Na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowana została właśnie nowa wersja projektu ustawy o zmianie ustawy o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów (nr UDER4). - Głównym założeniem ustawy było stworzenie systemu obsługującego proces zawierania i obsługi umów zawieranych w codziennym życiu, takich jak umowa o pracę, umowa zlecenia, umowa o świadczenie usług czy umowa uaktywniająca. Zgodnie z obowiązującą ustawą umowy za pośrednictwem systemu mogą być zawierane jedynie przez osoby fizyczne, mikroprzedsiębiorców, podmioty niebędące mikroprzedsiębiorcą, zatrudniające nie więcej niż 9 osób oraz rolników. Ustawa przewiduje też ograniczenia w zakresie rodzajów umów, które mogą być zawierane za pośrednictwem systemu, ponieważ za pośrednictwem systemu będzie można zawrzeć jedynie umowę o pracę, umowę zlecenia i umowę uaktywniającą. Przyjęte w ww. ustawie ograniczenia w zakresie zawierania umów wynikały z faktu, że pierwotnie system miał służyć do zawierania prostych umów w życiu codziennym, tzn. miał ułatwić zatrudnienie niani, opiekunki dla osoby starszej czy pomocy domowej – przypomina w uzasadnieniu Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.
To jednak ma się zmienić.
Czytaj również: Pracodawcy i pracownicy poczekają kolejne trzy lata na eUmowy >>
Ministerstwo chce otworzyć katalog umów obsługiwanych w systemie
Zgodnie z najnowszą wersją projektu, zmianie ma ulec obecnie brzmienie art. 1 ust. 1, który określa umowy, jakie będą obsługiwane w systemie teleinformatycznym. Obsługiwane mają więc być:
- umowy, o których mowa w: a) art. 734 i art. 750 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz. U. z 2024 r. poz. 1061, 1237 oraz z 2025 r. 769), czyli umowy zlecenia i umowy o świadczenie usług na warunkach zlecenia, b) art. 25 par. 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 r., poz. 277 i 807), czyli umowy o pracę na okres próbny, na czas określony albo na czas nieokreślony, c) art. 50 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3 (Dz. U. z 2025 r. poz. 798) – zwanych dalej „umową”;
- umowy, o których mowa w art. 101(1) par. 1, w art. 101(2) par. 1, w art. 103(4) oraz w art. 125 par. 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, zwanych dalej „umowami związanymi z zatrudnieniem ) porozumienia, o którym mowa w art. 44 ust. 1 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2024 r. poz. 1491, 1761 i 1940), zwanego dalej „porozumieniem”.
Przy czym, jak wyjaśnia ust. 2, przez obsługę w systemie teleinformatycznym umowy, umów związanych z zatrudnieniem albo porozumienia należy rozumieć zawarcie, zmianę, rozwiązanie albo wygaśnięcie umowy, umów związanych z zatrudnieniem albo porozumienia oraz dokonywanie innych czynności służących realizacji praw i obowiązków wynikających z umowy, umów związanych z zatrudnieniem albo porozumienia za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do obsługi umów, umów związanych z zatrudnieniem oraz porozumienia.
Zmiana ma dotyczyć nie tylko rodzajów umów, jakie będą mogły być zawierane za pośrednictwem systemu, ale także podmiotów, które z tego będą mogły korzystać. - Obecnie katalog podmiotów, które mogą zwierać umowy w systemie jest zamknięty. Umowa może być zawierana jedynie przez osoby fizyczne, rolników, mikroprzedsiębiorców lub podmioty zatrudniające do 9 osób. Brak jest podstaw prawnych umożliwiających zawieranie umów przez inne podmioty niż wyżej wymienione. Po zmianie ustawy, umowy będą mogły być zawierane za pośrednictwem systemu przez każdy zainteresowany podmiot, który tylko wyrazi taką wolę, niezależnie od posiadanego statusu czy wielkości podmiotu – czytamy w uzasadnieniu. Brak jednak ku temu wyraźnej podstawy prawnej.
