Nowe uprawnienia PIP to ryzyko podatkowe

Państwowa Inspekcja Pracy będzie automatycznie przekazywać organom podatkowym i ZUS informacje o przekształceniu kontraktu czy umowy cywilnoprawnej w umowę o pracę. A to może oznaczać duże ryzyko podatkowe dla obu stron kontraktu. Mimo iż decyzja PIP nie będzie działać wstecz, to istnieje niebezpieczeństwo, że będzie to sygnał dla organów podatkowych i ZUS do wszczęcia kontroli i zakwestionowania również wcześniejszych rozliczeń. Niewykluczone, że w takiej sytuacji obie strony będą musiały dopłacać podatki.

Już 8 lipca 2026 r. wejdą w życie przepisy, które dają nowe uprawniania Państwowej Inspekcji Pracy. Eksperci zwracają uwagę, że przekwalifikowanie umów będzie miało też konsekwencje podatkowe. Mimo iż organy podatkowe nie będą miały formalnie nowych możliwości, to zyskają dostęp do szerszego zakresu danych pochodzących z kontroli wykonywanych przez PIP. 

Zgodnie z nowelizacją, jeśli w trakcie kontroli inspektor pracy stwierdzi, że ma do czynienia ze stosunkiem pracy może:

• wydać decyzję administracyjną reklasyfikującą daną umowę w stosunek pracy lub
• wnieść pozew o ustalenie istnienia lub treści stosunku pracy.

Inspektor powinien uwzględnić wolę stron umowy, jednak nie może ona być sprzeczna z przepisami prawa pracy, zasadami współżycia społecznego, ani zmierzać do obejścia prawa. Nawet jeśli intencją obu stron było zawarcie np. umowy cywilnoprawnej, to PIP może stwierdzić istnienie stosunku pracy, jeżeli umowa spełnia cechy takie jak: podporządkowanie, wykonywanie pracy pod kierownictwem, określenie godziny i miejsca pracy, a także brak ryzyka po stronie pracownika.

Fiskus zyska więcej danych do kontroli

- Nowelizacja nie daje nowych uprawnień organom podatkowym ani Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych. Nie zmienia się też definicja działalności gospodarczej w przepisach podatkowych i przepisach o ubezpieczeniu społecznym. Istotne jest jednak, że nowelizacja wprowadza automatyczną wymianę informacji między PIP, ZUS oraz Krajową Administracją Skarbową. Inspekcja, dzięki dostępowi do danych ZUS i KAS, będzie szybciej i precyzyjniej typować podmioty do kontroli. Zaś informacja o ustaleniu przez PIP stosunku pracy będzie przekazywana do ZUS i KAS, dzięki czemu uzyskają szeroki zakres danych o rozliczeniach podatków i składek - mówi Anna Misiak, doradca podatkowy, partner w MDDP. 

Chodzi o system teleinformatyczny służący do wymiany danych między ZUS, Państwową Inspekcją Pracy oraz szefem Krajowej Administracji Skarbowej. Ma on służyć do "analizy ryzyka naruszenia prawa i niewykonywania obowiązków z zakresu prawa pracy i legalności zatrudnienia, prawa podatkowego, ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego".

Decyzja stwierdzająca istnienie stosunku pracy wywołuje skutki prawne, również podatkowe i składkowe, od dnia jej wydania. Pracodawca i pracobiorca mogą odwołać się do sądu pracy w ciągu 30 dni. Sąd rozpatruje sprawę również w terminie 30 dni. Wniesienie odwołania wstrzymuje wykonanie decyzji do czasu prawomocnego wyroku. Tylko w niektórych sytuacjach decyzji może zostać nadany rygor natychmiastowej wykonalności - wyłącznie w stosunku do osób objętych szczególną ochroną (np. kobiet w ciąży lub osób w okresie przedemerytalnym). 

Tak jak dotychczas, w celu ustalenia wstecznej daty umowy o pracę, inspektor PIP musi wnieść do sądu pozew o ustalenie stosunku pracy. 

