Współczynnik urlopowy służy przede wszystkim do obliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w związku z zakończeniem stosunku pracy. Przepisy odsyłają jednak do niego pośrednio także w wielu innych przypadkach naliczania różnych świadczeń dla pracowników, w których ustalenie danego świadczenia opiera się na zasadach dotyczących obliczania ekwiwalentu pieniężnego za urlop.  

Czytaj również: Wymiar urlopu wypoczynkowego zależy od stażu pracy>>

 

Ustalenie współczynnika

Współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego.

Zgodnie z par. 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. Nr 2, poz. 14 z późn. zm.), współczynnik ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12.  

Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, tak ustaloną wartość współczynnika obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika.

 

Cena promocyjna: 68.4 zł

|

Cena regularna: 76 zł

|

Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 76 zł


Współczynnik w styczniu i pozostałej części 2025 r.

Ustawa z dnia 6 grudnia 2024 r o zmianie ustawy o dniach wolnych od pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2024 r., poz. 1965) ustanawia Wigilię świąt Bożego Narodzenia świętem będącym dniem wolnym od pracy. Skoro Wigilia będzie świętem, to wpływa w oczywisty sposób na wysokość współczynnika.

Istotne jest jednak to, że ustawa wchodzi w życie 1 lutego i dopiero od tego dnia Wigilia będzie dniem świątecznym. Oznacza to, że także dopiero od tego dnia Wigilia wpłynie na współczynnik. Nie można bowiem przyjmować do ustalenia współczynnika dla świadczeń ustalanych w styczniu liczby dni świąt nie obowiązującej w tym miesiącu – według przepisów obowiązujących w styczniu 2025 r. mamy 11 dni świątecznych będących dniami wolnymi od pracy. Liczba ta zwiększa się do 12 dopiero od lutego. W 2025 r. mamy zatem dwa współczynniki urlopowe:

  • dla stycznia,
  • dla pozostałej części roku.

 

Wysokość współczynnika dla stycznia 2025 r.:

[365 dni roku - (52 niedziele + 11 dni świątecznych + 52 dni wolne)] : 12 = 20,83.

Współczynnik przy przykładowym zatrudnieniu niepełnoetatowym:

  • 1/2 etatu 10,42 (20,83 × 1/2),
  • 1/4 etatu 5,21 (20,83 × 1/4),
  • 3/4 etatu 15,62 (20,83 × ¾).

 

Wysokość współczynnika dla w okresie luty – grudzień 2025 r.

[365 dni roku - (52 niedziele + 12 dni świątecznych + 52 dni wolne)] : 12 = 20,75.

 

Współczynnik przy przykładowym zatrudnieniu niepełnoetatowym :

  • 1/2 etatu 10,38 (20,75 × 1/2),
  • 1/4 etatu 5,19 (20,75 × 1/4),
  • 3/4 etatu 15,56 (20,75 × ¾).

 


Ustalenie ekwiwalentu

Ekwiwalent za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy oblicza się:

  • dzieląc sumę miesięcznych wynagrodzeń przez współczynnik urlopowy, a następnie, 
  • dzieląc tak otrzymany ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika, a następnie, 
  • mnożąc tak otrzymany ekwiwalent za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego. 

Przykład: Umowa o pracę z pracownikiem kończy się 20 stycznia. Do dnia rozwiązania umowy nie wykorzysta urlopu należnego proporcjonalnie za 2025 r., ale też ma 3 dni urlopu zaległego z 2024 r. zarabia 6500 zł miesięcznie, ma prawo do 26 dni urlopu rocznie. Jak ustalić ekwiwalent? Czy dla ekwiwalentu pieniężnego za urlop pozostały z 2024 r należy przyjąć współczynnik dla 2024 r.?

Wypłacając w styczniu ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop należy przyjąć współczynnik dla stycznia w odniesieniu do całego urlopu, w tym także zaległego. Istotny jest moment nabycia prawa do ekwiwalentu, a nie okres, z którego rozliczany jest urlop.

 

Pracownik ma prawo do 3 dni urlopu za 2025 r. (26 x 1/12, z zaokrągleniem w górę do pełnego miesiąca) oraz 3 dni z 2024 r. Razem 6 dni (48 godzin).

Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu. Pracownik zarabia jedynie wynagrodzenie stałe miesięczne, w pytaniu  nie wskazano na inne składniki wynagrodzenia. Przyjmujemy zatem tylko jego pensję miesięczną – 6500 zł.

6500 zł :20,83 = 312,05 zł

312,05 zł : 8 = 39,01 zł

39,01 zł x 48 = 1872,48 zł (kwota należnego ekwiwalentu).

Przykład: Okres wypowiedzenie upływa 31 stycznia, ekwiwalent będzie wypłacony 3 lutego. Do ustalenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop należy przyjąć współczynnik dla stycznia, gdyż prawo do ekwiwalentu nabywane jest w dniu rozwiązania stosunku pracy. Nie ma tutaj znaczenia data faktycznej jego wypłaty. Zaznaczyć jednak należy, że wypłata ekwiwalentu powinna nastąpić w dniu rozwiązania stosunku pracy. Tak np. Sąd Najwyższy w wyroku z 1 marca 2017 r., (sygn. akt II BP 11/15), w którym podkreślił, że z przepisu art. 171 par. 1 k.p. w sposób nie budzący wątpliwości można wywieść, że prawo do ekwiwalentu staje się wymagalne z dniem rozwiązania (wygaśnięcia) stosunku pracy.