Po miesiącach siedzenia w domu i pracy zdalnej albo pracy w reżimie sanitarnym, wraz z pierwszymi ciepłymi dniami pracownicy rzucili się w wir załatwiania wyjazdów wakacyjnych, zgodnie z ustalonymi w firmach planami urlopów. Pracodawcy natomiast po miesiącach przestojów lub ograniczeń wynikających z obostrzeń epidemicznych też się szykują, tyle że do odrabiania strat. Liczą, że wraz z otwieraniem kolejnych branż ruszą zamówienia i więcej będą mieli zleceń, a pracownicy – pracy. W przedsiębiorstwach pojawiły się więc pierwsze napięcia związane z urlopami.

- Pojawiły się już pierwsze problemy, zwłaszcza w służbach publicznych i są pierwsze przypadki zmiany planów urlopowych przez pracodawców zaangażowanych w walkę z pandemią koronawirusa lub przewidujących wzrost zapotrzebowania na towary bądź usługi w związku z luzowaniem obostrzeń – mówi Tomasz Klemt, radca prawny, właściciel kancelarii prawnej.
Pytanie więc, czy pracodawca może zmienić plan urlopów w związku z COVID-19, w szczególności gdy realizuje działania z zakresu przeciwdziałania koronawirusowi (jest np. placówką medyczną) i czy pracownikowi przysługuje wówczas zwrot kosztów np. wykupionego biletu lotniczego, gdy pracodawca zmienia plan urlopów przed jego rozpoczęciem przez danego pracownika.

 

Kazimierz Jaśkowski, Eliza Maniewska

Sprawdź  
POLECAMY

Plan urlopów to umowa

Zgodnie z art.  163 par. 1 Kodeksu pracy, urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi zgodnie z art. 1672 (czyli urlopu na żądanie).

- Plan urlopów to pewien rodzaj umowy między pracodawcą a pracownikami i co do zasady nie powinien ulegać zmianie – podkreśla mec. Tomasz Klemt. Jak zaznacza, z korzyścią dla pracowników stosuje się tutaj, na zasadzie analogii, regulację zawartą w art. 167 par. 2 Kodeksu pracy, dotyczącą odwołania pracownika z urlopu. - Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu i ma wtedy obowiązek pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu), w szczególnych sytuacjach pracodawca ma prawo zmienić plan urlopów - mówi mec. Klemt. Podkreśla, że uznanie, iż pracownik ma prawo do zwrotu kosztów również w przypadku przesunięcia terminu urlopu uzasadniane jest zasadą ryzyka pracodawcy, zgodnie z którą pracownik nie powinien ponosić ujemnych skutków decyzji pracodawcy w sytuacjach przez siebie niezawinionych.

Zdaniem dr Iwony Jaroszewskiej-Ignatowskiej, radcy prawnego, partnera w kancelarii Raczkowski, pracodawca może dokonać przesunięcia terminu urlopu. Może to mieć jednak miejsce jedynie z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli - jak stanowi przepis – nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy (art. 164 ar. 2 k.p.). - Jeżeli zatem zaplanowany urlop spowodowałby poważne zakłócenia w toku pracy placówki medycznej, np. nie można byłoby dokonywać szczepień z powodu urlopu pracownika, pracodawca może, takiego przesunięcia urlopu dokonać – uważa dr Jaroszewska-Ignatowska.

Czytaj również: Firmy „utrzymują” miejsca pracy kosztem pracowników

Czy COVID-19 to szczególny powód?

- Moim zdaniem, pracodawca ma prawo zmienić plan urlopów a pracownicy mają prawo domagać się zwrotów poniesionych kosztów wyjazdu, który nie dojdzie do skutku w związku ze zmianą planów urlopowych. Powinni też wiedzieć, że musi być to właściwie uzasadnione w przypadkach nieobjętych 15x ust. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (dalej: ustawa w sprawie COVID-19), który znajduje zastosowanie do pracodawców zatrudniających pracowników: w przedsiębiorstwie prowadzącym działalność polegającą na zapewnieniu funkcjonowania m.in. systemów i obiektów infrastruktury krytycznej. Dodatkowo - przepis ten znajduje zastosowanie wyłącznie w przypadku, gdy pracodawca skorzysta z jednego z uprawnień, o których mowa w ust. 1 ww. przepisu (tj. zmiany systemu lub rozkładu czasu pracy pracownika, polecenia świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych,  w zakresie i wymiarze niezbędnym dla zapewnienia ciągłości funkcjonowania przedsiębiorstwa lub stacji, zobowiązania pracownika do pozostawania poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę, polecenia pracownikowi realizowania prawa do odpoczynku w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę) i wyłącznie w odniesieniu do pracowników, wobec których pracodawca skorzystał z tego uprawnienia, wyłącznie w odniesieniu do okresu lub planowanego okresu obowiązywania rozwiązań opartych na ust. 1 wskazanego przepisu. W przypadku pozostałych pracodawców konieczne jest uzasadnienie odwołania nieprzewidzianymi okolicznościami. - Obecnie luzowanie obostrzeń sprawia, że powołanie się na koronawirusa przestaje być takim szczególnym uzasadnieniem – podkreśla mec. Tomasz Klemt.

Paweł Korus, radca prawny, partner w kancelarii Sobczyk & Współpracownicy, były wieloletni sędzia sądu pracy zwraca natomiast uwagę na to, że w kwestiach „covidowych” jest w zasadzie jedne przepis dotyczący urlopu i odnosi się do tzw. infrastruktury krytycznej. Chodzi o art. 15x ust. 3 pkt 2  ustawy  w sprawie COVID-19. Zgodnie z nim, pracodawca odmawia udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego, w tym urlopu, o którym mowa w art. 1672 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (…), a także przesuwa termin takiego urlopu lub odwołuje pracownika z takiego urlopu, jeżeli został on już pracownikowi udzielony.  

