18 sierpnia 2026 roku weszła w życie ustawa wdrażająca do polskiego porządku dyrektywę unijną 2022/2381 - Women on Boards. Dla największych spółek giełdowych to zmiana jakościowa: równowaga płci w organach przestaje być kwestią strategii ESG i dobrych praktyk ładu korporacyjnego, a staje się przedmiotem twardych obowiązków – wewnętrznych regulacji, sformalizowanych procedur doboru, corocznej sprawozdawczości i realnych sankcji finansowych - pisze radczyni prawna Kinga Polewka-Włoch.
Choć największą uwagę przyciąga cel liczbowy, a realne ryzyko leży gdzie indziej. Kiedy kandydat lub kandydatka, któremu nie zostanie zaproponowane stanowisko, zakwestionują wybór, ciężar udowodnienia, że proces był prawidłowy, będzie spoczywać na spółce.
Czytaj również: Parytety we władzach związków zawodowych. Czemu nie?>>
Omawiany reżim nie dotyczy mikroprzedsiębiorców ani firm małych i średnich, objął duże spółki, których co najmniej jedna akcja jest dopuszczona do obrotu na rynku regulowanym w państwie członkowskim. Ustawa posługuje się pojęciem „płci niedostatecznie reprezentowanej”, wskazując, że jest to ta, której przedstawiciele zajmują nie więcej niż 49 proc. stanowisk w organach spółki. Choć użyte pojęcie jest formalnie neutralne, w praktyce chodzi o zwiększenie udziału kobiet i obsadzić liczbę miejsc najbardziej zbliżoną do 33 proc. wszystkich stanowisk w zarządzie i radzie nadzorczej liczonych łącznie, z obecnością tej płci w każdym z organów.
Skutki ewentualnych naruszeń mogą pojawić się na dwóch niezależnych płaszczyznach. Na płaszczyźnie publicznoprawnej nadzór sprawuje Komisja Nadzoru Finansowego, która za nienależyte wykonanie obowiązków dotyczących procesu doboru i sprawozdawczości może wydać spółce zalecenia albo nałożyć karę pieniężną do 500 000 zł.
Odrębne uprawnienia przysługują natomiast osobie, która nie została powołana do organu. Jeżeli w procesie doboru spółka naruszyła wymogi dotyczące niedyskryminacyjnych kryteriów, porównawczej oceny każdego z kandydatów oraz reguły pierwszeństwa płci niedostatecznie reprezentowanej (art. 90ge ust. 1-3 ustawy) - taki kandydat może żądać zadośćuczynienia w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę albo odszkodowania. Sprawy te rozpoznawać będzie sąd cywilny na zasadach ogólnych (z wyłączeniem trybu gospodarczego i pracowniczego).
Najistotniejszy jest jednak sposób, w jaki rozłożono ciężar dowodu. Wystarczy bowiem, że kandydat płci niedostatecznie reprezentowanej uprawdopodobni, że dysponował kwalifikacjami co najmniej równorzędnymi z osobą wybraną. Jeśli to zrobi, spółka będzie musiała wykazać, że do naruszenia nie doszło. W praktyce więc linia obrony spółki opierać się będzie przede wszystkim na dokumentacji procesu nominacyjnego. Warto mieć to na uwadze i każde takie wybory prowadzić z założeniem, że ich przebieg może być kiedyś potrzeba wyjaśnić, potencjalnie również przed sądem.
Największe kontrowersje wśród przedsiębiorców (a także uruchomienie przez Prezydenta trybu następczej kontroli Trybunału Konstytucyjnego), wywołał art. 90ge ust. 3. Nakazuje on, by przy porównywalnych kwalifikacjach kandydatów powołać osobę należącą do płci niedostatecznie reprezentowanej. Ustawa nie precyzuje jednak, kiedy kwalifikacje są „porównywalne", i pozostawia tę ocenę spółce – co bywa zarazem źródłem elastyczności i ryzyka.
Od reguły pierwszeństwa przewidziano wyjątek, jednak jego zakres jest w praktyce iluzoryczny. Odstąpić od niej można wyłącznie wtedy, gdy za wyborem kandydata płci przeciwnej przemawiają „inne istotne zasady dotyczące różnorodności określone w przepisach prawa". Konieczność oparcia się na przepisach, a nie na wewnętrznej ocenie spółki, sprawia, że katalog takich podstaw jest wąski i trudny do wskazania.
