COVID-19 kancelarii nie oszczędza, stąd coraz to nowe propozycje jak kryzys i czas po kryzysie przetrwać. I chociaż autorzy najnowszego raportu- profesor Ryszard Sowiński z Wyższej Szkoły Bankowej w Poznaniu, ekspert w obszarze zarządzania kancelariami prawnymi i Bartłomiej Majchrzak – doradca kancelarii w obszarze transformacji technologicznej - podkreślają, że nie ma co go łączyć tylko z epidemią, bo zawiera informacje przydatne w każdym czasie, może pomóc i w tym zakresie.

- Współczesny rynek usług prawniczych skłania nas do poszukiwania sposobów na poprawę efektywności pracy i zyskowności kancelarii. Jednym z narzędzi umożliwiających osiągnięcie tego celu jest oprogramowanie wspierające zarządzanie kancelarią. Obserwując zmieniające się warunki wykonywania naszego zawodu i związane z tym potrzeby, dostrzegam wzrost zainteresowania radców prawnych nowymi technologiami - wyjaśnia radca prawny Włodzimierz Chróścik, przewodniczący Komisji. I dodaje, że zainteresowanie taką tematyką widać choćby na forach prawniczych.

 

 

- Pojawiają się pytania o rekomendacje kolegów i koleżanek dotyczące używanych przez nich programów. Jednocześnie z badań przeprowadzonych przez fundację LegalTech Polska wynika, że ponad połowa prawników jest przekonanych, że na rynku nie ma rozwiązań informatycznych, które w pełni uwzględniałyby specyfikę obsługi prawnej oraz dostrzega problem braku informacji o rozwiązaniach technologicznych - dodaje.

Czytaj: Innowacje, specjalizacja, klienci - kancelarie tak widzą szansę na przetrwanie po COVID-19>>
 

"Mapa drogowa" w zakresie zarządzania

Raport przeznaczony jest - jak podkreślają jego autorzy - dla prawników rozważających wdrożenie lub zmianę oprogramowania do zarządzania kancelarią prawną. Odpowiada na 4 pytania:

  • jakie są cechy i funkcjonalności programów funkcjonujących na polskim rynku?
  • w jaki sposób przeprowadzić proces wyboru programu?
  • jak z sukcesem wdrożyć wybrane oprogramowanie?
  • jakie programy do zarządzania funkcjonują na polskim rynku?

Wskazano w nim, że obecnie na rynku funkcjonuje co najmniej 25 programów do zarządzania kancelarią. Mają różne funkcjonalności (w raporcie omówiono ich aż 127), wykorzystują różne technologie, różnią się między sobą wyglądem, cenami, modelami płatności, zakresem wsparcia producentów itd. Różne są też kancelarie i ich potrzeby.

-  Inwestycje w takie oprogramowanie zwracają się dość szybko. I zaznaczam, nie chodzi o duże nakłady finansowe - w  przypadku małych kancelarii to koszt rzędu od kilkudziesięciu do ponad 100 zł miesięcznie za stanowisko. W zamian użytkownik otrzymuje oszczędność czasu i pracy, szybki dostęp do wytworzonych wcześniej dokumentów, możliwość zbadania opłacalności zleceń, lepsze opanowanie zadań, terminów. Ważne jest także poczucie, że sprawy są pod kontrolą. Wdrożenie programu to krok w kierunku cyfrowej transformacji. Korzyści jest znacznie więcej. Warunkiem jest, aby kancelaria dobrała właściwy program i odpowiednio go wdrożyła. – mówi profesor Sowiński. 

I dodaje, że takie programy zapewniają też sprawną współpracę pomiędzy prawnikami oraz prawnikami a klientami. - Umożliwiają także nadzór nad pracą prawników. W ostatnich 10 latach ceny usług prawniczych spadły mniej więcej o 30 do 50 proc., jednocześnie koszy działalności wzrosły. Dlatego kancelarie szukają sposobów na poprawę efektywności – a programy do zarządzania kancelarią to umożliwiają – dodaje.  

