Na początku września ma odbyć się spotkanie m.in. sędziego Wojciecha Łukowskiego, prezesa Sądu Okręgowego we Wrocławiu i - co ważne - zastępcy Koordynatora Krajowego ds. koordynacji wdrożeń systemów informatycznych w sądach powszechnych - z prezesami i przedstawicielami Naczelnej Rady Adwokackiej i Krajowej Rady Radców Prawnych. Temat to oczywiście e-doręczenie i funkcjonalności Portalu Informacyjnego Sądów Powszechnych.
Co ważne - jak ustaliło Prawo.pl - mowa będzie nie tylko o zmianach, które będą wprowadzane w najbliższym czasie ale i o przyszłych rozwiązaniach. A taką "marchewką" dla pełnomocników ma być choćby możliwość zaznaczania w portalu urlopów. Jedna z propozycji idzie też w takim kierunku, by w okresie "urlopu pełnomocnika" - np. 2 tygodni, nie było skutków doręczenia, czyli nie biegły terminy. Portal ma także służyć pełnomocnikom do wzajemnych doręczeń e-pism, co z kolei mogłoby by być punktem wyjścia do e-pozwów.
Zobacz procedurę w LEX: Doręczanie pism sądowych >
Tyle w teorii, bo te zmiany, jak mówi serwisowi Prawo.pl m.in. sędzia Łukowski, będą wymagać interwencji legislacyjnej. Tego co powinno się zmienić, będą zresztą dotyczyć wrześniowe rozmowy. Prezes sam jest w tym zakresie optymistą - uważa, że wprowadzenie funkcji kalendarza pełnomocnika, czy możliwość wpisywania urlopów do portalu, jest możliwe jeszcze przed następnymi wakacjami. Z naszych nieoficjalnych informacji wynika, że i MS nie mówi temu "nie".
Czytaj: Stare zarządzenie ministra sprawiedliwości utrudnia e-doręczenia>>
Galimatias e-doręczeniowy
Warto przypomnieć jak obecnie wygląda sytuacja. Od soboty, 3 lipca, sądy mają możliwość doręczania pism sądowych poprzez portal informacyjny sądu. Obecnie nie wszystkie to robią - co już powoduje spore utrudnienia dla pełnomocników. Jak pisało kilkukrotnie Prawo.pl, brakuje bowiem zmiany w zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości z 19 czerwca 2019 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej, zwanego zarządzeniem o biurowości lub instrukcją kancelaryjną. Załącznik 3 zawiera katalog zamknięty pism sądowych, które mogą być zamieszczone w sądowym systemie teleinformatycznym i odnotowane w nim jako wydane, bez podpisu własnoręcznego.
Zobacz w LEX: Zasady doręczania pełnomocnikom zawodowym pism sądowych przez Portal Informacyjny - nagranie ze szkolenia >
Wątpliwości jest sporo - począwszy od tego czym jest pismo sądowe, po kwestię czy można tą drogą doręczać orzeczenia, a jeśli tak - to w jaki sposób. Część prezesów sądów wzięła jednak sprawy w swoje ręce i wydaje w tym zakresie zarządzenia, inni... czekają. Samo MS pracuje nad nowelizacją instrukcji sądowej, ale kiedy skończy i co w niej się zmieni - nie wiadomo.
Kolejną kwestią jest sama funkcjonalność portalu. - W mojej ocenie była możliwość wprowadzenia e-doręczeń od razu z dodatkowymi funkcjonalnościami portalu informacyjnego sądu. Tak się nie stało m.in. ze względu na to jak przebiegały prace nad zmianami przepisów. Było zbyt mało czasu od ujawnienia przepisów, krótkie vacatio legis, pomimo dokonywania zmian przepisów w trakcie procesu legislacyjnego, dlatego część z potrzebnych funkcji, m.in. tzw. moduł doręczeń, czy automatyczny przepływ informacji o doręczeniu do systemu sądowego - zacznie działać od września, mniej więcej - szacując ostrożnie od połowy, przy czym to nie są funkcje, które warunkują skuteczność czy niezaprzeczalność doręczenia, ona już dziś jest osiągana, tyle tylko, że jeżeli założono, że one będą to wdrożenie bez tych funkcji stwarza wszystkim uczucie niedosytu - mówi dzisiaj prezes Łukowski.
Czytaj w LEX: System doręczeń z uwzględnieniem e-doręczeń (doręczeń elektronicznych oraz doręczeń przez Portal Informacyjny) >
O co chodzi? M.in. o to, by pełnomocnik w osobnym okienku widział tylko dokumenty do doręczeń, a nie wszystkie dokumenty z systemu sądowego jakie publikuje się w portalu, bo tych ostatnich jest bardzo dużo. W praktyce w systemie wydziałowym dokument będzie odpowiednio oznaczony i wtedy w portalu znajdzie się w osobnym widoku dokumentów do doręczeń. Ułatwienie ma być też po stronie sądu. Obecnie żeby zweryfikować odbiór pisma (zgodnie z instrukcją MS jego pobranie), pracownik sądu musi wejść na portal, sprawdzić kiedy dokument zamieszczono, kiedy go odczytano, kiedy upłynie 14 dni do skutku doręczenia. Od września takie informacja do systemu sądowego a konkretnie wydziałowego ma wpływać automatycznie.
