Od 1 stycznia 2023 r. zacznie obowiązywać przepis nakazujący płatnikom założenie konta na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Tym, którzy tego nie zrobią, profil założy sam ZUS. Jak twierdzi Zakład, wszyscy płatnicy składek, także jednoosobowe firmy, powinni mieć konto do 30 grudnia 2022 r. - Przedsiębiorcy mogą założyć takie konto osobiście lub upoważnić kogoś do dostępu do roli płatnika. Osoba upoważniona powinna mieć wcześniej założony profil PUE ZUS – twierdzi ZUS.
Czytaj również: ZUS dumny z PUE, ale informacja o kosztach informatyzacji tajna>>
Sprawdź w LEX: Rozkłady czasu pracy 2023 - obowiązek i sposób sporządzania >>>
Posiadanie konta na PUE ZUS to wymóg ustawowy
Chodzi o nowy art. 47b ustawy dodany do ustawy 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 423, 432 i 619) nowelą z 24 czerwca 2021 r., a dokładnie jej art. 1 pkt 15 (Dz.U. z 2021 r., poz. 1621).
Zgodnie z nim, płatnik składek jest obowiązany założyć profil informacyjny w systemie teleinformatycznym Zakładu w terminie, o którym mowa w art. 43 ust. 1 ww. ustawy. W przypadku niedopełnienia tego obowiązku, profil informacyjny założy płatnikowi składek Zakład. Co więcej, w myśl ust. 3, płatnik składek jest obowiązany do utrzymania aktywnego profilu informacyjnego w systemie teleinformatycznym Zakładu w czasie prowadzenia z Zakładem rozliczeń z tytułu składek.
Sprawdź w LEX: Czy jest możliwe usunięcie adresu zameldowania pracownika w PUE ZUS? >>>
Płatnik składek ma też obowiązek przekazać do Zakładu adres elektroniczny.
Nowy, dodany art. 47c stanowi natomiast, że pismo, które jest doręczane do Zakładu w postaci elektronicznej na profilu informacyjnym założonym w systemie teleinformatycznym Zakładu, opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo wykorzystuje się sposób potwierdzania pochodzenia oraz integralności danych udostępniony bezpłatnie przez Zakład w systemie teleinformatycznym.
Profil aktywny, czyli jaki?
Zapytaliśmy ZUS o to, co to znaczy aktywne utrzymywanie profilu na PUE ZUS i czy oznacza to, że płatnik posiadający profil na PUE ZUS nie będzie mógł już składać deklaracji w wersji papierowej.
- Na chwilę obecną nie ma zmiany przepisów w zakresie sposobu składania dokumentów. Płatnik składek zgłaszający do ubezpieczeń do 5 osób nadal będzie mógł składać deklaracje rozliczeniowe w formie papierowej – przekazał nam Paweł Żebrowski, rzecznik prasowy ZUS.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych pytany o to, czy wystarczy samo logowanie się do systemu i ile razy w tygodniu czy w miesiącu należy to robić, by ZUS uznał, że profil jest aktywny, a także, po jakim czasie ZUS uzna, że profil jest nieaktywny i co się wtedy stanie, poinformował: - Obowiązek utrzymania przez płatnika aktywnego profilu oznacza, że płatnik nie ma możliwości jego zamknięcia. Każdy płatnik składek, który prowadzi rozliczenia z ZUS od 1 stycznia 2023 r. musi mieć swój profil na PUE ZUS. Nie jest istotne ile razy się na ten profil zaloguje i czy będzie wykonywał tam jakieś czynności. Może się jednak zdarzyć, że ZUS będzie wysyłał do płatników korespondencję, która zgodnie z przepisami będzie kierowana tylko na PUE i w takiej sytuacji osoba, która w ogóle nie korzysta z profilu nie będzie o niej wiedziała. Dodatkowo coraz więcej wniosków – zgodnie z wprowadzanymi przepisami - to wnioski, które można składać wyłącznie elektronicznie. Zatem elektroniczny kontakt z ZUS przez PUE może się przydać.