 


Po pierwsze - nie każdy tego potrzebuje

Autorzy opracowania wskazują, że nie każda kancelaria potrzebuje dedykowanego programu do zarządzania. W wielu przypadkach - jak dodają - mniejsze kancelarie (np. 1-2 osobowe) prowadzące jednocześnie zaledwie kilka spraw, nie będą potrzebować zaawansowanych narzędzi wspierających zarządzanie. 

- Potrzeba taka pojawi się, gdy właściciel, wraz ze wzrostem ilości pracy, zacznie odczuwać brak kontroli nad sprawami, zadaniami, rozliczeniami itd. Jeżeli kancelaria działa w małym i zwinnym zespole, kluczowe będzie wsparcie wymiany informacji i aktualnie wykonywanych zadań. Do tego wystarczy proste narzędzie do zarządzania zadaniami zintegrowane z kalendarzem - a takich na rynku jest sporo. Potrzeby technologiczne rosną wraz z wielkością organizacji - czytamy w raporcie. 

Innymi słowy wzrost kancelarii to dobry moment, na opisanie tego, w jaki sposób funkcjonuje. Jakie procedury i dobre nawyki udało się
wypracować? Jakie powtarzalne czynności mogłaby wesprzeć technologia? Które elementy organizacyjne zawodzą i wymagają usprawnień? 

- Odpowiedzi na te pytania pozwolą sprecyzować, jakich narzędzi potrzebuje dana kancelaria - wskazują autorzy. 

To, czy warto inwestować w takie oprogramowanie zależy od indywidualnej sytuacji prawnika. Jeżeli jest to jednoosobowa kancelaria, która prowadzi zaledwie kilka spraw albo jeżeli jest to prawnik, dla którego priorytetem jest odzyskanie płynności finansowej – być może ma dziś priorytety niż zakup oprogramowania - mówi profesor Ryszard Sowiński.

Czytaj: IT w służbie radców prawnych - jest druga część Księgi Bezpieczeństwa>>
 

Pierwszy krok? Projekt

Profesor dodaje, że takie rozwiązania są dla kancelarii zajmującej się klientami indywidualnymi jak i biznesowymi. - W mojej ocenie zarówno dla kancelarii zajmującej się klientami indywidualnymi jak i biznesowymi, zarówno indywidualnej jak i wieloosobowej. Programy przydadzą się szczególnie tam, gdzie jest sporo zadań, terminów, dokumentów, spraw, tam gdzie trudno określić jak opłacalna jest współpraca z klientem, tam gdzie prawnicy muszą współpracować ze sobą – mówi profesor. 

Co wtedy powinien zrobić? Pierwszy krok jak wynika z raportu to podejście projektowe. - Projekt będzie bardziej złożony w większych kancelariach - wskazują jego autorzy. 

Radzą prawnikom by: zdefiniowali problem lub wyzwanie rozwojowe, zaplanowali projekt, zakomunikowali go wszystkim pracownikom, porozmawiali z zespołem, stworzyli listę potrzeb funkcjonalnych, opisali jak działa kancelaria, zdefiniowali potrzeby sprzętowe, stworzyli szeroką listę programów, złożyli zapytania ofertowe i... zorganizowali prezentacje handlowe, stworzyli krótką listę programów. A potem przetestowali programy, stworzyli arkusz ocen programów, negocjowali cenę i wybrali program. 

Dokładnie opisują każdy z tych kroków. - W 9 na 10 przypadkach kancelarie nie będą potrzebowały rozwiązań rewolucyjnych. Ich główną potrzebą jest uporządkowana korespondencja, możliwość odtworzenia stanu sprawy sprzed roku a także zbadanie, ile kancelaria zarobiła na konkretnej sprawie, prawniku i kliencie - dodają.