Wnioski pracownicze mają zostać ujednolicone

Możliwe, że doczekamy się wreszcie ujednolicenia w kodeksie pracy form, w jakich składane są przez pracowników poszczególne wnioski. W miejsce obecnych dokumentów pisemnych pojawić się mają wnioski w postaci pisemnej lub elektronicznej. Zmiana ta doprowadzi wreszcie do sytuacji, w której przy każdym wniosku pracownika nie będzie konieczne sprawdzanie, czy w tej konkretnej sprawie przepisy wymagają nadal formy pisemnej.

Pracownicy składają rożnego rodzaju wnioski do pracodawcy. Nie wszystkie oczywiście sprawy, w których pracownik zwraca się do pracodawcy, zostały precyzyjnie określone, ale znaczna część z nich została wprost wymieniona w przepisach kodeksu pracy z jednoczesnym zakreśleniem sposobu złożenia danego wniosku. Obecnie do różnych wniosków są przypisane różne formy, w jakich powinny być złożone, co nie tylko trudno byłoby uzasadniać jakimś racjonalnym rozróżnianiem, ale też w praktyce tworzy pewien mętlik i w niepotrzebny sposób utrudnia funkcjonowanie zarówno pracowników, jak i pracodawców.

Jest jednak szansa, że wkrótce się to zmieni. Rząd pracuje bowiem nad projektem nowelizacji kodeksu pracy, mającej na celu ujednolicenie form, w jakich składane mają być wnioski. 29 lipca projekt został skierowany do Sejmu (obecnie czeka na nadanie numeru druku sejmowego).

Czytaj również: 

Pracodawcy będą mogli wypłacić ekwiwalent za urlop razem z wypłatą ostatniego wynagrodzenia >>

Lewiatan: Kodeks pracy powinien umożliwić zawieranie umów o pracę w formie innej niż pisemna >>

Stan obecny

W obowiązującym stanie prawnym w kodeksie pracy (dalej: k.p.) w stosunku do różnych wniosków pracowniczych (ale także działań pracodawcy) występują różne wymogi w zakresie sposobu ich złożenia/przekazania czy też mówiąc konkretnie – formy.

Występują określenia:

• forma pisemna (odnośnie zawarcia umowy o pracę),
• pisemnie, na piśmie (np. wniosek o urlop bezpłatny),
• w postaci papierowej lub elektronicznej (np. wniosek o urlop wychowawczy).

Pojawia się także określenie forma pisemna lub elektroniczna w odniesieniu do tworzenia harmonogramów czasu pracy.

Gwarancyjna funkcja prawa pracy (ochrona interesów pracownika jako „słabszej ekonomicznie” strony stosunku pracy) wskazuje na potrzebę uznania, że wyrażony w art. 30 par. 3 k.p. obowiązek złożenia oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę „na piśmie" oznacza wymaganie zachowania zwykłej formy pisemnej w rozumieniu art. 78 par. 1 kodeksu cywilnego (wyrok Sądu Najwyższego z 24 sierpnia 2009 r., sygn. akt I PK 58/09). 

Czytaj też w LEX: Giaro Maciej, Wypowiedzenie umowy o pracę - pisemna forma oświadczenia woli - stosowanie przepisów Kodeksu cywilnego o pisemnej formie czynności prawnych. Glosa do wyroku SN z dnia 24 sierpnia 2009 r., I PK 58/09> 

Pomimo kilku nowelizacji, w których jak np. w ramach tzw. nowelizacji work life balance (zmiany obowiązującej od 26 kwietnia 2023 r.), wprowadzono w wielu przypadkach w miejsce wniosków pisemnych - wnioski w postaci pisemnej lub elektronicznej (np. wniosek o urlop wychowawczy), ustawodawca nie ujednolicił kwestii formy wnioskowania. Wnioski „o to samo” składane są w formie albo mocniej sformalizowanej albo z daleko idącą swobodą dotyczącą formy, w zależności od tego jedynie, w jakiej sytuacji jest pracownik je składający.

