Zwrot kosztów dojazdu do pracy dokumentujemy przelewem lub dowodem kasowym
Aby rozliczać zwrot kosztów dojazdów do pracy pracodawca powinien zawrzeć porozumienie z pracownikiem lub przyznać mu świadczenie swoim zarządzeniem. Wypłaty poszczególnych kwot należy dokumentować przelewem lub dowodem kasowym - wyjaśnia ekspert Vademecum Głównego Księgowego.
Pytanie
Podatnik zatrudnia na umowę o pracę pracownika - kierowca samochodu powyżej 3.5t, w umowie o pracę jako miejsce pracy ma wpisane teren całej Polski. Podatnik dojeżdża z miejsca zamieszkania (Radom) do Lublina, gdzie rozpoczyna pracę (cały tydzień pokonuje trasę Lublin-Częstochowa) w sobotę swoim samochodem dojeżdża do Radomia. Pracownik zwrócił się do pracodawcy z prośbą o zwrot kosztów dojazdu z Radomia do Lublina na co pracodawca wyraził zgodę.
W jaki sposób pracodawca może to uczynić aby wypłacona kwota była kosztem w jego działalności?
W jaki sposób udokumentować wypłatę ewentualnych pieniędzy?
Odpowiedź
Pracodawca powinien zawrzeć porozumienie z pracownikiem lub przyznać mu świadczenie swoim zarządzeniem. Wypłaty poszczególnych kwot należy dokumentować przelewem lub dowodem kasowym.
Uzasadnienie
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – dalej u.p.d.o.f., kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w katalogu wyłączeń zawartym w art. 23 u.p.d.o.f. Powoduje to, że aby uznać dany koszt za koszt uzyskania przychodów należy powiązać go z przychodami i wykazać brak wyłączenia.
W przypadku świadczeń na rzecz pracowników powiązanie z przychodami jest dość oczywiste – pracodawca zatrudniając pracowników ma na celu rozbudowę swojej firmy, a przechodząc na grunt podatkowy – pracownicy generują przychody pracodawcy. Powoduje to, że z reguły wystarczy wykazać brak wyłączenia, a dane świadczenie stanowić będzie koszt uzyskania przychodów.
W przepisach art. 23 u.p.d.o.f., brak jest jakiegokolwiek wyłączenia w omawianym zakresie, a świadczenie ma ścisły związek z uzyskiwaniem przychodów. Tym samym wartość świadczenia stanowi u pracodawcy koszt uzyskania przychodów. Pracodawca powinien jednak zadbać o formalności i albo zawrzeć z pracownikiem porozumienie w tym zakresie, albo wydać stosowne zarządzenie.
Zgodnie z art. 11 ust. 1 i 12 ust. 1 u.p.d.o.f., przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Dodatkowo: za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
W efekcie kwota otrzymana przez pracownika stanowić będzie przychód ze stosunku pracy, od którego należy odprowadzić podatek i składki ZUS.
| Dowiedz się więcej z książki | |
 | Podatki dochodowe. 522 wyjaśnienia i interpretacje
|
