywołuje skutku doręczenia to pewnie w takim razie należy je zamknąć. Po co bowiem potrzebne są pełnomocnikom.
Czytaj w LEX: Obowiązki adwokatów i radców prawnych w świetle ustawy o doręczeniach elektronicznych >
Pojawiały się też pytania o pieczęć elektroniczną.
Chciałbym przypomnieć, że jest załącznik numer trzy do zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z 19 czerwca 2019 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej zwanego zarządzeniem o biurowości lub instrukcją kancelaryjną. Załącznik zawiera listę pism bez podpisu i pieczęci. I albo ten załącznik się zmieni, albo na podstawie par. 21 w/w zarządzenia prezesi apelacji albo prezesi okręgów mogą listę pism bez pieczęci i podpisu rozszerzyć. Na przykład - i niewątpliwie ja to zrobię - o pisma doręczane pełnomocnikom przez portal informacyjny na podstawie art. 15zzs[9] ustawy covidowej. Nie uważam tego za warunek realizacji doręczeń ale z doświadczenia wiem, że lepiej jest przyjąć wariant ostrożnościowy czyli przewidywać nawet potencjalne wątpliwości, z którymi może się i nie zgadzam, ale warto usunąć możliwość ich podnoszenia.
Pełnomocnik nie ma konta i co ma zrobić?
Tu się odwołam do tego co wskazuje jedna z OIRP, a konkretnie OIRP w Rzeszowie w komunikacie na swojej stronie internetowej – „Proszę pamiętać: brak rejestracji na portalu uniemożliwi prawidłowe prowadzenie sprawy sądowej”. Oczywiście pytanie też jak to potraktuje sąd. Może powiedzieć "volenti non fit iniuria" - jest możliwość to może doręczać przez portal, a pełnomocnik ma to odczytać więc niech założy konto. Może też przyjąć, że na podstawie art. 15zzs9 ust. 5 ustawy covidowej zarządzi doręczenie tradycyjne, choć jest to zastrzeżone z uwagi na charakter pisma. Na przykład jeżeli ma doręczyć opinię biegłego wraz ze zobowiązaniem do zajęcia stanowiska czy postanowieniem o wynagrodzeniu biegłego. Choć są też i pytania czy i opinii biegłego nie moglibyśmy doręczać przez portal. Wracając jednak do braku konta - pełnomocnicy mogą za pierwszym czy drugim razem liczyć na delikatne napomnienie i jednak doręczenie papierowe. Czy jednak tak będzie na stałe to trochę wątpię.
Zobacz procedurę w LEX: Doręczanie pism sądowych >
A sąd wie, że pełnomocnik nie ma konta?
Może to sprawdzić. W związku z tym warto też by pełnomocnicy zaczęli się posługiwać numerem wpisu na listę adwokatów i radców prawnych. Bo jeżeli to będzie miał to sąd to w oparciu o system ROBUS (Rejestr osób biorących udział w sprawie) będzie mógł ustalić numer PESEL pełnomocnika i uzupełnić go w systemie sądowym, by jego sprawę mu udostępniać. Ale bez konta w portalu pełnomocnik tego nie zobaczy. I pewnie powstanie kontrowersja jak rozumieć brzmienie przepisu. Pewnie lepiej byłoby gdyby wprowadzić przepis przejściowy i wskazać np. miesiąc czy dwa na założenie kont. Nie uważam jednak, że jest to warunek sine qua non, wolałbym zrobić to po to by takich dyskusji nie było. W moim odczuciu zawodowy pełnomocnik takie konto powinien posiadać i w XXI wieku to chyba nie jest nadmierne oczekiwanie. Tym bardziej, że wielokrotnie mieliśmy ze strony samorządów narzekania na brak komunikacji elektronicznej z sądem a teraz nie wszyscy chcą tej komunikacji.
Sądy mogą mieć z tym problemy?
Zawsze jakieś mogą powstać. Jednak największy kłopot będzie wynikał z różnego podejścia sądów do portalu. Są sądy, które wszystko publikują w portalu. Są też takie, które mało publikują. Więcej - są sędziowie, którzy nie piszą na komputerze i sekretariaty im to przepisują, a pliki trzymają we wspólnym folderze, a nie w systemie sądowym. Pytanie czemu nie w systemach repertoryjno-biurowych. To są raczej kwestie związane z kulturą organizacyjną, techniczną i informatyczną. Jeżeli ktoś ma tę sferę zapóźnioną to może być problem bo teraz to trzeba się już będzie przestawić. Te, które i tak publikowały raczej nie odczują zmiany. W praktyce prędzej pojawi się problem w niektórych sądach z tym, że w okresie przejściowym fakt doręczenia trzeba ręcznie sprawdzać. Tu są różne odczucia – jedni mówią, że i tak jest prościej, inni, że przez ręczne sprawdzanie na razie nie poczują ulgi.
Będą nowe funkcje?
Liczę na to, że system portalu uda się rozwinąć o takie udogodnienia jak kalendarz urlopów pełnomocnika, żeby przy wyznaczaniu terminów rozpraw uniknąć kolizji z zaplanowanymi nieobecnościami i nie trzeba było terminów zmieniać. Warto byłoby wprowadzić też „urlop adwokacki/radcowski” - z założeniem, że jak go wcześniej wpisze, oczywiście z wyprzedzeniem, to terminy doręczeń w jego trakcie nie biegną. To jest możliwe. Wychodząc z założenia, że można system poszerzać o funkcje z korzyścią i dla sądów i dla pełnomocników zawodowych. To będzie wymagało oczywiście inicjatyw legislacyjnych, z realistycznym terminem wykonania i vacatio legis.
Jak długo takie rozwijanie systemu może potrwać?
Myślę, że wypracowanie tego w porozumieniu z radcami i adwokatami to jest kwestia paru miesięcy. W ubiegłym tygodniu Pełnomocnik Ministra Sprawiedliwości ds. informatyzacji zaakceptował podjęcie w tym zakresie współpracy z samorządami. Teraz musimy wdrożyć nowe funkcjonalności obecnie realizowane, a potem można ruszyć z innymi. Oczywiście trzeba będzie np. uzgodnić ile taki wspomniany „urlop” może trwać, kiedy ma być odnotowywany, kto ma go zgłaszać - żeby to nie było z dnia na dzień. Pewnie trzeba przesądzić czy można go wyznaczać gdy termin rozprawy jest wyznaczony. W mojej ocenie jednak wszystko to można wypracować, podstawa jest.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