Przykład: Zgodnie z art. 142 k.p. na pisemny wniosek pracownika pracodawca może ustalić indywidualny rozkład jego czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty. Jeżeli pracownik wykonuje pracę zdalnie, wniosek przekazany może być w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 67[32] k.p.).

To jednak nie jedyna możliwość wnioskowania o indywidualny rozkład. Postać papierowa lub elektroniczna dla wniosku o indywidualny rozkład jest możliwa w razie składania go:

• w ramach przepisów o elastycznej organizacji pracy (art. 188[1] k.p.),
• przez pracownika będącego – uogólniając – rodzicem niepełnosprawnego dziecka (art. 142[1] k.p.).

Czytaj też w LEX: Świątek-Rudoman Justyna, Legalność oświadczeń woli pracodawcy w innej formie niż tradycyjna forma pisemna. Glosa do wyroku SN z dnia 18 stycznia 2007 r., II PK 178/06> 

Dodatkowo, w przypadku wykonywania pracy zdalnej, wnioski pracownika, dla których przepisy kodeksu lub innych ustaw lub aktów wykonawczych, określających prawa i obowiązki z zakresu prawa pracy, wymagają formy pisemnej, mogą być złożone w postaci papierowej lub elektronicznej. Czyli np. pracownik dzisiaj jedynie pracujący zdalnie może złożyć wniosek o urlop bezpłatny mailem, ale pracownik pracujący w terenie już nie (praca w terenie nie jest pracą zdalną).

Nie zdefiniowano przy tym pojęć postaci papierowej i postaci elektronicznej. Postać papierowa obejmuje zwykłą formę pisemną (wniosek wyrażony na papierze podpisany przez pracownika), ale również może to być kopia dokumentu papierowego, fax.

Postać elektroniczna to zarówno dokument opatrzony podpisem kwalifikowanym lub zaufanym, ale także „zwykły” mail, jak również jakikolwiek inny sposób komunikacji elektronicznej – sms, komunikator internetowy.

Czytaj też w LEX: Gersdorf Małgorzata (red.), Maniewska Eliza (red.), Prawo pracy wobec nowych technologii

Projektowane zmiany

W projekcie zmian kodeksu pracy przewiduje się zmianę znacznej części przepisów odnośnie sposobu składania wniosków przez pracowników, ale również przekazywania pewnych informacji pracownikom. Planowane jest dokonanie zmiany dotychczasowej formy pisemnej na postać papierową lub elektroniczną w odniesieniu do:

• 1) przekazania informacji o monitoringu – art. 22(2) par. 8 k.p.,
• 2) przekazania informacji o warunkach przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę – art. 23(2) par. 3 k.p.,
• 3) konsultacji zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z zakładową organizacją związkową – art. 38 par. 1 i par. 2 k.p.,
• 4) sporządzenia rozkładu czasu pracy – art. 129 par. 3 i par. 4 pkt 3 i 4 k.p.,
• 5) wniosku o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy – art. 142 k.p.,
• 6) wniosku o zastosowanie systemu skróconego tygodnia pracy – art. 143 k.p.,
• 7) wniosku o zastosowanie systemu pracy weekendowej – art. 144 k.p.,
• 8) wniosku o zastosowanie rozkładu czasu pracy, o którym mowa w art. 140(2) k.p., czyli ruchomego czasu pracy – art. 150 par. 5 k.p.,
• 9) wniosku o udzielenie czasu wolnego w celu załatwienia spraw osobistych – art. 151 par. 2[1] k.p. zdanie pierwsze,
• 10) wniosku o udzielenie czasu wolnego za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych – art. 151(2) par. 1 k.p.,
• 11) wniosku o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy – art. 151(7) par. 6 k.p.,
• 12) wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego – art. 174 par. 1 k.p.,
• 13) wniosku o udzielenie urlopu bezpłatnego na czas pracy u innego pracodawcy – art. 174(1) par. 1 k.p.,
• 14) instrukcji i wskazówek pracodawcy w zakresie zaznajomienia pracowników z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy – art. 237(4) par. 3 k.p.

Polecamy też w LEX: Masłowski Jarosław, Akta osobowe pracowników - sposób prowadzenia>