To nie wszystko. Z informacji Prawo.pl wynika, że zgodnie z projektem zarządzenia o przesłaniu pisama sądowego pocztą ma być wraz  z pouczeniami opublikowane w portalu informacyjnym, żeby pełnomocnicy wiedzieli, czy pismo dostaną tradycyjnie czy poprzez e-doręczenia. 

Przypomnijmy, już ponad miesiąc obowiązują nowe przepisy procedury cywilnej, zgodnie z którymi sądy mogą dostarczać pisma sądowe poprzez portal informacyjny sądu.

Zobacz w LEX: Zasady doręczania pełnomocnikom zawodowym pism sądowych przez Portal Informacyjny - nagranie ze szkolenia >

Praktyka nadal jest jednak niejednolita - nie tylko między apelacjami, ale i wydziałami. W części e-doręczenia stały się normą, w innych - wyjątkiem. Główną przeszkodą jest właśnie zarządzenie Ministra Sprawiedliwości, którego mimo apeli, nadal nie zmieniono.

Czytaj: Stare zarządzenie ministra sprawiedliwości utrudnia e-doręczenia>>

Problematyczny załącznik numer trzy 

Problem - jak mówią sędziowie, ale i pracownicy sądów - tkwi w zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości z 19 czerwca 2019 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej, zwanego zarządzeniem o biurowości lub instrukcją kancelaryjną. Załącznik 3 zawiera katalog zamknięty pism sądowych, które mogą być zamieszczone w sądowym systemie teleinformatycznym i odnotowane w nim jako wydane, bez podpisu własnoręcznego. Wątpliwości jest sporo - począwszy od tego czym jest pismo sądowe, po kwestię czy można tą drogą doręczać orzeczenia, a jeśli tak - to w jaki sposób. Część prezesów sądów wzięło jednak sprawy w swoje ręce i wydało w tym zakresie zarządzenia. 

Zobacz procedurę w LEX:  Doręczanie pism sądowych >

Prawnicy przyznają, że obecnie największym problemem - poza szeroko komentowanymi problemami z funkcjonalnością portalu (to ma się zmienić w połowie września) - jest niejednolitość w podejściu sądów. Część prezesów już na początku zdecydowała, że w ich sądach e-doręczenia nie będą stosowane, lub będą tylko w wyjątkowych przypadkach. Inni - tu przykład płynie choćby z Sądu Okręgowego we Wrocławiu - rozwiązali problem zarządzeniem. 

Gdyby ministerstwo zmieniło zarządzenie określając co i w jaki sposób sądy doręczają nie byłoby w zasadzie problemów jakie obecnie utrudniają realizację doręczenia elektronicznego określonego w art. 15 zzs[9] ustawy z dnia 2 marca 2020 r. w brzemieniu nadanym ustawą z dnia 28 maja 2021 r. Jestem tego pewien na przykładzie naszego sądu. Prezes Sądu Okręgowego we Wrocławiu wydał szczegółowe zarządzenie, które określa jakie czynności mają podejmować sędziowie, sekretariat aby prawidłowo zrealizować doręczenia elektroniczne. Zarządzenie to jest opublikowane na stronie internetowej sądu - mówił niedawno w rozmowie z Prawo.pl sędzia Grzegorz Karaś z Sądu Okręgowego we Wrocławiu.

Czytaj w LEX: System doręczeń z uwzględnieniem e-doręczeń (doręczeń elektronicznych oraz doręczeń przez Portal Informacyjny) >

 

Sprecyzował też jak to wygląda w jego sądzie. - Przykładowo wydaję orzeczenie na posiedzeniu niejawnym. Nie zatwierdzam go do publikacji od razu, więc nie pojawia się od razu w portalu, ale zatwierdzam go w systemie biurowym jako projekt. Sekretariat przed publikacją w portalu umieszcza na nim klauzulę informacyjną, która brzmi: Opublikowanie niniejszego dokumentu w Portalu Informacyjnym stanowi doręczenie go adwokatowi, radcy prawnemu, rzecznikowi patentowemu lub Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej ustanowionym w sprawie. I pełnomocnik ma jasną i czytelną informację, że publikacja w portalu stanowi doręczenie zgodnie z art. 15zzs[9] - wskazywał. 