Cena promocyjna: 143.1 zł
|Cena regularna: 159 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 111.3 zł
Wątpliwości związkowców i pracodawców
W opinii Ogólnopolskiego Porozumienia Związków Zawodowych, wątpliwości budzi katalog czynności, jakie będzie można dokonywać za pomocą systemu teleinformatycznego. Poza zawarciem oraz zmianą umowy o pracę będzie można również rozwiązać ją za pomocą systemu. Tak szeroki katalog czynności rodzi daleko idące zastrzeżenia głównie pod kątem zdalnej (elektronicznej) możliwości dokonywania wielu, dotychczas wiązanych z formą pisemną, czynności - w szczególności rozwiązywania umowy o pracę. - W jakiej formule informacyjnej będzie to dokonywane – powiadomienie pracownika przez system, sms, mail, itp. – pyta OPZZ w uwagach. I wskazuje, że „elastyczność i ułatwienie prowadzenia spraw związanych ze stosunkiem pracy” w żadnym wypadku nie może pogarszać sytuacji prawnej pracownika. Ponadto OPZZ zauważa, że w projekcie wprowadzono nowe pojęcie „umów związanych z zatrudnieniem”, którego nie zna prawo pracy.
Wątpliwości w tym zakresie zgłosiła także Konfederacja Lewiatan, zwracając uwagę, że termin ten nie występuje w Kodeksie pracy. W praktyce może dochodzić do wątpliwości, które z umów będą objęte tym pojęciem.
Obaw tych nie podzieliło jednak MRPiPS. - Korzystanie z systemu będzie dobrowolne, a do obsługi umowy w systemie będzie wymagana zgoda obu stron. Umowa nie będzie obsługiwana w systemie jeżeli pracodawca, zleceniodawca lub rodzic nie uzyskają zgody osób ubiegających się o zawarcie umowy, na jej obsługę w systemie (projektowany art. 5 ust. 1 pkt 3) – napisało w odniesieniu się do uwag. I podkreśliło, że osoby wykluczone cyfrowo zawsze będą mogły zawrzeć umowę w sposób tradycyjny. Co więcej, według ministerstwa, proponowane rozwiązania wpłyną pozytywnie na sytuację w szczególności osób z niepełnosprawnością oraz osób starszych na rynku pracy, bowiem uzyskają oni możliwość m.in. zawarcia umowy w systemie, bez konieczności stawiennictwa w siedzibie pracodawcy.
- System będzie przyjazny dla użytkowników, będzie m.in. informował o zmianach na koncie użytkownika za pomocą e-maili lub sms-ów (jeżeli pracodawca przygotuje i prześle do pracownika umowę szkoleniową, pracownik dostanie na adres mail odpowiednie powiadomienie i będzie mógł na odległość podpisać taką umowę - wskazał resort.
I zaznaczył, że termin „umowy związane z zatrudnieniem” został doprecyzowany poprzez wskazanie, że chodzi o umowę o zakazie konkurencji, umowę szkoleniową oraz umowę o współodpowiedzialności materialnej, o których mowa w art. 101(1) par. 1, w art. 101(2) par. 1, w art. 103(4) oraz w art. 125 par. 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.
Konfederacja Lewiatan wskazała ponadto, że w przypadku umowy o zakazie konkurencji w trakcie trwania stosunku pracy, jak i o współodpowiedzialności materialnej, ustawodawca wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. - Zatem wydaje się, iż bez zmiany przepisów Kodeksu pracy, projektowana zmiana nie jest możliwa. Forma umowy ma znaczenie dla sporów sądowych, postępowania w razie stwierdzenia szkody w mieniu pracodawcy. Wydaje się, iż ustawa odnosi się tylko do umów dwustronnych o odpowiedzialności materialnej, natomiast zdaje się całkowicie pomijać umowy o współodpowiedzialności materialnej, gdzie jest wielu pracowników. Powstaje wówczas wątpliwość, co w sytuacji, jeżeli jeden z pracowników nie wyrazi zgody na podpisanie umowy w systemie. Zwracamy uwagę, iż przepisy regulujące ten temat nie były zmieniane od wielu lat i nie przystają do obiegu elektronicznego – podkreśliła w uwagach do projektu Konfederacja Lewiatan.
