Jak usprawnić postępowanie egzekucyjne? Komornicy chcą akt elektronicznych
Od 1 czerwca sądy mają obligatoryjnie przesyłać komornikom pisma poprzez portal informacyjny sądów. Komornicy, jak sami podkreślają, do tej zmiany są przygotowani, bo konta w portalu mają od dłuższego czasu. Co więcej, chcieliby kolejnych zmian usprawniających i przyspieszających postępowanie egzekucyjne – marzą im się akta elektroniczne i system im dedykowany, zintegrowany m.in. z systemem sądowym, w którym byłyby wszystkie dokumenty dotyczące prowadzonych przez nich spraw. Jak podkreślają, jest to konieczne, by uporać się z wszędobylską, utrudniającą pracę papierologią.
Informatyzacja postępowania egzekucyjnego będzie jednym z głównych tematów ogólnopolskiej konferencji naukowej pt. „Nowoczesne sposoby doręczeń w postępowaniu sądowym", która odbędzie się w piątek 29 maja w Auli Starej Biblioteki UW. Organizuje ją Wydział Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego wraz z Izbą Komorniczą w Warszawie oraz Okręgową Izbą Radców Prawnych w Warszawie. Partnerami są Ośrodek Naukowo-Szkoleniowy przy Krajowej Radzie Komorniczej, Currenda, Wolters Kluwer, Prawo.pl oraz Koło Naukowe Zawodów Prawniczych WPiA UW.
Wydarzenie zbiega się w czasie z wejściem w życie kolejnej istotnej zmiany w procedurze cywilnej. Od 1 czerwca br. o komorników i mediatorów stałych zostaje rozszerzony katalog podmiotów, którym sąd ma obligatoryjnie dostarczać przez portal informacyjny sądów (w razie niemożności doręczenia za pośrednictwem systemu teleinformatycznego) pisma sądowe oraz odpisy pism procesowych lub innych dokumentów niepochodzących od sądu, którymi sąd dysponuje w postaci elektronicznej. Nie dotyczy to pism sądowych, które podlegają doręczeniu wraz z odpisami pism procesowych stron lub innymi dokumentami niepochodzącymi od sądu, chyba że sąd dysponuje nimi w postaci elektronicznej – wynika z przepisu. To z kolei oznacza obowiązek posiadania przez obie grupy kont w portalu.
Czytaj: W Warszawie o nowoczesnych doręczeniach w postępowaniu sądowym>>
Komornicy informatyzacji się nie boją, doświadczenie mają
Komornicy na cyfryzację stawiają od dawna. Świadczy o tym choćby to, jak zabiegali o e-licytacje. Zaczęło się 11 marca 2020 r. – to wtedy uruchomiono portal, który dawał możliwość udziału wszystkim chętnym w e-licytacjach. Początkowo dotyczyło to ruchomości, jednak we wrześniu 2021 r. weszły w życie przepisy obejmujące również nieruchomości. W marcu 2025 r. Krajowa Rada Komornicza podliczyła, że w ciągu pięciu lat dzięki e-licytacjom udało się uzyskać ponad miliard złotych.
Przemysław Kubica, komornik sądowy przy Sądzie Rejonowym w Lesku, podkreśla, że w zakresie informatyzacji komornicy mogą być wzorem dla innych grup zawodowych. – Termin wdrożenia e-doręczeń mamy nominalnie wyznaczony na październik 2029 r., a już w tej chwili z tego rozwiązania korzystają praktycznie wszystkie kancelarie. Można powiedzieć, że jeśli chodzi o informatyzację, jesteśmy pionierami na rynku prawniczym. Kluczową dla nas kwestią jest stworzenie akt elektronicznych, co właściwie powinno być gotowe w grudniu 2020 roku. Kiedy zaczynałem swoją działalność w samorządzie 6 lat temu, nasze ówczesne władze poszły do Ministerstwa Sprawiedliwości z gotowym rozwiązaniem tzw. akt elektronicznych rozproszonych, opartych o dyski typu NAS. Ministerstwo odrzuciło gotowe rozwiązanie, gdyż wtedy była koncepcja, że będziemy to tworzyć przez portal informacyjny sądów powszechnych. W 2021 roku uchwalono przepis w ustawie o komornikach sądowych odwlekający utworzenie akt elektronicznych bez wyznaczania terminu - zaznacza. I dodaje, że gdyby system akt elektronicznych powstał dzisiaj, dokumenty, które wysyłane są przez e-doręczenia, mogłyby się w nim znaleźć bez znacznego nakładu pracy związanego z dostosowaniem aplikacji komorników. - Dostosowanie po stronie naszych aplikacji też będzie kosztować – niestety na to MS nie przewidziało póki co finansowania - podsumowuje.