Pełnomocnicy proszą i czekają, zmiany konieczne
Przemysław Rosati, prezes Naczelnej Rady Adwokackiej nie ma wątpliwości, że zmiany w zakresie funkcjonalności portalu muszą zostać wprowadzone. Więcej - liczy na to, że to nastąpi. - Na początku września planowane jest spotkanie dotyczące nowych funkcjonalności portalu informacyjnego sądu. Zmiany muszą nastąpić, bo to w tym momencie jest rozwiązaniem przejściowym. I my chcemy, by wprowadzono do niego kalendarz pełnomocnika, komunikatory, na pewno skrzynkę na doręczenia w trybie ustawy. To musi się zmienić - podkreśla adwokat.
I dodaje, że z sygnałów, które docierają do NRA wynika, że w pierwszej kolejności będzie to moduł doręczeń. - Kolejne rozwiązania funkcjonalne, o które zresztą zwróciłem się do Ministerstwa Sprawiedliwości, mają pojawiać się sukcesywnie, być może nawet w październiku. Co dalej? Zobaczymy. Trwają rozmowy z MS, widać, że przynoszą skutek. Jest i mam nadzieję, że będzie dalej trwała konstruktywna współpraca. Efekty, według zapewnień ministra Sebastiana Kalety, będą niedługo widoczne. Na dziś wiceminister dotrzymał słowa i pojawiła się funkcjonalność w postaci możliwości podglądu daty doręczenia pisma - dodaje prezes.
Czytaj w LEX: Doręczanie pism sądowych za pośrednictwem portalu informacyjnego sądu - aspekty praktyczne >
W tym kontekście mowa m.in. o kalendarzu pełnomocnika. Zresztą sędzia Łukowski uważa, że warto go wdrożyć, ale nie tylko. - Kolejną kwestią do uregulowania - moim zdaniem - jest możliwość doręczania pism procesowych między pełnomocnikami na podstawie art. 132 k.p.c. z wykorzystaniem portalu. Dołączone do portalu pismo trafiać może automatycznie także do innych pełnomocników w tej sprawie. Tyle że - co warto zaznaczyć - takich dodatkowych rozwiązań nie wprowadzimy do września, bo to wymaga przede wszystkim zmian legislacyjnych dostosowania systemów sądowych. Nie mniej jednak taka możliwość, że doręczenia wzajemne będą następować przez portal a nie pocztą byłoby dużym ułatwieniem i nie jest szczególnie skomplikowane. M am poczucie, że ten portal w perspektywie roku, dwóch lat będzie raczej powodem do radości, a nie do zmartwień po stronie pełnomocników - wskazuje sędzia.
Czytaj: MS rozważa zmiany w zasadach e-doręczeń>>
Pełnomocnik urlop wpisze, sędzia z tego skorzysta
Z kolei jeśli chodzi o możliwość zaznaczania urlopów przez pełnomocników to w ocenie prezesa byłoby to z korzyścią i dla samych sędziów. - Sam jestem zwolennikiem urlopu radcowsko/adwokackiego, który mógłby oznaczać możliwość wstrzymania doręczeń na okres np. dwóch tygodni i wprowadzenia kalendarza urlopów do portalu. Ułatwiłoby to życie także sędziom. Gdybyśmy te urlopy widzieli, to nie musielibyśmy się męczyć choćby z wnioskami o zmianę terminu w okresie wakacyjnym. Tyle że najpierw trzeba uzgodnić jak by to miało wyglądać, jakie zmiany są potrzebne, potem przekonać do tego ustawodawcę i liczyć na to, że uda się nowelę w miarę szybko uchwalić. Zakładam, że kwestię urlopu od doręczeń mogłoby się udać uregulować przed następnymi wakacjami - wskazuje sędzia.
Zobacz procedurę w LEX: Wnoszenie pisma przez adwokata, radcę prawnego lub rzecznika patentowego >
Dobrze oceniają to też adwokaci i radcy. - Dlaczego elektroniczny kalendarz pełnomocnika byłby ważny? Bo po pierwsze uporządkowane zostałyby kwestie organizacyjne w ramach toczących się postępowań. Wykluczona byłaby możliwość dublowania się terminów, czyli zniknąłby problem kolizji terminów rozpraw i posiedzeń sądowych. Pozwalałoby to też na racjonalne zaplanowanie pracy przez pełnomocnika i uniknięcia zbędnej dyskusji także z sądem - a dlaczego pełnomocnik chce iść na urlop w danym terminie, dlaczego teraz a nie później itp. To pełnomocnik decydowałby o terminie urlopu odnotowując to w kalendarzu - mówi adwokat Rosati.