- Decyzja stwierdzająca istnienie stosunku pracy nie będzie działać wstecz. Powstaje jednak pytanie, czy taka decyzja nie stanie się podstawą dla organów podatkowych i ZUS do wszczęcia kontroli za wcześniejsze, nieprzedawnione jeszcze okresy. Może to oznaczać duże problemy zarówno dla osób świadczących usługi w ramach umów cywilnoprawnych, jak też dla podmiotów współpracujących z tymi osobami. Skutkiem takich kontroli może być zakwestionowanie rozliczeń również za poprzednie lata - mówi Anna Misiak.

Możliwa dopłata za poprzednie lata

Dla przedsiębiorcy - zleceniodawcy przekwalifikowanie kontraktu B2B w umowę o pracę oznacza, że od momentu wydania tej decyzji musi zacząć działać jak płatnik. Będzie musiał pobierać zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych według skali, czyli stawek 12 albo 32 proc. Oznacza to też konieczność zgłoszenia dotychczasowego współpracownika do ZUS jako pracownika i opłacania za niego składek na ubezpieczenia społeczne. 

Dużo większy problem powstaje jednak w sytuacji, gdy organy podatkowe zakwestionują rozliczenia tego przedsiębiorcy również za poprzednie lata. 

Jeśli dojdzie do wstecznego przekształcenia kontraktu B2B w umowę o pracę, kwota wypłacona współpracownikowi może zostać uznana za wynagrodzenie netto. To oznacza, że zakład pracy powinien ją ubruttowić, czyli zapłacić od niej zaliczki na podatek i składki ZUS. Fiskus może wówczas zażądać dopłaty za pięć poprzednich lat, do upływu okresu przedawnienia. 

Potwierdzeniem może być wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 5 marca 2019 r. (sygn. II FSK 3162/18). Sprawa dotyczyła spółki, która u której fiskus zakwestionował zawarte kontrakty B2B. Organ podatkowy stwierdził w wyniku kontroli, że były to czynności wykonywane w ramach stosunku pracy. Nie spełniały bowiem warunków wynikających z art. 5b ustawy o PIT, zgodnie z którym przy pozarolniczej działalności gospodarczej konieczne jest spełnienie łącznie trzech przesłanek: zleceniobiorca musi ponosić odpowiedzialność wobec osób trzecich, musi ponosić ryzyko gospodarcze, a czynności nie mogą być wykonywane w miejscu i czasie wyznaczonym przez zlecającego.

NSA przyznał rację fiskusowi. Orzekł, że przychody uzyskane od spółki przez te osoby, stanowią de facto przychód ze stosunku pracy, od którego płatnik obowiązany był pobrać zaliczkę na podatek dochodowy. - Ponieważ płatnik nie wykonał obowiązków, o których mowa w art. 31 ustawy o PIT (dotyczącego pobrania zaliczek) w stosunku do całości wypłaconego świadczenia, należało orzec o odpowiedzialności podatkowej i określić wysokość podatku niepobranego i niewpłaconego na konto organu podatkowego – orzekł NSA.

Możliwy zwrot VAT i sankcja

Decyzja stwierdzająca istnienie stosunku pracy będzie miała również konsekwencje w VAT. 

Jak wyjaśnia Marcin Bodziony, doradca podatkowy, ekspert w zakresie kontroli i postępowań podatkowych, w razie zakwestionowania rozliczeń za minione okresy, VAT będzie jednym z największych problemów. 

- Typowe rozliczenie kontraktu B2B wygląda w taki sposób, że usługodawca wystawia usługobiorcy fakturę, na której wykazuje VAT, często w stawce 23 proc. Przy przekwalifikowaniu problem mają obydwaj. Usługobiorca przede wszystkim dlatego, że odliczył VAT z otrzymanej faktury. W najgorszym scenariuszu ten VAT będzie do zwrotu, oczywiście z odsetkami. Usługodawca zaś dlatego, że w trakcie prowadzenia działalności przekwalifikowanej na umowę o pracę odlicza VAT ze swoich faktur zakupowych. Jeśli organ podatkowy stwierdzi, że tak naprawdę działalności nie prowadził, to ten VAT jest odliczony bezpodstawnie. A więc jest do zwrotu, z odsetkami - mówi Marcin Bodziony.