W jego ocenie, w tym momencie najważniejszą kwestią jest, by ministerstwo z jednej strony słuchało środowiska komorników w zakresie informatyzacji postępowania egzekucyjnego – z uwagi na, jak wskazuje, olbrzymie doświadczenie komorników we wdrażaniu projektów – a z drugiej, by nie zmieniało koncepcji.
Mamy bardzo dobry system do obsługi naszych kancelarii, do komunikacji z zewnętrznymi systemami, do wysyłki korespondencji właśnie w zakresie e-doręczeń, do komunikacji np. z wdrożonym niedawno elektronicznym urzędem skarbowym, z bankami – dzięki czemu komunikacja z tymi systemami trwa sekundy. Natomiast powtórzę: problemy mogą pojawić się po drugiej stronie. Przykładowo koncepcja akt elektronicznych wymaga pracy, pewnego wysiłku po stronie ministerstwa. Rozwiązania powinny być tworzone, tak aby zasilanie systemu akt elektronicznych nie nakładało nowych obowiązków administracyjnych i aby to, co da się zautomatyzować, automatyzować – podsumowuje Kubica.
E-pisma? Oby jak najszybciej
Komornik podkreśla równocześnie, że z punktu widzenia komornika właśnie akta elektroniczne są niezmiernie ważne, bo przyspieszają pracę i ograniczają „papierologię". - Chodzi oczywiście o to, by nie trzeba było drukować pism, zszywać, przyklejać, doklejać, robić tej całej biurokratycznej pracy. Ale to nie tylko ułatwienie dla nas. Jest to też istotne z punktu widzenia obywatela – chodzi o to, żeby mógł on w odpowiedni sposób z tych dokumentów korzystać. Zresztą mamy już gotowe rozwiązania, które są powszechnie stosowane. Przykładowo logując się do Urzędu Skarbowego, logujemy się profilem zaufanym – taki sam system można stworzyć przy aktach elektronicznych; tam, już po weryfikacji tożsamości, możliwe byłoby przeglądanie akt w poszczególnych kancelariach komorniczych. Nie ma przecież żadnej potrzeby, żeby dokument z postępowania egzekucyjnego wysyłać stronom w sposób tradycyjny - powinno się to, w obecnych czasach, odbywać głównie poprzez systemy teleinformatyczne, a wszystkie informacje dotyczące danej osoby i danej sprawy powinny być skompletowane w jednym miejscu - mówi.
I podaje konkretne przykłady. - Wpływa skarga na czynności komornika, przygotowuję na nią odpowiedź, generuję kartę rozliczeniową i inne dokumenty, następnie umieszczam to w systemie ministerialnym, gdzie wszystkie dokumenty dotyczące danej osoby i danej sprawy są połączone. System akt elektronicznych agreguje je do wersji, którą można przeglądać jak akta papierowe – wskazuje Kubica.
Także Przemysław Małecki, przewodniczący Rady Izby Komorniczej w Warszawie, podkreśla, że z punktu widzenia komorników ważne jest to, by akta były elektroniczne.