Czytaj w LEX: Platforma Usług Elektronicznych ZUS - KOMENTARZ PRAKTYCZNY >>>
Żebrowski zaznaczył, że na PUE ZUS płatnicy mają dostęp do wielu istotnych informacji. Dostępne są m.in:
- informacje o saldzie bieżącym oraz saldzie miesięcznym, które pokazują stan opłaconych składek do ZUS,
- informacje o należnych do opłacenia składkach oraz o dokonanych wpłatach,
- informacja roczna dla płatnika składek,
- deklaracje rozliczeniowe, które płatnik wysłał do ZUS,
- lista osób zgłoszonych do ubezpieczeń,
- lista pracowników na zwolnieniu lekarskim.
- PUE ZUS umożliwia załatwienie większości spraw związanych z ubezpieczeniami społecznymi w dowolnym miejscu i czasie. Płatnicy składek mogą elektronicznie przekazywać wnioski do ZUS i korzystać z bezpłatnej aplikacji ePłatnik przeznaczonej do obsługi dokumentów ubezpieczeniowych - wskazuje Paweł Żebrowski. Jak twierdzi, płatnicy mogą też kontrolować stan swoich rozliczeń z ZUS, mają dostęp do zwolnień lekarskich swoich pracowników, mogą samodzielnie tworzyć elektroniczne dokumenty z danymi z ZUS i przekazywać je do innych instytucji, np. do banku lub urzędu.
Według Zakładu, jeżeli płatnik składek samodzielnie nie założył profilu na PUE ZUS, ale upoważnił (udzielił pełnomocnictwa) do swojej roli płatnika innej osobie (np. księgowej lub pracownikowi biura rachunkowego), to znaczy, że płatnik ma już swój profil na PUE ZUS. W takim przypadku płatnik spełnił ten obowiązek.
Jak zapewnia Paweł Żebrowski, konto na PUE można założyć bez wizyty w ZUS. Wystarczy wejść na stronę www.zus.pl. W elektronicznym formularzu poza danymi osobowymi, należy wpisać również NIP. Kolejnym krokiem jest wybór sposobu rejestracji. Podczas rejestracji za pomocą login.gov, bankowości elektronicznej i kwalifikowanego podpisu elektronicznego, część danych w formularzu rejestracji wypełnia się automatycznie. Metody te pozwalają również na potwierdzenie tożsamości, dlatego skorzystanie z nich nie wymaga wizyty w ZUS.
Sprawdź również książkę: Orzecznictwo Sądu Najwyższego. Izba Pracy i Ubezpieczeń Społecznych - Nr 9/2022 >>
Płatniku: masz konto, to go pilnuj – dla własnego dobra
- Obowiązek posiadania PUE ZUS przez wszystkich płatników to kolejny krok na drodze do elektronizacji całej korespondencji z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych – mówi Magdalena Januszewska, radca prawny, specjalizująca się w prawie pracy, ubezpieczeń i zabezpieczenia społecznego.
Dr Antoni Kolek, prezes spółki Instytut Emerytalny jest zdania, że kierunek informatyzacji jest niezaprzeczalnie właściwy, jednak wykonanie pozostawia wiele do życzenia. - Obowiązek posiadania konta na PUE powinien zbiegać się w czasie ze stworzeniem nowej platformy, pełną integracją z Płatnikiem, a także rozszerzeniem możliwości, jakie te platformy oferują. Dzisiaj PUE to dość archaiczny interfejs, a nie wirtualna przestrzeń klientów ZUS – mówi.
W jego ocenie, informatyzacja ZUS to nadal wyzwanie, z którym nie mogą poradzić sobie kolejne ekipy. - Gdyby nie sukces poprzedniej władzy i wprowadzenie elektronicznych zwolnień lekarskich od 1 stycznia 2016 roku, to w czasie pandemicznych ograniczeń trudno byłoby otrzymać papierowe L4 – podkreśla dr Antoni Kolek. Jak twierdzi, w obszarze rozliczeń składek nadal panuje ogromne zamieszanie, a płatnicy i pracownicy ZUS nadal mają wątpliwości co do zasad ustalania stanu kont płatników. - Nie ma także postępów w przejmowaniu wypłaty świadczeń krótkoterminowych przez ZUS i nadal znaczną część obowiązków za Zakład wykonują pracodawcy. Zatem w praktyce posiadanie konta na PUE nie będzie rewolucją, a jedynie niewiele znaczącym etapem w informatyzacji usług – zaznacza dr Antoni Kolek.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