- Należy przyjąć, że ten przepis jest przepisem szczególnym i skoro brak jest odesłania do art. 167 par. 2 k.p., to pracownikowi „infrastruktury krytycznej” w przypadku przesunięcia urlopu lub odwołania z urlopu nie przysługuje zwrot kosztów. Przyjęcie innej interpretacji czyniłoby ten przepis zbędnym (w zakresie postanowień dotyczących przesunięcia urlopu lub odwołania z urlopu). Placówki medyczne mogą być zaliczone do infrastruktury krytycznej – mówi mec. Korus. I dodaje: W pozostałych przypadkach mamy do czynienia z przepisami Kodeksu pracy – art. 164 par. 2 k.p. stanowi, że przesunięcie terminu urlopu jest dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. COVID-19 może być taką szczególna potrzebą, chociaż im bardziej stabilna sytuacja w ramach pandemii, tym mniej „szczególne” są potrzeby pracodawcy.

Jak zaznacza mec. Paweł Korus, w doktrynie przyjmuje się, że przesuniecie urlopu przez pracodawcę skutkuje obowiązkiem pokrycia kosztów. Tak też orzekł WSA w Gorzowie Wielkopolskim w wyroku z 28 kwietnia 2010 r. (sygn. akt I SA/Go 56/10). - Reasumując, w ramach infrastruktury krytycznej można „bezkosztowo” dla pracodawcy przesuwać urlop czy odwoływać pracownika z urlopu. Może jednak powstać pytanie, czy takie rozwiązanie jest prawidłowe w ramach „państwa prawa”, a w konsekwencji poszukiwać roszczeń odszkodowawczych (od Skarbu Państwa) – zauważa mec. Korus.

Także Kajetan Bartosiak, radca prawny z kancelarii BKB Baran Książek Bigaj jest zdania, że sama realizacja działań z zakresu przeciwdziałania COVID-19 to za mało. - Aby zmienić plan urlopów czy też zmienić uzgodniony wcześniej termin urlopu (przesunąć urlop/odwołać z urlopu) na podstawie ustawy w sprawie COVID-19, koniecznie jest zaliczanie się do szczególnie „uprzywilejowanej” grupy pracodawców określonej ww. art. 15x (np. z zakresu infrastruktury krytycznej, do której zalicza się branża ochrony zdrowia; każdy podmiot zaliczony do tej infrastruktury powinien zostać o tym poinformowany). Jeżeli pracodawca się do tej grupy nie zalicza, pozostają regulacje Kodeksu pracy, które przewidują dość ogólne, a przede wszystkim – raczej nieweryfikowalne dla pracownika w normalnym toku pracy – przesłanki dla jednostronnej modyfikacji planów urlopowych przez pracodawcę – zauważa mec. Kajetan Bartosiak.
W jego opinii, jeżeli zastosowanie znajdzie art. 15x ustawy w sprawie COVID-19, to nie ma potrzeby dodatkowego uzasadniania. Pozostali pracodawcy muszą „mieć” przyczynę dla odwołania/przesunięcia urlopu, ale nie mają obowiązku jej pracownikowi ujawniać.

 

Sprawdź również książkę: Kodeks pracy. Komentarz >>


Zwrot kosztów to obowiązek pracodawcy

Prawnicy nie mają wątpliwości, że zmiana planów urlopowych przez pracodawcę otwiera pracownikom drogę do dochodzenia zwrotu poniesionych kosztów, np. zwrotu zapłaconego zadatku. - Pracownik musi jednak być w stanie udokumentować poniesione wydatki – podkreśla mec. Tomasz Klemt.

Z kolei dr Iwona Jaroszewska-Ignatowska zwraca uwagę na to, że nie ma wprost przepisu, który zobowiązywałby pracodawcę do zwrotu pracownikowi kosztów zakupionego przez niego wyjazdu urlopowego, jeżeli pracodawca zmienia pracownikowi termin urlopu. Taki obowiązek został przewidziany jedynie w razie odwołania pracownika z urlopu, a  zatem w sytuacji, gdy pracownik już urlop rozpoczął. - Moim zdaniem jednak również wtedy, gdy pracownik miał zaplanowany urlop w planie urlopowym, podanym do wiadomości pracowników, czyli niejako zatwierdzonym przez pracodawcę, ma prawo oczekiwać od pracodawcy zwrotu kosztów wyjazdu, na który miał pojechać w tym terminie - mówi dr Jaroszewska-Ignatowska. I dodaje: - Oczywiście powinien w tym celu przedstawić pracodawcy dowód pokrycia tych kosztów przez pracownika, np. dowód wpłaty wynagrodzenia za wycieczkę. Nie ma natomiast prawa żądać zwrotu innych kosztów związanych z planowanym wyjazdem, takich jak np. zakup strojów kąpielowych, nart wodnych itp. W praktyce również takie żądania ze strony pracowników się zdarzają.

- Ustawa w sprawie COVID-19 nie przewiduje odstępstw w tym zakresie od regulacji Kodeksu pracy. Oznacza to, że w przypadku odwołania z urlopu pracodawca musi zwrócić pracownikowi koszty bezpośrednio z tym zawiązane. Natomiast w przypadku przesunięcia urlopu – mimo braku analogicznej regulacji kodeksowej – przyjmuje się, że po stronie pracodawcy leży taki sam obowiązek, co uzasadnia się zasadą „ryzyka pracodawcy”. Pamiętać jednak należy, że pracownik powinien maksymalnie minimalizować wysokość tych kosztów – dodaje mec. Kajetan Bartosiak.