Chcemy prowadzić postępowania egzekucyjne w oparciu o akta elektroniczne, ale równie ważne jest zapewnienie stronom postępowań oraz sądom bieżącego, elektronicznego dostępu do tych akt. Naszym nadrzędnym celem na najbliższe lata powinno być odejście od papierowego obiegu dokumentów. Jest to cel realny do osiągnięcia, ponieważ komornicy są dziś najbardziej zinformatyzowanym zawodem prawniczym w Polsce. Od lat skutecznie korzystamy z elektronicznej komunikacji m.in. z urzędami skarbowymi, ZUS-em oraz wieloma innymi systemami państwowymi. Nadal jednak obowiązujące przepisy nakładają na nas obowiązek prowadzenia akt również w formie papierowej — mówi.
Jak dodaje, rozwój nowych technologii powinien przekładać się także na funkcjonowanie postępowań sądowych i egzekucyjnych.
Obywatel powinien mieć możliwość uzyskania dostępu do swoich akt w dowolnym momencie i w czasie rzeczywistym. Takie rozwiązanie usprawniłoby postępowania i realnie przyspieszyło ich przebieg. Dziś wciąż znaczna część korespondencji, również tej pomiędzy komornikami a sądami, odbywa się w tradycyjny sposób - za pośrednictwem poczty. Optymalnym rozwiązaniem byłoby stworzenie systemu, w którym sędzia, po zalogowaniu, miałby natychmiastowy dostęp do e-akt oraz możliwość przekazywania elektronicznej korespondencji. Pozwoliłoby to zaoszczędzić często wiele tygodni - wskazuje.
Łukasz Orziński, członek Krajowej Rady Komorniczej, komornik sądowy przy Sądzie Rejonowym Szczecin-Centrum w Szczecinie, wskazuje, że komornicy cały czas zabiegają o e-akta.
Natomiast zdaję sobie sprawę z tego, jak długo trwają procesy legislacyjne. Ministerstwo Sprawiedliwości na ten moment zapewnia, że system akt elektronicznych oczywiście będzie tworzony, ale – jak podkreśla – wymaga on zmian legislacyjnych. I chyba ministerstwo już powoli dojrzewa do tego, że samodzielnie takiego systemu nie stworzy i będzie potrzebowało naszej, komorniczej pomocy. Chodzi oczywiście o system dedykowany komornikom i postępowaniom, które prowadzimy, oraz zintegrowany z pozostałymi systemami. Natomiast dopóki te zmiany legislacyjne nie nastąpią, propozycja jest taka, żeby w okresie przejściowym dać komornikom i stronom postępowań możliwość dostępu do tych akt elektronicznych, które trafią do portalu informacyjnego sądów. Przypomnijmy: od 1 czerwca sądy będą doręczać nam obligatoryjnie pisma sądowe. Natomiast docelowym rozwiązaniem byłyby akta elektroniczne i specjalny system, co zdecydowanie usprawni postępowanie egzekucyjne – podsumowuje.
Jak system, to dedykowany komornikom
Przemysław Kubica ocenia równocześnie, że portal informacyjny sądów powszechnych nie nadaje się do takich rozwiązań jak komornicze akta elektroniczne. – Kto z niego korzystał, wie, że wymaga on klikania i przechodzenia po zakładkach i jest bardzo nieintuicyjny. W przypadku postępowania egzekucyjnego akta powinny zostać przedstawione stronie, tak aby zachowana była chronologia, gdyż pewne czynności wymagają innych – np. opis i oszacowanie nieruchomości wymaga uprzedniego jej zajęcia. Potrzebne są również rozwiązania funkcjonalne, na przykład aby dało się zaznaczać pewne strony akt i móc do nich łatwo wracać. Takich udogodnień powinno być więcej. Innym przykładem może być kwestia, jak umieścić w PISP nagrania z czynności – mówimy tu o plikach w rozmiarach setek gigabajtów, np. w przypadku wielogodzinnej eksmisji. Nie każda kancelaria ma łącze internetowe pozwalające to zrobić szybko, no chyba że będziemy akta wysyłać wirtualnie, a fizycznie nosić nośniki do sądu. Jest jeszcze kwestia wnoszenia pism – obecnie przepisy wskazują na utworzenie odrębnego systemu teleinformatycznego. A czemu nie skorzystać z systemu e-doręczeń zamiast tworzyć odrębny system, co spowoduje konieczność zapoznania się z nim przez obywateli, a u nas spowoduje konieczność kolejnej integracji – mówi. I dodaje, że gotowe rozwiązania są na stole – wystarczy po nie sięgnąć.