Odnosząc się do kwestii zgody pracownika, resort wyjaśnił, że w zakresie umów związanych z zatrudnieniem zawieranych w systemie, to przepisy ustawy z dnia 16 listopada 2022 r. o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów stanowią lex specialis w stosunku do 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy. - Dlatego też brak jest podstaw do wprowadzania zmian ww. Kodeksie – uważa resort pracy.
Czytaj też w LEX: Kryczka Sebastian , Dopuszczalność zawierania umów o pracę w innej formie niż pisemna, w tym w formie dorozumianej>
Sprawdź również książkę: Prawo pracy wobec nowych technologii >>
Umowa o pracę w formie innej niż pisemna - ministerstwo wciąż mówi "nie"
Dopuszczenie zawarcia umowy o pracę w formie innej niż forma pisemna w Kodeksie pracy postulowała Konfederacja Lewiatan. Przekonywała, że obowiązująca w K.p. forma pisemna umowy o pracę nie odpowiada potrzebom rynku pracy i o ile pracodawcy coraz częściej wykorzystują kwalifikowany podpis elektroniczny, to po stronie pracowników takie rozwiązanie nie jest powszechnie dostępne. Dlatego też zasadnicza uwaga wobec przedłożonego projektu koncentruje się na wprowadzeniu zmian do Kodeksu pracy i dopuszczenia zawierania umowy o pracę także z wykorzystaniem profilu zaufanego lub podpisu osobistego. Taka funkcjonalność powinna być udostępniona każdemu pracodawcy w jego własnych systemach kadrowo-płacowych (po uprzednim spełnieniu określonych warunków). W ocenie Konfederacji Lewiatan takie rozwiązanie byłoby bardziej elastyczne niż proponowana obsługa umów związanych z zatrudnieniem przez system teleinformatyczny, tym bardziej, iż nie każdy pracodawca będzie zainteresowany korzystaniem z systemu, z uwagi na własne rozbudowane procesy kadrowo-płacowe. Wielu pracodawców prowadzi własne systemy w zakresie e-akt osobowych/dokumentacji pracowniczej, których wprowadzenie wymagało poniesienia dużych nakładów finansowych.
Jednak według MRPiPS, wprowadzenie możliwości nieograniczonego stosowania poza systemem formy dokumentowej (szczególnie w postaci „zwykłego” e-maila lub sms-a) do wszystkich czynności wynikających ze stosunku pracy, w szczególności takich, które dotyczą danych osobowych albo w istotny sposób wpływają na zakres wykonywania przez pracownika obowiązków, mogłoby skutkować trudnościami dowodowymi oraz prowadzić do sporów sądowych związanych z autentycznością i treścią oświadczeń woli stron, których skalę trudno przewidzieć. W konsekwencji słabsza strona stosunku pracy (pracownik), w wyniku postulowanych zmian uległaby jeszcze większemu osłabieniu.
Czytaj również: Będzie elektroniczne zawieranie umów, ale nie w Kodeksie pracy >>
PIP skontroluje umowy w systemie
Na wniosek Głównego Inspektora Pracy, dostęp do danych zawartych w systemie teleinformatycznym ma mieć Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) dla celów postępowań kontrolnych. Taką możliwość wprowadza dodawany do ustawy art. 11a.
- Do projektu ustawy o zmianie ustawy o systemie teleinformatycznym do obsługi niektórych umów dodany został przepis umożliwiający ministrowi właściwemu do spraw pracy udostępnianie PIP danych zawartych w systemie teleinformatycznym do obsługi umów, umów związanych z zatrudnieniem oraz porozumienia. Dane te będą udostępniane na wniosek PIP w celu przeprowadzenia postępowania kontrolnego oraz realizacji prawa inspektora pracy do żądania przedłożenia akt osobowych i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników lub osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy – napisało ministerstwo w odniesieniu się do uwagi GIP.
