Elektroniczny dostęp do akt postępowań sądowoadministracyjnych wymaga poprawy
Postępowanie elektroniczne przed sądami administracyjnymi, choć od lat zapowiadane jako istotny krok w kierunku cyfryzacji sądownictwa, w praktyce funkcjonuje w sposób dalece odbiegający od ustawowych założeń. Problem nie wynika jednak wyłącznie z braku sprawności organizacyjnej poszczególnych sądów wojewódzkich, lecz z niedostatecznego nadzoru instytucjonalnego – pisze dr Bartosz Bacia, radca prawny.
Zgodnie z art. 12a par. 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2023 r. poz. 1634 ze zm., dalej: PPSA), dla każdej sprawy sądowej zakłada się akta w postaci papierowej albo elektronicznej. Przepis art. 12b par. 2 PPSA przewiduje możliwość wnoszenia pism procesowych w formie dokumentu elektronicznego za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej sądu, a w art. 12b par. 3 PPSA ustawodawca dopuścił konwersję pism pomiędzy formą papierową a elektroniczną. Dopełnieniem tych regulacji są przepisy art. 46–49 PPSA, które nakładają na pisma wnoszone w postaci elektronicznej obowiązek spełnienia wszystkich wymogów przewidzianych dla pism procesowych oraz wyposażenia ich w kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany albo podpis osobisty.
Zobacz również: Korespondencja online z sądem w obie strony byłaby lepsza
PASSA da bezpośredni wgląd do akt
Na tle powyższych unormowań Naczelny Sąd Administracyjny wdrożył system teleinformatyczny PASSA (Platforma Akt Sądów Administracyjnych), którego celem było umożliwienie stronom i ich pełnomocnikom bezpośredniego wglądu do akt sprawy drogą elektroniczną. System ten miał w założeniu zastąpić konieczność osobistego zapoznawania się z aktami w czytelniach akt w poszczególnych wojewódzkich sądach administracyjnych, eliminując bariery czasowe i organizacyjne związane z koniecznością fizycznej obecności w sądzie.
Intencję tę potwierdza Zarządzenie nr 19 prezesa Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 19 lipca 2023 r. w sprawie zasad funkcjonowania systemu teleinformatycznego PASSA, w którym określono termin pięciu dni roboczych na udostępnienie akt sprawy w systemie PASSA od chwili wpływu dokumentu do sądu i włączenia go do akt. Regulacja ta stanowi rozwinięcie zasad wynikających z par. 36 ust. 2 Regulaminu urzędowania sądów administracyjnych, stanowiącego załącznik do rozporządzenia ministra sprawiedliwości z dnia 8 listopada 2021 r. w sprawie regulaminu urzędowania sądów administracyjnych (Dz.U. z 2021 r. poz. 2113), który stanowi, że: „Akta sprawy udostępnia się stronie lub jej pełnomocnikowi niezwłocznie, nie później niż w terminie pięciu dni roboczych od dnia złożenia wniosku o ich udostępnienie.”
Zastosowanie tego przepisu do akt elektronicznych wynika również z Zarządzenia nr 31 prezesa Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 8 września 2021 r. w sprawie wdrożenia systemu teleinformatycznego PASSA, które wprost odsyła do zasad określonych w regulaminie urzędowania sądów administracyjnych.
Zobacz też procedurę w LEX: Udostępnienie stronie akt postępowania sądowoadministracyjnego w systemie teleinformatycznym sądu >
PASSA nie taka idealna
System PASSA w teorii powinien ułatwić życie stronom postępowania oraz ich pełnomocnikom wprowadzając szybki i bezpośredni dostęp do akt postępowania online. Niestety, praktyka funkcjonowania systemu PASSA wskazuje jednak na istotną rozbieżność pomiędzy literą prawa a sposobem stosowania tych rozwiązań. W licznych przypadkach akta sprawy nie są wprowadzane do systemu przez wiele tygodni, a niekiedy nawet miesięcy, mimo że przepisy nakładają na sądy obowiązek niezwłocznego działania. Zdarza się również, że akta są niekompletne, brakuje w nich załączników, dokumentów uzupełniających bądź bieżących pism procesowych. W rezultacie strona, której teoretycznie przysługuje prawo wglądu do akt w systemie teleinformatycznym, w praktyce zmuszona jest do składania wniosków o wyznaczenie terminu w czytelni akt i oczekiwania na jego wyznaczenie, co często trwa wiele tygodni. Wielokrotnie spotykałem się z sytuacją, w której opóźnienia w udostępnianiu akt w systemie PASSA przekraczały 30 dni, co wypacza sens digitalizacji akt sądowoadministracyjnych.
Tego rodzaju praktyka pozostaje w sprzeczności z założeniami art. 12a–12b PPSA, jak również z celem Zarządzenia nr 19 prezesa NSA z 2023 r., a ponadto może rodzić wątpliwości w kontekście konstytucyjnej zasady prawa do sądu, wyrażonej w art. 45 ust. 1 Konstytucji RP, oraz prawa do rzetelnego procesu sądowego, o którym mowa w art. 6 ust. 1 Europejskiej Konwencji o Ochronie Praw Człowieka i Podstawowych Wolności (Dz.U. z 1993 r. nr 61 poz. 284).
Zobacz również: Asystent sędziego weźmie akta do domu
Pięć dni roboczych tylko w teorii
Należy przy tym podnieść, że problem ten nie wynika wyłącznie z braku sprawności organizacyjnej poszczególnych sądów wojewódzkich, lecz z niedostatecznego nadzoru instytucjonalnego. Kontrola prezesów sądów administracyjnych realizacji terminu pięciu dni roboczych, o którym mowa w par. 36 ust. 2 Regulaminu oraz w Zarządzeniu nr 19 z 2023 r. często bywa iluzoryczna. Brak reakcji na opóźnienia i brak mechanizmów egzekwowania tego obowiązku prowadzi do sytuacji, w której gwarancja elektronicznego dostępu do akt ma charakter czysto deklaratywny i nie wywołuje skutków w praktyce.
Zobacz też procedurę w LEX: Przeglądanie akt sądowych >
W konsekwencji należy stwierdzić, że mamy do czynienia ze swoistą fragmentacją postępowania elektronicznego w sądach administracyjnych. Pisma sądowe doręczane są za pośrednictwem platformy e-PUAP, jednak same akta nie są automatycznie uzupełniane w formie elektronicznej, jak ma to miejsce w sądach powszechnych. System PASSA to bowiem nic innego jak zbiór skanów dokumentów papierowych wgranych na serwer sądu w określonej dacie w toku postępowania (tj. po złożeniu stosownego wniosku).
Okazuje się, że istnienie formalnych podstaw prawnych oraz systemu teleinformatycznego nie znajduje odzwierciedlenia w codziennej praktyce szczególnie mniejszych i słabiej obsadzonych sądów administracyjnych, co skutkuje naruszeniem prawa strony do elektronicznego dostępu do akt i często czyni fizyczną wizytę w czytelni sądu konieczną, tak jak przed laty.
Bartosz Bacia, autor jest doktorem nauk prawnych i radcą prawnym w Warszawie
Zobacz też w LEX: AI w kancelarii prawnej – jak korzystać bezpiecznie i zgodnie z prawem? >
