Obowiązek zachowania tajemnicy wynika z przepisów prawa powszechnego (np. z ustawy o ochronie danych osobowych) oraz z przepisów korporacyjnych (przede wszystkim z kodeksu etyki zawodowej). W tym kontekście trzeba też uwzględnić przepisy ustaw regulujące okresy, w których należy przechowywać dokumenty (np. ustawy o podatkach dochodowych, o rachunkowości, o systemie ubezpieczeń społecznych czy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych). Wiele kancelarii ustala też własne, wewnętrzne terminy.
Zabezpieczenie i ochrona przed ujawnieniem lub niepożądanym wykorzystaniem dokumentów otrzymanych od klienta w związku z wykonywaniem czynności zawodowych dotyczy także ich nieodwracalnego niszczenia. W większości biur korzysta się z niszczarek, ale w przypadku większych podmiotów, które przetwarzają i przechowują bardzo duże ilości papierów, jest to niewystarczającym rozwiązaniem. W takiej sytuacji można rozważyć skorzystanie z usług firm wyspecjalizowanych w niszczeniu dokumentów. Należy przy tym dokładnie zapoznać się z zasadami bezpieczeństwa tego procesu oraz warunkami świadczenia usługi. Większość tego typu firm dostarcza własne worki lub pojemniki  i zapewnia bezpieczny transport, a także wystawia certyfikaty wykonanej usługi, potwierdzające, że działano z uwzględnieniem przepisów ustawy o ochronie danych osobowych i ustawy o ochronie informacji niejawnych. W umowie warto zawrzeć zapis o ponoszeniu odpowiedzialności za skuteczne zniszczenie dokumentów przez wyspecjalizowany podmiot. Przydatna jest też wiedza na temat personelu firmy niszczącej dokumenty – chodzi o to, by była odpowiednio rekrutowana, wyszkolona – szczególnie pod kątem obowiązku zachowania tajemnicy służbowej, a jej skład w miarę stabilny. Głównym warunkiem nawiązania współpracy jest uzyskanie pewności, że powierzone firmie dokumenty nie dostaną się w niepowołane ręce.
Niezależnie od tego, w jaki sposób w kancelarii są niszczone dokumenty, konieczne jest przeszkolenie personelu biura w tym zakresie. Nieostrożność lub niedbalstwo mogą bowiem narazić kancelarię na poważne kłopoty.