Czytaj też w LEX: Stępnicka Katarzyna, Istota precyzyjnego określenia zakresu zakazu konkurencji. Glosa do postanowienia SN z dnia 10 maja 2018 r., II PK 319/17>
Pozostały „stare” wątpliwości i doszły nowe
Katarzyna Kamecka, ekspert ds. prawa pracy Polskiego Towarzystwa Gospodarczego, zauważa, że nowa wersja projektu nie zmienia w sposób zasadniczy pierwotnej treści nowelizacji. - Nadal wiele wątpliwości nie zostało rozwiązanych, a także wprowadzono nowe, bardziej rygorystyczne zasady korzystania z systemu, tj. konieczność zgody stron w zakresie obsługi umowy w systemie, przy czym zgoda ta nie może być odwołana. Czy w takim razie należy ten przepis rozumieć w ten sposób, że strony podpisują cyrograf i już do końca zatrudnienia nie mogą zrezygnować z obsługi umów w systemie – pyta. Jej zdaniem bardzo wątpliwa z punktu formalnoprawnego jest możliwość zawierania w systemie, jak to określa projekt, „umów związanych z zatrudnieniem”, dla których przepisy prawa zastrzegają formę pisemną pod rygorem nieważności. Chodzi tu o m.in. o umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy. - Forma elektroniczna, zgodnie z art. 781 k.c. jest równoważna formie pisemnej, jeżeli oświadczenie woli jest opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Tym bardziej więc, użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego stanowi wymóg dla zawierania umów w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Z kolei projekt dopuszcza możliwość zawierania umów związanych z zatrudnieniem za pomocą podpisu zaufanego lub osobistego. Zatem wątpliwe jest wprowadzenie takich możliwości w systemie bez zmiany kodeksu pracy w zakresie formy przewidzianej dla tego rodzaju umów – mówi serwisowi Prawo.pl Katarzyna Kamecka. I wskazuje, że w uzasadnieniu projektu podkreślono, że z systemu będą mogli korzystać wszyscy pracodawcy, a nie tylko mikroprzedsiębiorcy, jak to było pierwotnie przewidziane. Jednak nowelizacja art. 1 ustawy na to nie wskazuje. Projekt stanowi, że art. 1 „otrzymuje brzmienie” i odnosi się jedynie do ust. 1 i 2, co może sugerować, że art. 1 ust. 3 ustawy będzie nadal obowiązywał, a właśnie ten przepis stanowi o zakresie podmiotowym ustawy (tylko dla mikroprzedsiębiorców).
Podkreśla również, że zgodnie z zasadami techniki prawodawczej, jeżeli zmienia się treść lub brzmienie więcej niż jednego przepisu w artykule ustawy, przepisowi zmieniającemu nadaje się brzmienie: „W ustawie … (tytuł ustawy) w art. … …”. Przepis ustawy zmieniającej powinien więc zostać inaczej zredagowany, aby nie pozostawiać wątpliwości co do zakresu nowelizacji.
- Nawet jeżeli przyjmiemy, że możliwość korzystania z systemu będą mieli wszyscy przedsiębiorcy, to zastanawiające jest, dlaczego obsługę umowy zawartej poza systemem i prowadzenie dokumentacji pracowniczej przewidziano wyłącznie dla mikro- i małych przedsiębiorców. Rozwiązania w tym zakresie powinny być kompleksowe, skoro każdy przedsiębiorca w systemie będzie mógł zawrzeć umowę, to też każdy przedsiębiorca powinien mieć możliwość obsługi umów zawartych poza tym systemem – kwituje.
Polecamy też w LEX: Jaśkowski Kazimierz, Maniewska Eliza, Komentarz aktualizowany do Kodeksu pracy>
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