Czytaj w LEX: Doręczanie pism sądowych za pośrednictwem portalu informacyjnego sądu - aspekty praktyczne >

Zarządzenia prezesa wrocławskiego sądu reguluje również sytuacje, w której coś się pojawia w portalu informacyjnym, ale jednocześnie jest doręczane przez pocztę, bo takie zarządzenie wydał przewodniczący. -  Sekretariat umieszcza wtedy klauzulę informacyjną o treści: „Dokument ten podlega doręczeniu pocztowemu, a publikacja w portalu ma wyłącznie charakter informacyjny”. Skutek jest taki, że pełnomocnik który otwiera w portalu informacyjnym dokument od razu widzi czy doręczenie jest elektroniczne, czy też pismo sądowe nadejdzie pocztą i od jakiej daty rozpoczynają bieg terminy procesowe - zaznaczał Karaś. 

Czytaj: MS rozważa zmiany w zasadach e-doręczeń>>

Pełnomocnicy apelowali o zmiany

Warto przypomnieć, że o zmiany w zakresie choćby działania Portalu Informacyjnego Sądów Powszechnych apelowali radcy prawni i adwokaci. W drugiej połowie lipca Przemysław Rosati, prezes Naczelnej Rady Adwokackiej, wystosował pismo do Katarzyny Frydrych, podsekretarz stanu w Ministerstwie Sprawiedliwości, z postulatem niezwłocznego podjęcia działań legislacyjnych i organizacyjnych, zapewniających prawidłowe i jednolite we wszystkich sądach zasady elektronicznego doręczania pism procesowych.

Zobacz procedurę w LEX: Wnoszenie pisma przez adwokata, radcę prawnego lub rzecznika patentowego >

Zaapelował przy tym o następujące funkcjonalności:

  • skrzynkę odbiorczą – miejsce grupujące wyłącznie dokumenty podlegające doręczeniu, obok już istniejącej funkcjonalności „Dokumenty”;
  • elektroniczne urzędowe poświadczenie odbioru pisma procesowego – dokument generowany po doręczeniu z możliwością jego wydruku lub zapisania na dysku użytkowania portalu, celem stworzenia możliwości posiadania przez pełnomocnika procesowego potwierdzenia doręczenia pisma sądowego;
  • wyodrębnienie w przesyłanym do pełnomocnika procesowego zawiadomieniu za pośrednictwem poczty elektronicznej, informacji o dokumentach oczekujących na doręczenie w oparciu o art. 15 zzs9 ust. 2 ustawy, od informacji o innych pismach umieszczanych w portalu, które nie podlegają doręczeniu w tym trybie;
  • prawidłowe i jednolite oznaczanie dokumentów zamieszczonych w portalu, w taki sposób, aby nie budziło wątpliwości, że dokument ten podlega doręczeniu w trybie powołanej ustawy i kto jest jego adresatem;
  • zautomatyzowanie procesu przypisywania dostępu do sprawy w sytuacji ustanowienia pełnomocnika procesowego lub zmiany sygnatury akt sprawy;
  • wprowadzenie jednolitego standardu dla doręczeń orzeczeń wraz z uzasadnieniami, aby wyeliminować niepewność co do daty, od której biegnie termin na wniesienie środka zaskarżenia;
  • stworzenie funkcjonalności pozwalającej pełnomocnikowi substytucyjnemu lub użytkownikowi subkonta na rezygnację z udzielonego dostępu do sprawy;
  • stworzenie funkcjonalności pozwalającej głównemu pełnomocnikowi na zarządzanie dostępem do poszczególnych spraw, w tym stworzenie możliwości nadawania uprawnień do odbioru pism sądowych użytkownikowi posiadającemu subkonto w portalu w ramach konta głównego pełnomocnika procesowego;
  • wyłączenie możliwości modyfikowania treści dokumentów lub zmiany udostępnionych plików przez pracowników sądów po ich publikacji w portalu;
  • zamieszczanie w portalu dokumentów podlegających doręczeniu w godzinach pracy sądów.  

Prawnicy chcieliby również wprowadzenia obowiązku weryfikowania czy pełnomocnik procesowy posiada konto w portalu, a także czy posiada dostęp do sprawy.

Zobacz linię orzeczniczą w LEX: Adres elektroniczny profesjonalnego pełnomocnika >