Zasady wystawiania i przechowywania faktur w drodze elektronicznej

Rwno od trzech lat podatnicy mają możliwość wystawiania i przesyłania faktur w drodze elektronicznej. Prawidłowe wystawianie e-faktur jest niezwykle istotne, bowiem tylko jej wystawienie zgodnie z przepisami daje prawo do skorzystania z odliczenia VAT. Warto zatem wiedzieć, co powinna zawierać faktura elektroniczna, jakie zasady rządzą jej wystawianiem, wreszcie w jaki sposb należy prawidłowo przechowywać e-faktury na wypadek kontroli organw podatkowych.

Co powinna zawierać elektroniczna faktura?

Na początek warto pamiętać, że faktura elektroniczna powinna zawierać takie same dane, jakie wymagane są dla faktury papierowej. Faktura powinna zawierać więc:
1) imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
2) numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy,
3) dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT"; podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym;
4) nazwę towaru lub usługi;
5) jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług;
6) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
7) wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
8) stawki podatku;
9) sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;
10) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
11) wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku lub zwolnionych od podatku, lub niepodlegających opodatkowaniu;
12) kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi i słownie (stanowi o tym przepis § 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz.798, z późn. zm.)

Zasady wystawiania e-faktur

Zasady wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119, dalej jako: rozporządzenie o e-fakturach). Rozporządzenie powyższe obowiązuje od 4 sierpnia 2005 r.
Zgodnie z rozporządzeniem o e-fakturach, faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury. Akceptacja może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. Faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej nie wcześniej niż od dnia następującego po dniu, w którym odbiorca faktury dokonał akceptacji. W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca faktury traci prawo do wystawiania i przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od następnego dnia po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o wycofaniu akceptacji.
Podatnik, który zamierza dokumentować czynności za pomocą e-faktur, musi uzyskać akceptację od każdego z kontrahentów, wobec których chce taką formę stosować.
Faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność (niezmienność) ich treści będą zagwarantowane:
1) bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2) poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych), jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.
Faktury korygujące oraz duplikaty faktur do faktur wystawianych i przesłanych w formie elektronicznej przesyła się w tej samej formie. W sytuacji, gdy przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiają wystawianie i przestanie dokumentu w formie elektronicznej, w szczególności w przypadku cofnięcia przez odbiorcę faktur zgody na ich wystawianie i przesyłanie w formie elektronicznej, podatnik wystawia ten dokument w formie papierowej, zamieszczając na nim adnotację, że odpowiednio faktura korygująca lub duplikat faktury dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej.

Zasady przechowywania e-faktur

Co do zasady faktury elektroniczne przechowuje się na terytorium kraju (a także na terytorium innego państwa członkowskiego pod warunkiem wcześniejszego zawiadomienia o tym właściwego naczelnika urzędu skarbowego) i to w taki sposób, żeby na żądanie organu podatkowego lub kontroli skarbowej była możliwość natychmiastowego, pełnego i ciągłego dostępu do nich drogą elektroniczną. W szczególności podatnik musi zapewnić możliwość ich udokumentowanego poboru i wykorzystania przez organy podatkowe. w tym ich wydruk, jak również zapewnić czytelność tych faktur. Zmiany dotyczące miejsca przechowywania faktur w formie elektronicznej mogą być dokonywane pod warunkiem poinformowania w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego, w odniesieniu do podatnika tego podatku, niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od zaistnienia zmiany.
Faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania.
Ze wskazanych wyżej przepisów rozporządzenia o e-fakturach wynika, że dla uznania, czy faktura w formie elektronicznej została wystawiona i przesłana zgodnie z zasadami tego. rozporządzenia, nie ma – co do zasady – decydującego znaczenia sposób jej przekazania (nośnik), natomiast istotne znaczenie ma zachowanie autentyczności pochodzenia faktury i integralność jej treści w sposób wskazany w przepisach rozporządzenia. Jeżeli zatem faktura wystawiona w formie elektronicznej została przekazana za pomocą poczty elektronicznej przy zachowaniu wskazanych wyżej warunków określonych rozporządzeniem o e-fakturach, to podatek naliczony wynikający z takiej faktury przy zachowaniu pozostałych warunków przewidzianych dla odliczenia podatku podlega odliczeniu na zasadach ogólnych