W ubiegłym tygodniu Ministerstwo Sprawiedliwości przesłało Naczelnej Radzie Adwokackiej i Krajowej Radzie Radców Prawnych pakiet instrukcji dotyczących odbierania pism sądowych poprzez portal informacyjny. Co więcej, i sam resort, i m.in. sędzia Wojciech Łukowski, prezes Sądu Okręgowego we Wrocławiu, zastępca Koordynatora Krajowego ds. koordynacji wdrożeń systemów informatycznych w sądach powszechnych zapewnia, że system jest gotowy na e-doręczenia. - Z założeniem konta nie ma obecnie żadnych problemów - jeśli pełnomocnik ma konto w jednej apelacji, to założenie go w pozostałych jest niemal "automatem", można to zrobić, nie wstając od komputera. Co do zasady, portal jest przygotowany, by realizować przez niego proces doręczeń pism. Widać kto je otworzył, kiedy zamieszczono dokument w portalu - z tym problemów nie ma - mówi w wywiadzie dla Prawo.pl (pełna wersja zostanie opublikowana 6 lipca).
Czytaj w LEX: Doręczanie pism sądowych za pośrednictwem portalu informacyjnego sądu - aspekty praktyczne >
Z kolei pełnomocnicy, wskazują że nadal brakuje części funkcjonalności systemu, a przede wszystkim nie wiadomo co z tymi prawnikami, którzy w portalu nie są zarejestrowani.
- Wprowadzone przepisy nie odpowiadają wprost na nasuwające się oczywiste pytanie czy pismo zamieszczone w portalu informacyjnym wywoła skutek doręczenia dla pełnomocnika, który w ogóle nie ma utworzonego konta w portalu informacyjnym lub nie ma go w danej apelacji albo nie uzyskał dostępu do danej sprawy. Zauważyć przecież należy, że wraz ze zmianą przepisów dotyczących doręczeń – nie zostały wprowadzone przepisy nakładające wprost na profesjonalnych pełnomocników obowiązek posiadania konta w portalu informacyjnym - wskazuje Włodzimierz Chróścik, prezes Krajowej Rady Radców Prawnych.
Czytaj w LEX: System doręczeń z uwzględnieniem e-doręczeń (doręczeń elektronicznych oraz doręczeń przez Portal Informacyjny) >
Czytaj: Jest instrukcja jak odbierać e-pisma z sądów>>
Przypomnijmy chodzi o pakiet zmian - nowelę kodeksu postępowania cywilnego i ustawy antycovidowej. Zgodnie z tą ostatnią - art. 15zzs[9] ust. 2 w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz w ciągu roku od odwołania ostatniego z nich, w braku możliwości wykorzystania systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe, sąd doręcza adwokatowi, radcy prawnemu, rzecznikowi patentowemu lub Prokuratorii Generalnej RP pisma sądowe, poprzez umieszczenie ich treści w systemie teleinformatycznym służącym udostępnianiu tych pism (portal informacyjny). Nie dotyczy to pism, które podlegają doręczeniu wraz z odpisami pism procesowych stron lub innymi dokumentami niepochodzącymi od sądu.
Zobacz procedurę w LEX: Doręczanie pism sądowych >
Co nagle, to po diable
Zbyt krótkie vacatio legis to pierwsza kwestia, na którą wskazują pełnomocnicy i sędziowie. Ci ostatni podkreślają, że w ciągu dwóch tygodni nie sposób zmodyfikować portalu informacyjnego sądu, mimo że - co do zasady jest to bardzo dobre narzędzie. - Ktoś może zapytać czemu nie zrobiono tego wcześniej. No bo nie można modyfikować systemu, jak nie ma przepisów. Dopiero po podpisaniu noweli przez pana prezydenta można było rozpocząć prace modernizacyjne nad systemem, wcześniej nie było takich przesłanek, ani formalno-prawnych możliwości. Nikt nie może przecież wydatkować pieniędzy publicznych, gdy nie ma ku temu podstawy prawnej - mówi sędzia Grzegorz Karaś z Sądu Okręgowego we Wrocławiu.
Czytaj w LEX: Obowiązki adwokatów i radców prawnych w świetle ustawy o doręczeniach elektronicznych >
Efekt więc jest taki, że poprzez portal pisma mogą być obecnie udostępniane i odbierane, ale - jak wyjaśniają sędziowie - nadal trwają prace nad dalszymi funkcjonalnościami. O co chodzi? M.in. o odrębne okno, w którym pełnomocnik będzie widział tylko doręczane mu dokumenty. Ale nie tylko. Jak mówi prezes Łukowski, ważniejsze jest kwestia dotycząca samej weryfikacji odbioru pisma. - Mamy w pełni zintegrowany portal jeśli chodzi o publikacje dokumentów czyli automatycznie przechodzą one z systemu sądowego do portalu. Natomiast jeśli chodzi o weryfikację odbioru pisma, pracownik sądu musi wejść na portal, sprawdzić kiedy dokument zamieszczono, kiedy go odczytano, kiedy upłynie 14 dni do skutku doręczenia - mówi. I dodaje, że trwają obecnie prace nad tym, by było to automatyczne. - Mamy zapowiedź od twórców systemów repertoryjno-biurowych, że do końca wakacji to zrobią. Więc pewnie we wrześniu możliwy będzie pełny automatyczny przepływ danych, czyli informacja o odczytaniu pisma trafi do systemu wydziałowego. Tu też nie chodzi tylko o portal, a o poprawki w systemach sądów. Na razie wytwórcy oprogramowania dla sądów bardzo profesjonalnie podeszli do tego zagadnienia - zapewnia.
