W opublikowanych właśnie wyjaśnieniach Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) postanowił odnieść się do kwestii dokumentowania przez pracodawców prawa pracowników do udzielanych im świadczeń, finansowanych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS).

Czytaj więcej: Jeśli pracodawca prowadzi ZFŚS, dotyczy go także RODO

Pracownik a osoba uprawniona

Według UODO, art.  8 ust. 1 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych zobowiązuje pracodawcę do tego, by uzależnił udzielenie ulgi lub świadczenia od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

- Oznacza to, że pracodawca musi poznać i ocenić sytuację życiową, a także materialną wszystkich członków rodziny pracownika, z którymi prowadzi on wspólne gospodarstwo domowe. Dlatego też w celu realizacji tych potrzeb musi przetwarzać dane osobowe pracownika i członków jego rodziny. Przetwarzanie tych danych nie może jednak prowadzić do gromadzenia ich w zakresie szerszym, niż jest to konieczne dla realizacji celu, w jakim dane te są pozyskiwane. Dodany w 2019 roku art. 8 ust. 1a ustawy określa, że pracownik przekazuje te dane pracodawcy w formie oświadczenia. Natomiast potwierdzenie danych w nim zawartych może odbywać się m.in. na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej – napisał urząd.

Czytaj w LEX: Dokumentowanie praw do świadczeń z ZFŚS pracowników oraz członków rodziny >

Co więcej, w opinii UODO, jeżeli na potrzeby udokumentowania spełnienia określonych kryteriów przydatny byłby dostęp do różnych dokumentów, np. PIT-u małżonka, to powołana regulacja umożliwia pracodawcy jedynie wgląd do nich, ale nie daje prawa do przechowywania ich kopii czy innego utrwalania. Powodowałoby to gromadzenie danych w szerszym zakresie niż jest to niezbędne do celu przetwarzania. PIT współmałżonka to dokument zawierający również takie dane, jak np. nazwa zakładu pracy czy numer PESEL, które nie są niezbędne do potwierdzenia danych przedstawionych w oświadczeniu pracownika.

 

Ochrona danych osobowych. Zbiór przepisów. Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO). Ustawa o ochronie danych osobowych (UODO). Ustawa sektorowa ebook

Sprawdź  

Wyjaśnienia UODO budzą jednak sporo wątpliwości.

- PIT jest jednym z dokumentów, które mogą pomóc pracodawcy w ustaleniu, potwierdzeniu sytuacji życiowej i materialnej pracownika, członków jego rodziny, szerzej osób uprawnionych do świadczeń z ZFŚS – mówi  Robert Lisicki, dyrektor Departamentu Pracy Konfederacji Lewiatan. Zwraca przy tym uwagę na pewną nieścisłość w wyjaśnieniach UODO. – Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych mówi o tym, że dane ma przekazać osoba uprawniona, a nie – jak twierdzi urząd - pracownik. Nie zawsze pracownik musi być osobą uprawnioną – podkreśla Lisicki.

Według niego, wyjaśnienia UODO utrzymują wątpliwości związane z dokumentowaniem wydatków na ZFŚS. Zwłaszcza, gdy w grę wchodzą bardziej złożone przypadki niż dofinansowanie wypoczynku.

Sprawdź w LEX: Czy w regulaminie ZFŚS może znajdować się zapis że do wniosku o udzielenie pożyczki na cele mieszkaniowe należy dołączyć kserokopię tytułu własności? >

– Ze środków funduszu udzielane są np. zapomogi związane ze zdarzeniami losowymi czy związane z długotrwałą chorobą. To są świadczenia, które z kolei na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych korzystają ze zwolnienia podatkowego. Pytanie więc, jak do sprawy podejdzie urząd skarbowy i co uzna za wystarczające, by nie odprowadzać zaliczki na podatek dochodowy od takiej zapomogi – podkreśla Robert Lisicki. I dodaje: - To niestety tylko pogłębia niepewność, w jakiej znajdują się pracodawcy, ich działy kadrowe.

Czytaj również: Tylko uprawniony pracownik może mieć wgląd w dane wrażliwe zbierane w ramach ZFŚS

Dane osobowe: ZFŚS a zatrudnienie

- Istnieją zasadne wątpliwości co do prawidłowości wskazanych przez urząd podstaw przetwarzania danych osobowych w ramach ZFŚS. W moim przekonaniu,  w zakresie danych zwykłych jest to nie tyle obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) a wykonanie zadania realizowanego w interesie publicznym, co stanowi odrębną podstawę przetwarzania danych osobowych. Nie można bowiem zapominać, że działalność prowadzona w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych stanowi właśnie działalność w interesie publicznym, o czym świadczy szereg argumentów – podkreśla Joanna Jargus, radca prawny, partner w kancelaria A.Sobczyk & Współpracownicy, lider zespołu RODO.

Sprawdź w LEX: Czy zapis w regulaminie ZFŚS stwierdzający, że osoby powyżej określonego dochodu na członka rodziny nie mogą uzyskać świadczeń z funduszu jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa? >

Co istotne, jak mówi mec. Jarguz, charakter ZFŚS przesądza o konieczności oddzielenia przetwarzania danych osobowych w ramach funduszu od przetwarzania danych w ramach zatrudnienia, czego urząd zdaje się nie zauważać.

