Pod koniec roku staramy się rozplanować urlopy na kolejny rok, jednak standardowo sprawa przesuwa się na pierwsze tygodnie kolejnego roku. Pracownicy nie przekazują propozycji albo nie da się z nimi szybko ustalić innych terminów, jeżeli ich propozycje nie mogą być zaakceptowane. Czy możemy tworzyć ostateczne plany w styczniu? Czy można przejść na plany kwartalne?
Przyjąć należy, że skoro urlop nabywany jest 1 stycznia to plan urlopów powinien być ustalony przed początkiem roku. Odpowiednio należałoby podejść do planów tworzonych na okresy krótsze – pół roku czy kwartał, których stosowanie jest jak najbardziej możliwe – i przyjmować ostateczne wersje planów przed rozpoczęciem „rozpisanego” w nich okresu.
Czytaj również: Do obliczenia ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy na 2023 r. potrzebny współczynnik >
Więcej w LEX: Plan urlopów - KOMENTARZ PRAKTYCZNY >>>
Urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów (przepisy art. 163 Kodeksu pracy, dalej: k.p., przewidują przy tym możliwość rezygnacji z tworzenia planów urlopowych). W planie urlopów określa się terminy wykorzystania urlopów, przyjmując urlopy należne w danym roku, jak też ewentualne zaległe. Siłą rzeczy nie rozplanowujemy tzw. urlopu na żądanie, gdyż wprost tworzyłoby to sprzeczność ze specyfiką jego udzielania.
Zgodnie z art. 163 par. 1 k.p., plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Ostateczny kształt planu urlopów ustala pracodawca, stąd przy braku możliwości uzgodnienia terminów z pracownikiem w wyznaczonym terminie pracodawca w pełni może sam uzgodnić terminy urlopów.
Czytaj w LEX: Czy można wysłać pracownika na przymusowy urlop? >>>
Czytaj w LEX: Zasady udzielania i wykorzystywania urlopu wypoczynkowego >>>
Pracodawca powinien wyznaczyć termin, do którego pracownicy powinni zgłaszać propozycje terminów urlopów (pracodawca ustala plan „biorąc pod uwagę wnioski pracowników” więc możliwości złożenia tych wniosków w oczywisty sposób nie można wyłączyć). Można – chociaż nie ma takiego obowiązku - zostawić także ewentualny „zapas” w razie bardzo prawdopodobnej sytuacji braku możliwości ustalenia planu w oparciu o same pierwsze propozycje. Pracodawca nie może jednak czekać z ukończeniem planu w nieskończoność oczekując na ostateczne decyzje pracowników. Wprost zaburza to proces planowania i wykorzystywania urlopów oraz organizację pracy.
WZORY DOKUMENTÓW:
Skoro plan urlopów dotyczy pewnego okresu (w pytaniu – roku) to powinien przybrać ostateczną postać przed rozpoczęciem tego okresu, a nie w jego trakcie. Utworzenie planu w połowie, czy jeszcze gorzej – z końcem stycznia czy początkiem lutego – wyłącza spod objęcia nim pewien okres, w którym w pełni możliwe jest realizowanie prawa do wypoczynku.
Przykład: Pracownik złożył propozycję wykorzystania całego należnego mu urlopu „ciągiem”. Pracodawca się na to nie zgodził i zaplanował kilka terminów urlopów dzieląc należny urlop na części.
Jakkolwiek wykorzystywanie urlopu wypoczynkowego nie od razu w całym przysługującym wymiarze jest tym, z czym najczęściej się spotykamy, to jednak art. 162 k.p. wskazuje nadal, że na wniosek pracownika może być podzielony na części. W takim jednak przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Mamy zasadę nieprzerwanego urlopu, od której odstępstwo – podział urlopu na części – może nastąpić „na wniosek pracownika”. Skoro pracownik składając propozycje do planu urlopów określił termin całego urlopu to nie wnioskował o podział. Określenie krótszych odcinków urlopu przez samego pracodawcę w planie pozostawałoby w sprzeczności z art. 162 k.p. Co innego wówczas, gdyby propozycja pracownika zawierała podział urlopu – pracodawca otrzymałby już wniosek o podział, którym nie byłby związany (plan ostatecznie ustala pracodawca) – mógłby określić w planie również inny podział.
Czytaj w LEX: Urlop wypoczynkowy - zasady udzielania i przedawnienie >>>
Pracodawca może ustalić plan urlopów na dowolny okres. Z reguły – przy tradycyjnym ujęciu - jest to rok, ale może być to także krótszy okres np. pół roku lub kwartał. Taka możliwość jest dosyć powszechnie przyjmowana przez ekspertów prawa pracy. I słusznie, z żadnego bowiem przepisu nie wynika zakaz tworzenia planów na okresy krótsze niż cały rok. Mają zaś one znacznie większy sens i przełożenie na rzeczywiste korzystanie z urlopów. Trudno rzetelnie – zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy – zarezerwować jeszcze w grudniu urlop na październik czy grudzień kolejnego roku, wyznaczając jego konkretny termin. W praktyce terminy urlopowe projektowane z takim wyprzedzeniem podlegają standardowo modyfikacji.
Inaczej z planem np. przygotowywanym na kwartał, który to okres jest znacznie bardziej przewidywalny. W takim ujęciu plan stać się może dobrym narzędziem zapewniającym terminowe wykorzystywanie przez pracowników urlopów, a jest istotne nie tylko dla nich ale także pracodawcy, który odpowiada za ewentualne nieprawidłowości związane z nieudzielaniem urlopów.
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów LEX jest zależny od posiadanych licencji.