Zobacz linię orzeczniczą w LEX: Adres elektroniczny profesjonalnego pełnomocnika >
Rozmówcy Prawo.pl uważają, że może to zwiększyć pracę sekretariatów. - Przede wszystkim portal informacyjny został stworzony w celu zapoznawania z dokumentami, to jest jego główny cel. Jest techniczna możliwość składania wniosków do sądu i takie funkcjonalności w portalu są, można złożyć choćby wniosek o rozpatrywanie rozprawy zdalnej. Obecnie będzie spełniał także funkcje systemu do doręczeń pism sądowych dla pełnomocników adwokatów i radców prawnych. Ale aby dobrze spełniał tę funkcję niezbędne jest jego zmodyfikowanie - mówi sędzia Karaś.
I dodaje, że to wymaga czasu. - Uchwalenie tak krótkiego vacatio legis uniemożliwiło zmodyfikowanie systemu do dnia wejścia w życie ustawy. Posłowie uchwalając ją nie zdawali sobie kompletnie sprawy z tego, że taki system informatyczny jak portal Informacyjny to nie jest gra komputerowa, którą można kupić ze sklepowej półki, tylko trzeba go modyfikować, a to wymaga czasu. Ktoś kto wymyślił 2 tygodniowe vacatio legis kompletnie nie zna się na modyfikacji takich systemów - wskazuje.
Zobacz procedurę w LEX: Wnoszenie pisma przez adwokata, radcę prawnego lub rzecznika patentowego >
- Już od chwili rozpoczęcia prac legislacyjnych nad projektem, który zmienia sposób doręczeń pism sądowych – przedstawiciele KRRP walczyli o zmianę wielu proponowanych przez ustawodawcę a nieakceptowalnych rozwiązań. Jednym z naszych postulatów było wskazanie w ustawie zmieniającej wydłużonego vacatio legis, umożliwiającego techniczne przystosowanie całego zaplecza cyfrowego, w oparciu o który portal informacyjny mógłby zostać dostoswany do rewolucyjnych wręcz zmian w zakresie dokonywania doręczeń pism sądowych. Określony ostatecznie na dwa tygodnie okres między ogłoszeniem ustawy a jej wejściem w życie – siłą rzeczy nie jest wystarczający na wykonanie takich prac - wskazuje z kolei prezes Chróścik.
Pismo sądowe, czyli co?
O ile kwestia funkcjonalności portalu wydaje się sprawą przejściową, o tyle sporym problemem - i to wymagającym interwencji legislacyjnej - zdaje się być samo brzmienie przepisów. Prawnicy wskazują, że nowela ustawy antycovidowej wprowadza w tym zakresie jeden przepis art. 15 zzs [9] ust. 2, który jest bardzo niejasny. Po pierwsze mowa w nim o doręczaniu pism sądowych poprzez umieszczenie ich treści w portalu, po drugie - nie wiadomo czym (w rozumieniu regulacji) jest pismo sądowe. Do tego dochodzi kwestia czy na takim dokumencie powinien być podpis i pieczęć sądowa, czy też nie.
Listę pism bez podpisu i pieczęci reguluje załącznik numer trzy do zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 19 czerwca 2019 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej, zwanego zarządzeniem o biurowości lub instrukcją kancelaryjną. I w ocenie sędziów potrzebna jest jego pilna zmiana. Chyba że...
- Na podstawie par. 21 w/w zarządzenia prezesi apelacji albo prezesi okręgów mogą listę pism bez pieczęci i podpisu rozszerzyć. Na przykład - i niewątpliwie ja to zrobię - o pisma doręczane pełnomocnikom przez portal informacyjny na podstawie art. 15zzs[9] ustawy covidowej. Nie uważam tego za warunek realizacji doręczeń ale z doświadczenia wiem, że lepiej jest przyjąć wariant ostrożnościowy czyli przewidywać nawet potencjalne wątpliwości, z którymi może się i nie zgadzam, ale warto usunąć możliwość ich podnoszenia - wskazuje prezes Łukowski.
Sędzia Karaś zwraca uwagę na niekompatybilność w przepisach - bo przy doręczeniu mowa o treści pisma, przy skutku - o "piśmie".
