Zasadą jest, że urlopy wypoczynkowe powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Z tworzenia planów urlopów można jednak zrezygnować:
- jeżeli u pracodawcy działa organizacja związkowa konieczne jest uzyskanie zgody związku zawodowego na taką rezygnację; decyzja o nietworzeniu planu urlopów podjęta bez zgody organizacji związkowej jest nieważna;
- jeżeli organizacja związkowa nie działa decyzję podejmuje pracodawca bez konieczności konsultowania tego ani uzgadniania z przedstawicielami pracowników.
Więcej piszemy o tym w Legal Alert.
Czytaj również: Świadczenia urlopowe w 2024 roku>>
Gdy planu nie ma
Rezygnacja z tworzenia planów urlopów nastąpić u każdego pracodawcy niezależnie od stanu zatrudnienia i przynależności do sfery budżetowej lub pozabudżetowej.
Jeżeli plan urlopów nie jest tworzony terminy wykorzystywania urlopów ustalane są przez pracodawcę po porozumieniu z pracownikiem. Pracodawca zobligowany jest do podjęcia próby uzgodnienia terminu urlopu z pracownikiem ale w przypadku, gdy to się nie powiedzie ostatecznie termin urlopu ustala właśnie pracodawca, który bierze przy tym pod uwagę wnioski pracowników oraz konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.
W przypadku braku planów urlopów nie występuje ten moment, który jest przy planach – możliwość rozpisania urlopów na pewien okres wszystkich lub prawie wszystkich (gdyż z wyłączeniem osób długotrwale nieobecnych) pracowników, mając propozycje złożone przez nich wszystkich. Pracodawca powinien bardziej zatem monitorować wykorzystywanie urlopów zarówno dbając o faktyczne realizowanie wypoczynku, jak też o to, by nie następowało zbyt duże rozdrobnienie urlopu (realizując art. 162 k.p.), ale również by sprawiedliwie zapewniać dostęp do wypoczynku w okresach bardziej atrakcyjnych.
Przykład: Często okresami cieszącymi się znaczącym zainteresowaniem odnośnie wykorzystywania urlopów są tygodnie ze świętami takimi jak święta majowe, czerwcowe, sierpniowe. Oceniając wnioski urlopowe – nie zawsze mogąc udzielić urlopu wszystkim osobom, które w tym czasie chciałyby z wypoczynku skorzystać - warto przyjąć zasadę w miarę równego rozłożenia urlopów, tzn. wystrzegać się sytuacji, gdy powtarzalne osoby uzyskują wolne w tych okresach tylko w związku z „szybszym” wystąpieniem z wnioskiem.
Ważne! Przy nietworzeniu planów możliwe – i trafne - jest poproszenie pracowników o przestawienie w pewnych terminie przed wakacjami czy długimi weekendami z wyprzedzeniem wniosków urlopowych, jeżeli chcieliby w tych okresach korzystać z wypoczynku. Pozwoli to pracodawcy na ocenę nie tylko samych potrzeb zakładu pracy i poszczególnych pracowników ale także rozłożenie urlopów w atrakcyjnych terminach bardziej sprawiedliwie.
Plany roczne, półroczne, kwartalne...
Przepisy Kodeksu pracy nie wskazują na to wprost, jak też ograniczenia takiego nie można wyprowadzić z regulacji odnoszących się do prawa do urlopu, by plany urlopów musiały być tworzone jedynie na cały rok kalendarzowy. Pracodawca może wprowadzić zasadę ustalania planów urlopów na dowolny okres, może to być np. pół roku lub kwartał. Krótsze okresy jako bardziej przewidywalne są w praktyce bardziej trafne i rozplanowane w nich terminy urlopów stają się bardziej pewne. Przy rocznym okresie następuje niekiedy znaczna ilość modyfikacji czy to w związku z wnioskami pracowników o zmiany terminów, czy pojawiających się potrzebach pracodawcy nieprzewidzianych w chwili tworzenia planów (chwili niekiedy wcześniejszej o prawie rok od danego okresu). Jeżeli zaś plan z założenia jest zmieniany wielokrotnie to traci w dużej mierze swoją rolę. W krótszym ujęciu czasowym plan urlopów stać się może dobrym narzędziem zapewniającym terminowe wykorzystywanie przez pracowników urlopów, a jest istotne nie tylko dla nich ale także pracodawcy, który odpowiada za ewentualne nieprawidłowości związane z nieudzielaniem urlopów.
Ważne! Trafne jest przyjęcie zasady, że plan urlopów powinien być utworzony przed rozpoczęciem okresu objętego tym planem.
Sprawdź również książkę: Kodeks pracy. Wynagrodzenia, urlopy i czas pracy. Ochrona zatrudnienia i świadectwa pracy. Organizacje pracodawców, związki zawodowe i spory zbiorowe >>
Pierwszeństwo rodziców w trakcie wakacji?
Przepisy w żaden sposób nie faworyzują jakiejkolwiek grupy pracowników w dostępie do urlopów na zasadzie pierwszeństwa. Opieka nad małym dzieckiem, ciąża, sytuacja życiowa, kwestie niepełnosprawności itp. nie mają prawnego znaczenia w tym zakresie. Nie oznacza to, że praktyka nie wytwarza pewnych niepisanych zasad związanych np. z ułatwieniami w uzyskaniu urlopu w okresie ferii czy wakacji przez rodziców dzieci w wieku szkolnym. Takie ułatwienie można uznać za zgodne z zasadami współżycia społecznego, wyjście w kierunku potrzeb rodzinnych, umożliwienie wspólnego wypoczynku z dziećmi.
Nie może być to jednak rozumiane jako prawo do uzyskania urlopu w pierwszej kolejności, w szczególności nie można mówić o wprowadzeniu wewnętrznej zasady faworyzującej te osoby w dostępie do urlopów. Mogłoby to słusznie być uznane za naruszenie zasad równego traktowania pracowników. Okresy te, szczególnie okres letni jest dla wielu osób, nie tylko będących rodzicami dzieci „szkolnych” po prostu okresem atrakcyjnym urlopowo i trudno przyjąć, że wypoczynek w tym czasie miałby obejmować jedynie pewną grupę zatrudnionych osób wyodrębnioną w oparciu o ich sytuację rodzinną.
Czytaj również: Firma może nie wpuścić na teren zakładu pracownika wysłanego na zaległy urlop>>
Wyłączenie pewnych okresów spod możliwości wykorzystywania urlopów
Część pracodawców wprowadza wyłączenie pewnych okresów roku spod możliwości wykorzystywania urlopów. Uzasadnione jest to zwiększeniem zapotrzebowania na pracę, intensywnością pracy w tym czasie. Takie ograniczenie jest dopuszczalne, prawo do wypoczynku realizowane jest w powiązaniu z prawem pracodawcy do organizowania pracy w sposób odpowiadający jego potrzebom.
Ograniczenie w planowaniu i co do zasady udzielaniu urlopów w takim przyjętym okresie jest możliwe, nie narusza pracowniczego prawa do wypoczynku, jeżeli okres ten nie będzie szczególnie rozbudowany. Za sprzeczne z celem przepisów o urlopach wypoczynkowych należałoby uznać np. wyłączenie 8 czy 9 miesięcy w roku kalendarzowym z wykorzystywania w zwykłych sytuacjach urlopów.
Oczywiście jest to ograniczenie, a nie wyłączenie. I pracodawca może przychylić się do wniosku umotywowanego szczególną sytuacją, i zasadniczo powinien udzielić urlopu na żądanie lub musi udzielić urlopu wnioskowanego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim, rodzicielskim czy ojcowskim.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