Czytaj też w LEX: Ustalenie liczebności międzyzakładowej organizacji związkowej – wybrane uwagi praktyczne >
Za każdym razem, gdy spółka powołuje osobę płci nadreprezentowanej, powinna umieć wskazać realną przewagę merytoryczną wybranego kandydata, ustaloną na podstawie wcześniej przyjętych kryteriów. Ogólne przekonanie o „lepszym dopasowaniu" nie wystarczy – potrzebna jest faktyczna, możliwa do wykazania różnica w kwalifikacjach. Reguła pierwszeństwa nie tyle więc odgórnie kształtuje skład organów, ile wymusza, by decyzję o pominięciu kandydata płci niedostatecznie reprezentowanej dało się rzeczowo uzasadnić.
Czytaj również: Tylko 12 największych spółek GPW spełnia wymogi dyrektywy Women on Boards>>
Podstawowym zabezpieczeniem i obowiązkiem w zakresie wewnętrznej dokumentacji jest polityka równowagi płci. Przyjmuje ją walne zgromadzenie w drodze uchwały, określając co najmniej zasady doboru na stanowiska w organach, zasady wskazywania kandydatów, programy rozwoju kariery kobiet i mężczyzn oraz strategię zarządzania zasobami ludzkimi. Ustawa nie wymaga odrębnego dokumentu, jeżeli zasady te są już ujęte w innych regulacjach wewnętrznych, o ile obejmują one wszystkie wymagane elementy. Niezależnie od formy, treść należy udostępnić na stronie internetowej spółki wraz z informacją o obowiązujących przepisach i sankcjach.
Drugim elementem jest sam proces doboru. Kryteria muszą być sformułowane w sposób neutralny, jasny i jednoznaczny, stosowane niedyskryminacyjnie i - co istotne - ustalone jeszcze przed rozpoczęciem procesu, a wyboru dokonuje się na podstawie porównawczej oceny kwalifikacji każdego z kandydatów.
Trzecim, a w razie sporu najważniejszym, jest obowiązek informacyjny. Na żądanie kandydata spółka przekazuje mu - pisemnie lub w formie dokumentu elektronicznego - kryteria doboru, ocenę porównawczą wraz z uzasadnieniem, a w razie odstąpienia od wyboru osoby płci niedostatecznie reprezentowanej także powody tej decyzji oraz kwalifikacje osoby wybranej. To właśnie ten dokument staje się później głównym materiałem dowodowym.
Jeśli chodzi o terminy wynikające z ustawy, to podstawowy dotyczy corocznego sprawozdania o udziale poszczególnych płci w organach i o podjętych środkach. Powinno ono trafiać na stronę internetową spółki oraz do właściwego organu administracji rządowej, w terminie do 30 czerwca każdego roku. Co istotne, może stanowić wyodrębnioną część sprawozdania z działalności. Działa w formule „stosuj albo wyjaśnij”: samo nieosiągnięcie progu 33 proc. nie jest karane, spółka musi jednak rzetelnie opisać przyczyny oraz środki już podjęte i planowane.
Szczególnej uwagi wymagają jeszcze dwie daty. Pierwsze sprawozdanie o udziale płci w organach należy przekazać właściwemu organowi już do 31 października 2026 r., a politykę równowagi płci trzeba przyjąć najpóźniej na pierwszym walnym zgromadzeniu zwołanym po wejściu ustawy w życie. Przewidziano przy tym bufor: jeżeli zgromadzenie zakończy się w ciągu 2 miesięcy od wejścia ustawy w życie, na przyjęcie polityki spółka ma 4 miesiące.
Zobacz w LEX: Przewodnik po zmianach w prawie pracy 2026 r. >
Warto dodać, że ustawa przewiduje także pewien istotny fortel. Przepisów o procesie doboru, obowiązku informacyjnym i odwróconym ciężarze dowodu nie stosuje się bowiem do spółki, która zapewniła już właściwą reprezentację płci w organach. Osiągnięcie progu 33 proc. wyłącza zatem cały najbardziej wymagający reżim rekrutacyjny. Dla spółek blisko progu to mocny argument, by uzupełnić skład organów wcześniej, zamiast prowadzić potem każdą nominację pod rygorem sporu.
Jeśli jednak powyższe się nie uda, priorytet, jeśli chodzi o działania spółek objętych ustawą wydaje się jasny. Kryteria oraz sposób dokumentowania procesu doboru trzeba zaprojektować tak, aby wytrzymały test odwróconego ciężaru dowodu i powinny zostać wdrożone, zanim ruszy pierwsza rekrutacja pod rządami nowych przepisów. Cena błędu jest bowiem wysoka: kara do 500 000 zł, roszczenia pominiętych kandydatów oraz spór, w którym to spółka dźwiga ciężar dowodu. Politykę równowagi płci i regulamin doboru najlepiej więc ułożyć z wyprzedzeniem, a nie dopiero po pierwszym pozwie.
Kinga Polewka-Włoch, radczyni prawna, partnerka w CSP Chruściel Szybak Polewka