Dodaje, że na gruncie VAT występuje też tzw. dodatkowe zobowiązanie podatkowe (sankcja VAT). - Jeśli zaniżyliśmy podatek do zapłaty (np. odliczyliśmy VAT z faktur wystawionych przez kontraktora przekwalifikowanego na pracownika), to organ będzie oczekiwał nie tylko zwrotu VAT odliczonego, ale najprawdopodobniej naliczy też VAT sankcyjny. Taki sankcyjny VAT może wynieść nawet 100 proc. zaniżenia. A przynajmniej tak może naliczać go organ podatkowy. Nie zapominajmy też, że bezpodstawne wystawianie faktur i odliczanie VAT może wypełniać znamiona przynajmniej kilku przestępstw lub wykroczeń skarbowych - mówi doradca podatkowy.

Jakie narzędzie mają organy podatkowe 

Dorian Jabłoński, menedżer w MDDP zwraca uwagę, że że organy podatkowe mają już teraz szereg narzędzi, które umożliwiają im kwestionowanie rozliczeń przedsiębiorców. Jak wynika z raportu „Przedsiębiorcy pod lupą fiskusa 2026”, przygotowanego przez MDDP i Konfederację Lewiatan, fiskus w coraz szerszym zakresie korzysta z czynności sprawdzających. W 2025 roku organy przeprowadziły ich niemal 2,3 mln, a w ich wyniku stwierdzono prawie 11 mld zł stwierdzonych uszczupleń. 

Organy podatkowe mogą też stosować klauzulę przeciw unikaniu opodatkowania (art. 119a par. 1 ordynacji podatkowej). Przepis ten pozwala zakwestionować rozliczenie, jeśli głównym lub jednym z głównych celów podatnika było osiągnięcie korzyści podatkowej, sprzecznej w danych okolicznościach z przedmiotem lub celem ustawy podatkowej lub jej przepisu. 

Ostrzeżeniem dla przedsiębiorców może być m.in. informacja o odmowie wydania opinii zabezpieczającej z 12 czerwca (nr DKP3.8082.10.2023). Szef KAS stwierdził, że spółka zmieniająca umowy o pracę na umowy B2B podejmuje działania sztuczne, mające na celu wyłącznie korzyści podatkowe. W jego ocenie przejście pracowników na działalność gospodarczą byłoby „fikcyjnym samozatrudnieniem”, sprzecznym z przepisami podatkowymi.

Jak uniknąć ryzyka przekwalifikowania umów? Anna Misiak ostrzega, że takie ryzyko powstaje zwłaszcza w sytuacji, w której spółka nakłania osoby współpracujące na kontraktach B2B do przychodzenia do biura i pracy de facto w takich samych warunkach, jak osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę na analogicznych stanowiskach. Kwestionowane są sytuacje, w których nie ma żadnego uzasadnienia biznesowego dla modelu B2B i zatrudniania pracowników na podstawie umów cywilnoprawnych. Uwagę organów podatkowych zwraca też niespójność między umową (kontraktem) a praktyką operacyjną, czyli sposobem wykonywania i raportowania zadań.

Kwestionowane są też sytuacje, w których dana osoba występuje w spółce w podwójnej roli - np. łączy zarządzanie spółką ze świadczeniem usług doradczych na rzecz tej spółki, opodatkowanym np. ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. W trakcie kontroli często okazuje się, że trudno jest uzasadnić takie rozwiązanie, niejednokrotnie spółki mają też problemy z dokumentacją usług. W razie kontroli organ podatkowy może zażądać opodatkowania wszystkich uzyskiwanych od spółki przychodów według skali podatkowej. 

Przedsiębiorcy powinni też zawrócić uwagę na umowy o dzieło. Często kwestionowane są długoterminowe umowy o dzieło, bez wskazania w nich konkretnego rezultatu.