- Byłoby to oczywiście rozwiązaniem jak najbardziej pożądanym. Co więcej, warto by w portalu pojawiały się także informacje dotyczące urlopów sędziów, a to z tego względu, że wiadomo byłoby z czego wynika przestój w sprawie, że nie jest to - dajmy na to - spowodowane biernością przewodniczącego składu orzekającego, ale kwestią odpoczynku lub zwolnienia chorobowego - dodaje adwokat Anna Kątnik-Mania, wiceprezes Stowarzyszenia Adwokackiego Defensor Iuris.
Zobacz linię orzeczniczą w LEX: Adres elektroniczny profesjonalnego pełnomocnika >
Mecenas nieco bardziej ostrożnie ocenia pomysł by w ten sposób - przez portal - pełnomocnicy mogli przekazywać sobie wzajemnie pisma procesowe. - To również byłoby dobrym rozwiązaniem, tylko problem sprowadza się do tego, jak miałoby to wyglądać w praktyce i, czy oznacza to jedynie wzajemne doręczanie pism pomiędzy pełnomocnikami, czy też można byłoby liczyć na to, że sąd będzie w ten sposób publikował więcej dokumentów. Są bowiem takie dokumenty, które nie są publikowane poprzez portal informacyjny sądów, a dla nas mają kluczowe znaczenie. Chociażby opinia biegłego, czy wywiad środowiskowy przeprowadzony przez kuratora sądowego. Jeżeli ma jednak pojawić się jakiekolwiek obciążenie związane z wdrażaniem korespondencji w trybie elektronicznym dla pełnomocników, to w mojej ocenie również takie dokumenty powinny być publikowane - mówi.
Wskazuje, że jeśli pełnomocnicy oprócz pism będą musieli przekazywać przez portal załączniki do tych pism, to taka zmiana nie może nastąpić z dnia na dzień i nie może być obligatoryjna - bo to rodzi koszty. - Jest szereg kancelarii indywidualnych, w których pełnomocnicy mogą nie mieć możliwości organizacyjnych, technicznych, żeby skanować i umieszczać w portalu pisma wraz załącznikami. To wymaga zakupu odpowiedniego sprzętu do skanowania obszernej dokumentacji, a nawet zatrudnienia pracownika do obsługi sekretariatu, więc należy dać czas, aby profesjonalni pełnomocnicy mogli się do tego przygotować - mówi.
Czytaj: Z jednych sądów orzeczenie przez portal, z innych nie - trudny start e-doręczeń>>
Słowo klucz? Legislacja
To - jak mówią prawnicy - jedna z największych bolączek także e-doręczeń. Jak podkreślają nie tylko rozwiązania ale też przepisy, które ich dotyczą, są pewną prowizorką, a im "głębiej w las" tym więcej może to powodować problemów i to nawet w przypadku opracowywanego obecnie modułu doręczeń.
- Przyznaje, że ma pewne obawy czy obecnie obowiązujące przepisy nie będą zbyt lakoniczne w przypadku choćby modułu doręczeń. - Może się pojawić problem aktów wykonawczych. Utworzenie modułu doręczeniowego nie wyklucza tego, że ktoś się z jakimś pismem zapozna w części ogólnodostępnej portalu, więc widzę oczywiście niebezpieczeństwo i być może warto to uregulować, żeby ktoś potem nie wpadł na pomysł, że do e-doręczenia wystarczy odczytanie samego uzasadnienia w portalu, a nie odpisu wyroku wraz z uzasadnieniem, które trafiło do skrzynki doręczeniowej adwokata czy radcy prawnego - mówi portalowi prezes Łukowski.
Mecenas Kątnik-Mania "dodaje" do tego jeszcze kwestie techniczne i niejednolitą praktykę sądów. - Jako pełnomocnik mogę powiedzieć, że obecnie doręczenia przez portal generują wiele problemów. Jeden z nich stanowi odmienna praktyka przyjęta nie tylko w ramach poszczególnych sądów, ale i przez konkretnych sędziów. Kłopoty mają również wymiar techniczny. Przykład złożyłam w jednym z sądów oświadczenie, że moje pełnomocnictwo substytucyjne nie obejmuje dostępu do portalu informacyjnego. Następnego dnia - ku memu zaskoczeniu - dostałam dostęp do tej sprawy. Znowu poprosiłam, żeby je odebrano. Potem nastąpiła aktualizacja i znowu go otrzymałam, po kolejnej wiadomości, ponowna aktualizacja poinformowała mnie o dostępie do tej sprawy - mówi.
Mecenas podkreśla, że to utrudnia prawidłowe funkcjonowanie kancelarii. - Nadal nie ma też transparentnych powiadomień związanych z opublikowaniem dokumentu i procedurą doręczania. I ja rozumiem, że takie "technikalia" mogą wydawać się z pozoru mało istotne, ale z punktu widzenia rzetelnego reprezentowania naszych mocodawców, są podstawą- mówi.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
