W wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów pojawiła się zapowiedź przygotowania przez Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii projektu ustawy o zawieraniu i rozliczaniu umów w sposób elektroniczny przez niektórych pracodawców. Rząd ma się nim zająć w III kwartale br. Już dziś projekt budzi jednak spore zaniepokojenie prawników.
Diagnoza problemu: szkodliwa dominacja mikropodmiotów
- Dla małych podmiotów takich jak mikroprzedsiębiorcy, rolnicy i osoby fizyczne zawieranie umów o pracę lub umów zlecenia jest uciążliwe ze względu na formalności, jakich należy w związku z tym dokonać. Przede wszystkim chodzi o zgłaszanie pracowników do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (dalej ZUS), Krajowej Administracji Skarbowej (dalej KAS) oraz rozliczanie zawartych umów. Dla tych podmiotów z racji ich skali/wielkości czynności te są uciążliwe i wymagające dość dużego zaangażowania – twierdzą autorzy projektu.
Zobacz procedurę w LEX: Tryb i forma przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych do ZUS >
Deklarują przy tym, że projekt ustawy odpowiada m.in. na problem znacznych obciążeń, jakie ponoszone są przez podmiot powierzający pracę, m.in. w związku ze zgłoszeniem do ZUS, obsługą korespondencji z ZUS i naliczaniem składek na ubezpieczenie, wyrejestrowywaniem z ZUS oraz naliczaniem podatku dochodowego. Obciążenia te są, w ocenie ministerstwa, szczególnie uciążliwe dla mikroprzedsiębiorstw, gospodarstw domowych oraz gospodarstw rolnych ze względu na brak zasobów, które można przeznaczyć na wypełnianie zobowiązań administracyjnych, brak wiedzy co do szczegółowych wymogów prawa. - Powoduje to zarówno większą pokusę przechodzenia do szarej strefy (niezależnie od chęci uniknięcia obciążeń finansowych), jak i zwiększa koszty powierzania pracy. W przypadku mikroprzedsiębiorców oraz gospodarstw rolnych obniża to ich konkurencyjność oraz stanowi poważną barierę w ich rozwoju i zwiększaniu skali działalności, przyczyniając się do utrwalania w Polsce niekorzystnej struktury, z dominacją mikropodmiotów – napisano w informacji o przyczynach wprowadzenia planowanych rozwiązań.
Czytaj w LEX: Samozatrudnienie – ryzyka fiskalne związane z samozatrudnieniem >
Ma być ułatwienie dla mikroprzedsiębiorców
Według MRPiT, projektowana ustawa przyczyni się do znacznego zmniejszenia obciążeń dla mikroprzedsiębiorców, gospodarstw rolnych oraz gospodarstw domowych, związanych z obowiązkami administracyjnymi przy powierzaniu pracy. Uwolni tym samym zasoby tych podmiotów, które będą mogły być przeznaczone - w przypadku mikroprzedsiębiorców oraz gospodarstw rolnych - na prowadzenie zasadniczej działalności, a w przypadku gospodarstw domowych przyczyni się do zaoszczędzenia zasobów finansowych oraz czasu. Wykorzystanie systemów informatycznych i zautomatyzowanie tego procesu ma umożliwić osiągnięcie tych celów, bez konieczności zmiany samych przepisów związanych z powierzaniem pracy.
Czytaj w LEX: Gdzie szukać pieniędzy na własną firmę? >
Projektowane rozwiązanie ma też ułatwić zawieranie umów przez osoby, które do tej pory tego nie robiły i pracowały w tzw. „szarej strefie”. Powołując się na dane GUS ministerstwo twierdzi bowiem, że w 2017 r. pracę nierejestrowaną w Polsce wykonywało 880 tys. osób, tj. 5,4 proc. ogólnej liczby pracujących. Najczęściej powierzano prace bez umowy w ogrodnictwie i rolnictwie. Wykonywała je co siódma osoba wykonująca pracę nierejestrowaną (15 proc.). Dużą grupę osób pracujących w tzw. „szarej strefie” stanowiły również osoby zajmujące się remontami i naprawami budowlano-instalacyjnymi (11,4 proc.), a także usługami budowlanymi i instalacyjnymi (9,1 proc.) oraz opieką nad dzieckiem lub starszą osobą (9,1 proc.). Według szacunków GUS, liczba osób wykonujących w 2017 r. pracę nierejestrowaną w obszarze prac domowych wyniosła ok. 44 tys., a w obszarze opieki nad dzieckiem lub osobą starszą wyniosła 82 tys.
