Prawo do odliczenia VAT z faktur wystawionych poza KSeF
Prowadzę działalność gospodarczą i jestem podatnikiem VAT, którego obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) obejmie od 1 kwietnia 2026 r. Z informacji, które posiadam, wynika, że w obrocie nadal będą funkcjonować faktury papierowe lub elektroniczne poza KSeF. W związku z tym chciałbym zapytać, czy mogę odliczyć VAT z faktur zakupowych otrzymanych poza KSeF, a jeżeli tak – na jakich zasadach i czy obowiązują jakieś ograniczenia w porównaniu z fakturami ustrukturyzowanymi w KSeF? - na pytanie Czytelnika odpowiada Rafał Styczyński, doradca podatkowy.
Faktura poza KSeF będzie uprawniała do odliczania VAT, o ile są spełnione warunki w zakresie samego prawa do odliczenia.
Faktury papierowe nadal w obrocie
Zgodnie z obowiązującymi przepisami od 1 kwietnia 2026 r. prawie wszyscy podatnicy VAT objęci obowiązkiem stosowania KSeF będą zobowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu tego systemu. Faktura ustrukturyzowana, wystawiona w KSeF, stanowi dokument w pełni formalnie poprawny i pozwala nabywcy na odliczenie VAT od daty jej otrzymania.
Jednocześnie ustawodawca przewidział sytuacje, w których faktury mogą być wystawiane poza KSeF. Dotyczy to m.in. podatników nieposiadających siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, sytuacji awaryjnych związanych z brakiem dostępu do systemu KSeF (tzw. tryb offline), a także innych wyjątków określonych w przepisach art. 106ga i 106nf ustawy o VAT.
W praktyce oznacza to, że mimo obowiązku KSeF w obrocie gospodarczym nadal mogą pojawić się faktury papierowe lub elektroniczne wystawione poza systemem, również przez podatników, którzy formalnie powinni korzystać z KSeF. Mogą to być faktury wystawione nieprawidłowo lub z naruszeniem obowiązku stosowania KSeF, np. z pominięciem trybu obowiązkowego czy znaków identyfikujących fakturę.
Natomiast na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775) - dalej u.p.t.u. w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.
Realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego niezbędne jest istnienie związku między dokonywanymi zakupami towarów i usług, a prowadzoną działalnością. Przy czym związek dokonywanych zakupów z działalnością gospodarczą może mieć charakter pośredni lub bezpośredni.
Interpretacje korzystne dla podatników
Zgodnie z aktualną linią interpretacyjną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, nabywca nie traci prawa do odliczenia VAT z faktury wystawionej poza KSeF, jeśli transakcja faktycznie miała miejsce. Co niezwykle istotne podatnik nie jest zobowiązany do weryfikowania, czy faktura została wystawiona prawidłowo w kontekście obowiązku KSeF. Fakt ten nie pozbawia prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego, pod warunkiem spełnienia ogólnych przesłanek wynikających z ustawy o VAT. Sankcje za ominięcie KSeF (kary pieniężne) są nakładane wyłącznie na sprzedawcę.
Stanowisko takie zaprezentował m.in. dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 10 grudnia 2025 r., nr 0114-KDIP4-3.4012.600.2025.1.APR, w piśmie tym możemy przeczytać:
„(…)Dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadku wskazanym wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, również istotne jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.
W konsekwencji, będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego na podstawie faktur zakupu dokumentujących nabycie towarów i usług od Dostawców (całości lub części podatku zgodnie z art. 86 ust. 1 i art. 90 ust. 1-2 ustawy), także w sytuacji otrzymania faktur zakupu wystawionych poza KSeF niezgodnie z wymogami lub wystawionych z naruszeniem obowiązku użycia KSeF, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z tego prawa (…)”.
W konsekwencji, otrzymanie faktury poza KSeF – nawet jeśli została wystawiona niezgodnie z obowiązkiem korzystania z systemu – nie pozbawia podatnika prawa do odliczenia podatku naliczonego, o ile spełnione są powyższe przesłanki. W praktyce oznacza to, że można odliczyć VAT w pełnej wysokości, jeśli faktura dotyczy wyłącznie zakupów związanych z działalnością opodatkowaną, lub częściowo, jeżeli zakupy są wykorzystywane zarówno do czynności opodatkowanych, jak i zwolnionych.
