Rozliczenie pracy obcokrajowca - z PESEL-em czy bez?

Z 65 tys. w grudniu 2008 r. do 725,2 tys. w grudniu 2020 r. wzrosła liczba osób fizycznych, które podlegały ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym oraz miały obywatelstwo inne niż polskie - wynika z danych Centralnego Rejestru Ubezpieczonych. Coraz więcej pracodawców zatrudniających cudzoziemców musi więc stale śledzić przepisy, żeby rozliczyć pracę obcokrajowca zgodnie z obowiązującym prawem. W tym m.in. wymogi dotyczące posiadania przez obcokrajowców numeru PESEL.

W ciągu dwunastu lat (od grudnia 2008 r. do grudnia 2020 r.) liczba cudzoziemców, za których odprowadzane były składki emerytalne i rentowe, wzrosła 11-krotnie. Wśród nich znajdowali się obywatele z krajów UE, a także państw spoza Unii - m.in. z Ukrainy, Białorusi, Gruzji i Mołdawii. Ich też dotyczyła największa dynamika wzrostu, jeśli chodzi liczbę osób zgłoszonych do ubezpieczeń emerytalnego i rentowych – 32,8-krotny wzrost odnotowano w przypadku Ukraińców, 68,5-krotny – Gruzinów, 13,5-krotny wzrost liczby obywateli Mołdawii i 12-krotny wzrost Białorusinów (dane za okres grudzień 2008 r. – grudzień 2020 r.). Wzrosty odnotowano także m.in. w przypadku obywateli Bangladeszu, Filipin, Azerbejdżanu, Brazylii czy Indonezji.

Pobierz wzór dokumentu w LEX: Klauzula informacyjna przekazywana cudzoziemcom przez agencję pracy >

Z danych Grupy Progres wynika, mimo pandemii koronawirusa, liczba obcokrajowców aktywnych zawodowo w Polsce nadal rośnie – od stycznia do końca września 2021 liczba obcokrajowców pracujących w naszym kraju tymczasowo zwiększyła się o 14 proc., w porównaniu do analogicznego okresu 2020 r. Co więcej, z danych Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej wynika, że tylko w lipcu i w sierpniu 2021 r. cudzoziemcom wydano ponad 83,2 tys. pozwoleń na pracę (o prawie 25 tys. więcej niż w lipcu i sierpniu 2020 r.).

Zatrudnianie pracownika – z obywatelstwem innym niż polskie – wymaga od organizacji dopełnia wielu formalności, również tych związanych z legalnym zatrudnianiem i rozliczeniem podatków. W sprawnym wywiązywaniu się ze swoich obowiązków nie pomogła im pandemia wymuszająca zwiększenie czujności i ciągłą aktualizację wiedzy na temat przepisów, które w czasie epidemii zmieniały się wielokrotnie.

Czytaj również: Ważne dla cudzoziemców: Nadawanie PESEL>>

Paszport nie wystarczy

Pracodawcy, którzy zatrudniają w swoich firmach cudzoziemców, muszą pamiętać o tym, aby każdy z nich posiadał numer PESEL. To nowy, kolejny już obowiązek nałożony na podmioty zatrudniające cudzoziemców.

– Jego spełnienie jest konieczne, aby rozliczyć deklarację PIT-11. W poprzednich latach podatkowych procedura była zdecydowanie prostsza dla pracodawców – pracę cudzoziemca można było rozliczyć, podając jedynie serię i numer jego paszportu – mówi Jacek Grzywa, radca prawny, kierownik działu prawnego Grupy Progres. I dodaje: – To istotna kwestia, dla organizacji zatrudniających w naszym kraju m.in. Ukraińców, którzy stanowią najliczniejszą grupę obcokrajowców aktywnych zawodowo w Polsce.

Czytaj w LEX: Wafflard Zbigniew, Aspekty prawne zatrudnienia cudzoziemca >

Pracownicy z Ukrainy zatrudnieni na umowę o pracę w polskiej firmie uzyskują dochód opodatkowany. Nie ma znaczenia, czy przebywają tu poniżej, czy powyżej 183 dni w roku podatkowym. Pracodawca potrąca z ich wynagrodzenia zaliczki na podatek dochodowy, a po zakończonym roku podatkowym – do końca lutego – przesyła informację PIT-11. Na jego podstawie należy złożyć zeznanie podatkowe w polskim urzędzie skarbowym. Identyfikatorem podatkowym obcokrajowca nieprowadzącego działalności gospodarczej jest numer PESEL.

– 1 czerwca 2021 r. weszła w życie zmiana ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników w zakresie definicji podatników, których identyfikatorem podatkowym jest PESEL. Ta nowelizacja zniosła wymóg figurowania w rejestrze PESEL jako warunek posługiwania się tym identyfikatorem dla celów podatkowych. Wyeliminowała też problemy z uzyskaniem tego numeru przez cudzoziemców nieposiadających w Polsce zameldowania – podkreśla mec. Jacek Grzywa. I przypomina, że osoby zameldowane otrzymują z urzędu numer PESEL. Ci, którzy nie mają meldunku, muszą złożyć wniosek.

Należy powołać się w nim na art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2020 r. poz. 170 ze zm.) w związku z art. 7 ust. 2 i w zakresie określonym w art. 9 ust. 4 ustawy o ewidencji ludności (Dz. U. z 2021 r. poz. 510 ze zm.).

Pracownik-cudzoziemiec składa wniosek o nadanie numeru PESEL w urzędzie gminy, na której terenie znajduje się siedziba pracodawcy,  a gdy nie można ustalić właściwego organu gminy (pracodawca ma siedzibę poza granicami Polski) - w Urzędzie Dzielnicy Śródmieście miasta stołecznego Warszawy. Ministerstwo Finansów wskazuje, że zmiana umożliwi urzędom skarbowym jednoznaczne identyfikowanie danego podatnika (pracownika).

Co z PESEL-em w 2022 r.?

Te regulacje jednoznacznie stanowią o obowiązkach płatnika dotyczących prawidłowego wskazywania identyfikatora podatkowego w informacjach składanych do urzędu skarbowego. W tym zakresie Ministerstwo Finansów prowadziło również szeroko zakrojoną kampanię – już w drugiej połowie 2020 r. – informując o wszelkich konsekwencjach i nieprawidłowościach związanych z brakiem identyfikatora podatkowego lub związanych ze wskazaniem identyfikatora podatkowego będącego ciągiem cyfr, np. „jedynek” lub „dziewiątek”.

Jednak biorąc pod uwagę trudności związane ze stanem epidemii (wprowadzonym rozporządzeniem Ministra Zdrowia z 20 marca 2020 roku w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii), a także fakt, iż przepis pozwalający na wskazanie w uzasadnieniu wniosku o nadanie numeru PESEL wszedł w życie 1 czerwca 2021 r., Ministerstwo Finansów na chwilę obecną nie zablokowało możliwości składania informacji o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy za 2021 r. w sposób dotychczasowy.

– Pamiętajmy jednak, że zgodnie z komunikatami Ministerstwa Finansów, od 1 stycznia 2022 r. nie będzie przyjmowało ono informacji składanych przez płatników i dotyczących dochodów oraz zaliczek odprowadzonych za 2022 r., które będą zawierały nieprawidłowe identyfikatory podatkowe, w tym te z wpisanym ciągiem takich samych cyfr – zaznacza mec. Jacek Grzywa.