Czytaj w LEX: Składki na ubezpieczenia społeczne odprowadzane za nianie >
Wzory umów będą dostępne w systemie
Zgodnie z zapowiedzią ministerstwa, planowane działania mają polegać na:
- udostępnieniu przez ministra właściwego do spraw pracy systemu teleinformatycznego umożliwiającego zawieranie umów według gotowych szablonów, dostęp do systemu teleinformatycznego ma być zapewniony po zalogowaniu się za pomocą profilu zaufanego, na indywidualnym koncie na portalu praca.gov.pl;
- rozszerzeniu zastosowania podpisu zaufanego ze spraw urzędowych na zwieranie umów o pracę oraz umów zlecenia pomiędzy pracodawcą a pracownikiem na portalu praca.gov.pl;
- wprowadzeniu gotowych do wypełniania wzorów umów o pracę oraz umów zlecenia przygotowanych przez ministra właściwego do spraw pracy, które będą udostępniane w systemie teleinformatycznym, co zapewni ich sprawną dystrybucję oraz ułatwi wszystkim osobom zainteresowanym ich zawarciem (mikroprzedsiębiorcom, rolnikom, a także osobom fizycznym) obsługę całego procesu.
Czytaj w LEX: Okiem IOD-a: jednoosobowa działalność gospodarcza a przepisy RODO >
Planuje się, że w systemach teleinformatycznych ministra właściwego do spraw pracy będą udostępnione do wypełnienia szablony umowy o pracę oraz umowy zlecenia. Będą one zawierały elementy niezbędne do zawarcia zgodnego z prawem danego rodzaju umowy. W przypadku umowy o pracę będą to w szczególności:
- strony umowy;
- rodzaj umowy;
- data zawarcia umowy;
- rodzaj pracy;
- miejsce wykonywania pracy;
- wynagrodzenie za pracę;
- wymiar czasu pracy;
- termin rozpoczęcia pracy.
Natomiast w odniesieniu do umowy zlecania szablon będzie zawierał w szczególności;
- strony umowy;
- datę jej rozpoczęcia i wygaśnięcia;
- przedmiot zlecenia;
- wynagrodzenie;
- czy zleceniobiorca posiada inny tytuł do ubezpieczenia społecznego, a jeśli tak to jaki.
Zobacz procedurę w LEX: Opodatkowanie umów zlecenia i o dzieło >
Według MRPiT, projektowane rozwiązanie ma ułatwić zawieranie prostych umów w typowych sytuacjach. Dodatkowo funkcjonalność systemu będzie uzupełniona, w szczególności o wystawianie przez pracownika wniosków urlopowych, naliczanie i rozliczanie urlopu udzielonego pracownikowi. System teleinformatyczny dokona też zgłoszeń do ZUS i KAS, wyliczy składki i zaliczki podatkowe, a także wysokość wynagrodzenia, jakie należy wpłacić pracownikowi na konto.
Planowana dodatkowa forma zawarcia umowy ma być ułatwieniem i pomocą dla mikroprzedsiebiorców, rolników i osób fizycznych chcących zatrudnić np. nianię lub pomoc domową. - Będzie to opcja fakultatywna, tzn. potencjalny pracodawca będzie mógł z niej skorzystać lub nie. Zawsze będzie mógł zatrudnić pracownika w tradycyjny sposób – deklarują autorzy projektowanych przepisów. Jednocześnie przyznają, że ułatwienia dla pracodawców związane ze zgłaszaniem pracowników do ZUS i KAS oraz automatyzacja tego procesu może wpłynąć na ograniczenie „szarej strefy”, w szczególności przy zatrudnianiu przez osoby fizyczne osób do pomocy w gospodarstwach domowych.