- Ustawodawca mówi też o piśmie sądowym ale są wątpliwości, czy to są wszystkie dokumenty sądu, czy to są tylko te dokumenty, które nie mają podpisu, czy cokolwiek innego. Żeby to wyjaśnić niezbędna, konieczna i wymagana jest zmiana zarządzenia o biurowości, w zakresie załącznika numer 3 - dodaje.
Czytaj w LEX: Elektronizacja pism procesowych, doręczeń i posiedzeń jawnych w postępowaniu cywilnym w okresie pandemii COVID-19 >
Sądy mogą różnie interpretować
Jak mówi sędzia Karaś brak aktów wykonawczych będzie powodował, że sądy będą to różnorodnie interpretowały.
- Już słyszałem, że są wątpliwości czy orzeczenia sądowe są pismami sądowymi. Moim zdaniem oczywiście tak, ale nie wszyscy są tego zdania. Należy przypomnieć, że pracownicy sądów nie są wyposażeni w podpisy elektroniczne, gdyby byli można by publikować dokumenty sądowe z podpisem - wskazuje sędzia.
Z informacji Prawo.pl wynika, że resort rozważa przygotowanie zaleceń dla sądów w tym zakresie.
Czytaj:
E-doręczenia coraz bliżej, adwokaci piszą do ministerstwa>>
E-doręczenia już wkrótce, a portal informacyjny sądów nie jest na nie gotowy>>
Trzeba mieć konto, czy nie trzeba - oto jest pytanie
To kolejna wątpliwość, którą mają adwokaci, radcy i pełnomocnicy. - W naszej ocenie narzucanie obligatoryjnego posiadania konta na portalu informacyjnym i związanego z tym doręczania korespondencji sądowej jedynie drogą elektroniczną, jest niezgodne z Konstytucją. Stanowi to przejaw dyskryminacji wobec osób wykluczonych cyfrowo. Są to osoby zarówno w dojrzałym wieku, jak i młodsze, które z różnych względów nie są biegłe w posługiwaniu się aplikacjami innymi niż podstawowe pliki tekstowe, a przy bardziej zaawansowanych czynnościach wymagają pomocy osoby trzeciej. Żeby móc wdrażać takie rozwiązania powinno się przygotować szkolenia - nie tylko przez samorząd, ale przede wszystkim przez państwo. Samorząd nas wspiera, ale państwo nie może sprowadzać swojej roli we wdrażaniu przepisów do udostępnienia instrukcji. Musi też odpowiadać na pytania, które będą miały istotne znaczenie dla stosowania przepisów - mówi adwokat Anna Kątnik-Mania, wiceprzewodnicząca Stowarzyszenia Adwokackiego Defensor Iuris.
W jej ocenie, jeżeli nie zostanie to w żaden sposób zmienione na fakultatywną możliwość korzystania z tego typu doręczeń, to wymiar sprawiedliwości czeka wiele kolejnych problemów. - Pozornie zdawać by się mogło, że kłopoty te będą miały charakter techniczny, ale w rzeczywistości mogą one mieć realny wpływ na bieg postępowania. Mogą bowiem prowadzić do podważania prawidłowości czynności w postaci doręczenia, powstawania uzasadnionych wątpliwości co do biegu terminów, rozpoznawania „lawiny” wniosków o przywrócenie terminów. Wszystko to może mieć miejsce, jeżeli sądy będą doręczać korespondencję wyłącznie za pośrednictwem portalu informacyjnego, bez kierowania jej drogą tradycyjną - dodaje.
Wskazuje też na inne kwestie. - Zabezpieczania naszych danych - pełnomocnik ma wpisywać adres zamieszkania, a on nie jest zawsze tożsamy z adresem kancelarii i mamy prawo nie chcieć, by osoba niepożądana nie wiedziała, gdzie mieszkamy. Dalej - pracownicy kancelarii, którzy w różny sposób mają umożliwiony dostęp do portalu i może pojawić się problem otwarcia przez nich takiego pisma. Ponadto może się zdarzyć, że nie otrzymamy powiadomienia o napływie dokumentu albo zostaniemy zasypani informacjami, że dokumenty pojawiły się w systemie i trzeba będzie je po kolei, ręcznie sprawdzać- dodaje adwokatka - dodaje adwokat.
Także w ocenie Przemysława Rosatiego, prezesa Naczelnej Rady Adwokackiej, we wprowadzonej regulacji nie ma przepisu, który nakłada na pełnomocnika procesowego będącego adwokatem lub radcą prawnym obowiązku posiadania konta w systemie. - Moim zdaniem doręczenie pisma w trybie tej ustawy nie może być skutecznie dokonane, jeśli ktoś nie posiada konta w systemie. Jest mowa nie o stworzeniu możliwości zapoznania się z pismem ale o doręczeniu, to jest czynność, która musi być dokonana. Nie można stwarzać fikcji doręczenia, musi dojść do realnego doręczenia pisma - podkreśla.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