- Tymczasem w praktyce często dochodzi do nieprawidłowości w zakresie pozyskiwania do celów funduszowych danych o pracowniku i jego rodzinie, nie z oświadczenia osoby uprawnionej, a właśnie z zasobów związanych z zatrudnieniem (np. informacje z dokumentów związanych z korzystaniem z uprawnień rodzicielskich) – zaznacza mec. Joanna Jarguz.

Jej zdaniem, zgodzić się natomiast należy z UODO, że przechowywanie dokumentów takich jak PIT-y członków gospodarstwa domowego osoby uprawnionej modelowo należy uznać za nieprawidłowe. - Dla zbadania sytuacji socjalnej osoby uprawnionej zasadna jest jedynie część informacji zawartych w tego typu dokumentach, tj. przede wszystkim wysokość dochodów – wskazuje.

Według niej, te informacje powinny być pozyskane przez pracodawcę i przetwarzane w oparciu o oświadczenie osoby uprawnionej, które może podlegać weryfikacji np. poprzez okazanie dokumentu PIT do wglądu. - Jest to w zupełności wystarczające, a odmienna praktyka jest nieproporcjonalna – ocenia mec. Joanna Jarguz.

Sprawdź w LEX: Jak zmienić regulamin ZFŚS?  >

Także dr Dominika Dörre-Kolasa, radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski jest zdania, że UODO słusznie zauważył problem nadmiernego gromadzenia przez pracodawców danych osobowych przy rozpoznawaniu wniosków o przyznanie świadczenia. Niemniej cel przetwarzania tych danych winien być, jak twierdzi, rozumiany szerzej i w tym celu powinno się również mieścić przetwarzanie danych w celu późniejszej weryfikacji zasadności przyznania świadczeń lub wykazania, że świadczenia te zostały przyznane w sposób zgodny z prawem.

- Pracodawcy, którzy już na pierwszym etapie nie zamierzają żądać przekazania im takich dokumentów jak PIT małżonka pracownika czy danych o stanie zdrowia, powinni wymagać okazania tych dokumentów i wymagać od komisji sporządzenia rzetelnej i kompleksowej notatki, obejmującej oświadczenia dotyczące sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika – podkreśla dr Dominika Dörre-Kolasa. I dodaje: - Jeżeli pracodawca zdecyduje się wymagać udokumentowania oświadczeń przez samego pracownika na wypadek ewentualnych kontroli lub zarzutów dotyczących zasadności przyznania świadczeń, powinien na etapie przeglądu danych osobowych (mającego miejsce nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym) dokonać oceny, czy dalsze przechowywanie jest niezbędne do celów określonych w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych i jeśli nie jest, te dane usunąć.

Czytaj w LEX: Zasady dokonywania i korygowania odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych >

Minimalizacja danych

W opinii urzędu, administratorzy, przetwarzając dane osobowe, nie powinni też zapominać o zasadach określonych w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych (RODO). Jedną z nich jest zasada minimalizacji danych, zgodnie z którą dane muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Przyjęło się, że adekwatność danych w stosunku do celu ich przetwarzania powinna być rozumiana jako równowaga pomiędzy uprawnieniem osoby do dysponowania swymi danymi a interesem administratora (w tym przypadku pracodawcy).

- Przepisy ustawy o ZFŚS nigdzie nie wskazują, by członkowie rodzin pracowników musieli podpisywać dodatkowe oświadczenia. Z regulacji tych wynika, że oświadczenie na temat sytuacji rodzinnej, życiowej i materialnej przedstawia pracownik – twierdzi UODO.

W opinii UODO, te wyjaśnienia mają zastosowanie również w odniesieniu do przetwarzania danych o stanie zdrowia.

 

Sprawdź również książkę: Ochrona danych osobowych. Zbiór przepisów. Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO). Ustawa o ochronie danych osobowych (UODO). Ustawa sektorowa ebook >>


- W przestrzeganiu zasady minimalizacji danych nie chodzi o sam w sobie zakaz sporządzenia kopii określonego dokumentów, ale o to, że w kopii mogą znaleźć się nieadekwatne dane osobowe, które nie są niezbędne do rozpatrzenia wniosku o świadczenie z ZFŚS. Jednak wyjaśnienie Urzędu Ochrony Danych Osobowych wydaje się zbyt ogólne, ponieważ w przypadku działalności ZFŚS mamy do czynienia zazwyczaj z powtarzalnymi rodzajami spraw i dokumentami, które są przedstawiane przez wnioskującymi – mówi dr Grzegorz Sibiga, adwokat, partner w kancelarii Traple, Konarski, Podrecki i Wspólnicy. Jak twierdzi, UODO powinien zatem wskazać nie tylko konkretne dokumenty, ale również kategorie danych osobowych w nich zawartych, których gromadzenie jest nadmiarowe z punktu widzenia potrzeb ZFŚS.     

Czytaj również: Odmrożenie odpisu na ZFŚS dołoży pracodawcom pracy na koniec roku

Zobacz procedury w LEX:

  

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.