Czytaj w LEX: Umowa o pomocy przy zbiorach >
Drugie dno, czyli jakie mogą być ukryte intencje ustawodawcy
Autorzy projektu już dziś nie kryją, że liczą na ograniczenie szarej strefy. System teleinformatyczny może to ułatwić poprzez pełną kontrolę nad całym procesem zawierania umów. Póki co ma to być „dodatkowa” możliwość dla pracodawców, ale w przyszłości nie trudno będzie przekształcić to narzędzie w jedyną, prawnie dopuszczalną formę zawarcia umowy o pracę czy umowy zlecenia.
Sprawdź również książkę: Kontrakty menedżerskie i inne umowy cywilnoprawne o świadczenie pracy. Wzory >>
- Nie wydaje się, aby chodziło o zapewnienie większej dostępności wzorów umów. Wystarczy bowiem wpisać w wyszukiwarkę szukany wzór umowy, aby w wynikach wyszukiwania pojawiło się ich dziesiątki, jak nie setki – mówi radca prawny Magdalena Januszewska, specjalizująca się w prawie pracy, ubezpieczeń i zabezpieczenia społecznego. Jej zdaniem, zapowiedź przygotowywanych rozwiązań wskazuje raczej na to, że chodzi o większą kontrolę nad procesem zawierania umów i ich rozliczania. I dodaje: - Może to być także element całego systemu. Od 1 stycznia 2021 r. do ZUS raportowane muszą być nowe, zawarte po tej dacie umowy o dzieło. W planach jest pełne oskładkowanie umów zlecenia i likwidacja zbiegu tytułów do ubezpieczeń społecznych, a ZUS w swojej strategii na najbliższe lata zapowiada gotowość do rozliczania pracodawców.
Zobacz procedurę w LEX: Kontrola umów o dzieło przez ZUS >
- Trudno jednoznacznie rozstrzygnąć, jakie intencje przyświecają autorom tego projektu, bo albo faktycznie mówimy o nowoczesnym państwie i uproszczeniu zawierania umów i ich rozliczeń, albo chodzi o przysłowiowe powolne gotowanie żaby, czyli wprowadzenie systemu teleinformatycznego jako formy pełnego nadzoru nad całym procesem zawierania umów o pracę i umów zlecenia oraz ich rozliczaniem – mówi dr Tomasz Lasocki z Katedry Prawa Ubezpieczeń Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego. I dodaje: - Gdzie tu jest zysk z wprowadzanych rozwiązań? Czy to ma być wirtualny państwowy księgowy, czy może ministerstwo chce wprowadzić system teleinformatyczny, który będzie konkurował z wyszukiwarką Google, w której bez problemu można dziś znaleźć setki wzorów umów?
Dr Lasocki nie ma wątpliwości co do tego, że potrzebne jest uproszczenie procedury zgłaszania i rozliczania zatrudnionych, która dla obywateli jest często nie do przejścia. - Jeżeli ten system będzie takim narzędziem, to należy tylko takie rozwiązanie popierać, ale warto zachować obywatelską czujność – radzi.
- Założenia proponowanego systemu są bardzo zbliżone do istniejącego już dziś portalu S24, służącego m.in. do elektronicznego zawierania umów spółek handlowych. Tego typu systemy mają jedną kluczową wadę - pozwalają na tworzenie jedynie prostych umów, na wcześniej przygotowanych szablonach. Rzeczywistość jest natomiast dużo bardziej skomplikowana niż szablon i wymaga częstokroć bardziej skomplikowanych umów. Skoro nowy ma dotyczyć zawierania prostych umów w typowych sytuacjach, to tak naprawdę pracodawca, który chce w pełni uregulować stosunki z pracownikiem musiałby osobno zawierać umowy w sprawie np. poufności czy zakazu konkurencji. Wiele firm nie będzie więc z tego korzystało – uważa Tomasz Klemt, radca prawny, właściciel kancelarii prawnej. Według mec. Klemta, tak naprawdę w zawoalowany sposób państwo może dzięki temu uzyskać szeroki zakres wiedzy o wynagrodzeniach i postanowieniach umów. – Czy to ma być pierwszy krok do ujawniania wysokości wynagrodzeń w firmach? Czemu ma to służyć? Pytanie też, czy ten system będzie dobrze zabezpieczony przed wyciekiem tych danych – zastanawia się mec. Tomasz Klemt. I dodaje: - Po co ministerstwo chce wydawać publiczne pieniądze na system, który ma udostępniać wzory umów, które już dziś są powszechnie dostępne w Internecie.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
