Jak ustalił serwis Prawo.pl, Rada Dialogu Społecznego otrzymała właśnie w ramach konsultacji publicznych projekt ustawy o niektórych umowach zawieranych elektronicznie oraz o zmianie ustawy o pomocy społecznej, w wersji z 20 kwietnia 2022 r. (nr UD 230). Projekt opublikowany został też na stronie Rządowego Centrum Legislacji . To drugie podejście Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej do tego rozwiązania. Pierwszy projekt datowany był na 1 grudnia 2021 r.

Czytaj również: Rząd pomoże mikrofirmom zawierać umowy, a przy okazji je sprawdzi
 

Dla kogo system teleinformatyczny

Zgodnie z projektem, o którym piszemy w Legal Alert, system teleinformatyczny ma służyć do zawierania umów, ich zmiany lub rozwiązania oraz dokonywania innych czynności niezbędnych do realizacji praw i obowiązków wynikających z takiej umowy przy użyciu systemu teleinformatycznego do obsługi umów (projektowany art. 1 ust. 2). Chodzi o umowy o pracę, (te zawarte na okres próbny, na czas nieokreślony albo na czas określony), umowy zlecenia, umowy o świadczenie usług na warunkach zlecenia oraz umowy aktywizujące z nianią, zawierane przez małych przedsiębiorców: mikroprzedsiębiorcę, rolnika lub rodziców.

 

 

Zobacz komentarz: Rejestr umów najbardziej pomoże państwu, nie firmom >>

System ma zapewniać takie funkcjonalności jak:

  1. zawarcie umowy;
  2. zmianę umowy;
  3. obliczenie wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi;
  4. rozwiązanie umowy;
  5. prowadzenie i przechowywanie dokumentacji: a) w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, zwanej dalej „dokumentacją pracowniczą”, b) osób wykonujących pracę na podstawie umów, o których mowa w art. 734 i art. 750 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny albo art. 50 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3;
  6. wydanie świadectwa pracy;
  7. dostęp do dokumentacji pracowniczej i dokumentacji umowy.

Administratorem danych znajdujących się w systemie będzie minister właściwy ds. pracy, które ten – „w celu zapewnienia prawidłowej obsługi umów”, będzie udostępniał Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych i urzędowi skarbowemu.

System ma umożliwiać:

  1. obliczanie należności podatkowych pracownika, zleceniobiorcy, niani;
  2. przekazywanie do urzędu skarbowego informacji o zaliczkach, o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy;
  3. obliczanie składek na ubezpieczenie społeczne lub ubezpieczenie zdrowotne pracownika, zleceniobiorcy albo niani.

Ponadto system ma np. umożliwiać pracodawcy, zleceniodawcy albo rodzicom przekazanie do systemu teleinformatycznego Zakładu Ubezpieczeń Społecznych dokumentów ubezpieczeniowych związanych z ubezpieczeniem społecznym lub ubezpieczeniem zdrowotnym pracownika, zleceniobiorcy albo niani.

Pracodawca, który będzie chciał skorzystać z systemu (a póki co rozwiązanie nie będzie obowiązkowe, lecz dobrowolne), będzie musiał podać dane, w zależności od rodzaju umowy. I tak przykładowo w przypadku umów o pracę - pracodawca będzie musiał podać m.in. dane pracownika i pracodawcy (w tym adres: zamieszkania w przypadku osoby fizycznej, siedziby lub wykonywania działalności – gdy miejsce będzie inne niż adres zamieszkania czy siedziby), NIP lub PESEL, numer KRS lub wpisu do CEiDG, a także rodzaj umowy i datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności: rodzaj pracy, miejsce wykonywania pracy, wysokość wynagrodzenia za pracę, ze wskazaniem składników wynagrodzenia, wymiar czasu pracy i termin rozpoczęcia pracy.

Co ważne, w przypadku zawarcia umowy za pośrednictwem systemu dokumentacja tej umowy będzie prowadzona i przechowywana w systemie w postaci elektronicznej (projektowany art. 8 ust. 1). Do systemu będą też mogły być wprowadzane umowy zawarte poza systemem (art. 9 projektu).

WZORY DOKUMENTÓW:

Natomiast w myśl projektowanego art. 13, obsługa umowy w systemie ma kończyć się:

  1. po wycofaniu przez jedną ze stron umowy zgody na obsługę umowy za pośrednictwem systemu;
  2. po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej albo dokumentacji umowy.

Przy czym wycofanie zgody nie będzie możliwe po rozwiązaniu albo wygaśnięciu umowy.

System ma zostać uruchomiony w ciągu trzech lat od dnia wejścia w życie przepisów ustawy (art. 15 projektu). Przepisy zaś mają zacząć obowiązywać po upływie 30 dni od ich opublikowania.