Zwraca na to uwagę również Łukasz Orziński.
Chcemy być częścią oczywiście większego systemu, natomiast istotne jest, by powstał system teleinformatyczny dedykowany dla komorników i żebyśmy właśnie dzięki niemu mogli przejść na akta elektroniczne. To bezpieczna perspektywa choćby z punktu widzenia ochrony danych. Mamy już przedstawiony MS nasz pomysł w tym zakresie, ale oczywiście jesteśmy też gotowi przyjąć kompromisowe rozwiązanie. Bo powiedzmy wprost: każdy element automatyzacji i każdy element cyfryzacji postępowania egzekucyjnego jest niezmiernie istotny zarówno dla stron, jak i komorników – podkreśla.
Przewodniczący Rady Izby Komorniczej w Warszawie podkreśla z kolei kwestie bezpieczeństwa przechowywania danych.
Potrzebujemy nowoczesnego systemu umożliwiającego kompleksowe prowadzenie postępowań egzekucyjnych w całości w formie elektronicznej. Chodzi nie tylko o obsługę danych stron czy wymianę pism, ale również o bezpieczne zarządzanie całością dokumentacji wpływającej w sposób tradycyjny do kancelarii, w tym tytułami wykonawczymi. Takie rozwiązanie musi gwarantować wysoki poziom bezpieczeństwa danych oraz możliwość korzystania z niego przez wszystkich uprawnionych użytkowników (dłużników, wierzycieli, pełnomocników, sądy i komorników). Kluczowe jest także odpowiednie zabezpieczenie dostępu do tych baz - podkreśla.
Istotna automatyzacja postępowania egzekucyjnego
Orziński dodaje, że jednym z celów jest również większa automatyzacja postępowania egzekucyjnego. – Mamy projekt automatyzacji komunikacji z ZUS-em i tutaj też intensywnie działamy. Generalnie chodzi o zautomatyzowanie obsługi zajęć egzekucyjnych. ZUS wielokrotnie nam wskazywał, że jest to istotne choćby dlatego, iż po stronie ZUS-u wiąże się z dużym nakładem pracy; z naszej perspektywy również taka automatyzacja zwiększyłaby efektywność naszego działania. Przykładowo obecnie dokumenty związane z zajęciem emerytury i renty są wysyłane nam przez ZUS papierowo, a to dlatego, że komornicy będą mieli obowiązek wdrożenia skrzynek do e-doręczeń dopiero w 2029 r. Tymczasem my jesteśmy już przygotowani na odbieranie e-pism i przesyłamy pisma do ZUS elektronicznie. Chodzi o to, by taka komunikacja odbywała się w obie strony. Takie rozwiązania już przećwiczyliśmy z Krajową Administracją Skarbową w ramach e-urzędu skarbowego. Chodzi tu też oczywiście o zmianę w przepisach, by stworzyć podstawę do takiej komunikacji z ZUS – wskazuje komornik.
I dodaje, że plusem byłoby to, że system ZUS mógłby dokumenty od komornika przetwarzać bezobsługowo albo przy minimalnym zaangażowaniu człowieka. Zapewnia również, że komornicy są przygotowani do zbliżających się zmian.
Oczywiście komornicy wdrożyli już te zmiany po swojej stronie, czyli posiadają konta w portalu informacyjnym. Wcześniej mogliśmy je posiadać dobrowolnie, teraz to się zmieni. Natomiast to, co postulujemy, to oczywiście możliwość przesyłania pism przez komorników do portalu informacyjnego sądów, tym bardziej, że mamy już przygotowaną aplikację, która integruje nasze systemy komornicze z portalem. Oczywiście istotne jest też to, jak rozwiną się funkcje portalu – jesteśmy przygotowani na to, by ta komunikacja możliwa była w obie strony – podsumowuje.