 

Orzecznictwo Sądu Najwyższego. Izba Pracy i Ubezpieczeń Społecznych - Nr 4/2022

Sprawdź  

Zmniejszenie obciążeń czy większa kontrola?

Jak twierdzi Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej, dla małych podmiotów, takich jak mikroprzedsiębiorcy, rolnicy i osoby fizyczne, zawieranie m.in. umów o pracę, umów zlecenia lub umów uaktywniających jest uciążliwe ze względu na formalności, jakich należy w związku z tym dokonać. Projekt ustawy ma być odpowiedzią m.in. na problem znacznych obciążeń, jakie ponoszone są przez podmiot powierzający pracę, m.in. w związku ze zgłoszeniem do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, obsługą korespondencji z ZUS i naliczaniem składek na ubezpieczenie, wyrejestrowywaniem z ZUS oraz naliczaniem podatku dochodowego.

 

 

- Obciążenia te są szczególnie uciążliwe dla mikroprzedsiębiorstw, osób fizycznych oraz rolników, ze względu na brak zasobów, które można przeznaczyć na wypełnianie zobowiązań administracyjnych oraz brak wiedzy co do szczegółowych wymogów prawa. Powoduje to zarówno większą pokusę przechodzenia do szarej strefy (niezależnie od chęci uniknięcia obciążeń finansowych), jak i zwiększa koszty powierzania pracy. W przypadku mikroprzedsiębiorców oraz rolników, obniża to ich konkurencyjność oraz stanowi poważną barierę w ich rozwoju i zwiększaniu skali działalności, przyczyniając się do utrwalania w Polsce niekorzystnej struktury, z dominacją mikropodmiotów. Choć problem ten dotyczy w jednakowym stopniu pracowników polskich i cudzoziemskich, to w przypadku tych ostatnich, może być poważniejszy, ze względu na niższą świadomość obowiązujących przepisów, co w konsekwencji prowadzi do zwiększania skali nielegalnego powierzania pracy cudzoziemcom w Polsce – czytamy w uzasadnieniu do projektu. Jego autorzy przyznają, że realizacja obowiązków pracowniczych, z uwagi na zmieniające się przepisy, jest czasochłonna i wymaga śledzenia zmieniającego się stanu prawnego. - Projektowana ustawa przyczyni się do znacznego zmniejszenia obciążeń dla mikroprzedsiębiorców, rolników oraz osób fizycznych związanych z obowiązkami administracyjnymi przy powierzaniu pracy. Uwolni tym samym zasoby tych podmiotów, które będą mogły być przeznaczone - w przypadku mikroprzedsiębiorców oraz rolników - na prowadzenie zasadniczej działalności, a w przypadku osób fizycznych przyczyni się do zaoszczędzenia zasobów finansowych oraz czasu – twierdzi MRiPS.

Czytaj też: Rodzaj umowy w przypadku przeprowadzenia szkolenia a składki na ubezpieczenia społeczne >

Zgodnie z oceną skutków regulacji, koszt wytworzenia systemu został oszacowany na poziomie 5,5 mln zł, w szacunku uwzględniono koszty budowy systemów o podobnym zakresie funkcjonalnym. Jest to koszt planowany do poniesienia w latach 2023–2025.

- Pracodawcy nie potrzebują cenzury. Potrzebujemy wprowadzenia zmian do Kodeksu pracy, które dopuszczą zawieranie umów o pracę w formie elektronicznej, a przede wszystkim dokumentowej, czyli możliwości przesyłania w formie elektronicznej skanu podpisanej umowy o pracę – mówi Katarzyna Siemienkiewicz, ekspert ds. prawa pracy Pracodawców RP.  Jak twierdzi, to są rozwiązania, które przyśpieszą zatrudnianie pracowników. – Forma dokumentowa, o której mowa w art. 772 Kodeksu cywilnego jest korzystna dla pracowników. Wystarczy bowiem, że pracodawca podeśle mailem skan podpisanej przez pracodawcę umowy o pracę, aby pracownik ją wydrukował i podpisał a potem zrobił jej zdjęcie, aby doszło do zawarcia umowy o pracę. To  jest prawdziwe ułatwienie systemu dla pracodawców i pracowników – podkreśla Siemienkiewicz. I dodaje: - Nawiasem mówiąc propozycja Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej adresowana jest tylko do mikro i małych przedsiębiorstw. Duzi, zatrudniający wielu pracowników, nadal grzęznąć będą w dokumentach papierowych.  

Eksperci, z którymi rozmawiał też serwis Prawo.pl nieoficjalnie przyznają, że system teleinformatyczny, który zamierza stworzyć ministerstwo to będzie kolejna baza służąca do weryfikacji umów (po obowiązku raportowania do ZUS umów o dzieło) i wyłapywania nieprawidłowości.   

 

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.