W ramach tworzonego funduszu socjalnego możliwe jest – i można powiedzieć, że jest to standardowo występująca forma wsparcia w regulaminach ZFŚS – dofinansowanie wypoczynku, często w ramach tzw. wczasów pod gruszą. Ustawa o ZFŚS przewiduje jednak także odrębnie możliwość wypłat świadczeń urlopowych, którą zdecydowanie należy odróżnić od tych dopłat.
Ważne! Uprawnionymi do otrzymania świadczenia urlopowego są tylko pracownicy (osoby złączone z pracodawcą stosunkiem pracy). Nie można go przyznać i wypłacać osobom złączonym z pracodawcą umowami cywilnoprawnymi. Przypomnijmy, że osoby te mogą otrzymywać świadczenia z ZFŚS, jeżeli pracodawca przyznał im takie uprawnienie w regulaminie gospodarowania środkami tego Funduszu.
Więcej piszemy o tym w Legal Alert.
Czytaj również: Odmrożono odpisy na ZFŚS - wiele firm mogło tego nie dostrzec>>
Kto wypłaca świadczenia urlopowe?
Świadczenie urlopowe wypłacane może być przez pracodawców zatrudniających w dniu 1 stycznia mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Pracodawcy ci nie są zobowiązani do tworzenia ZFŚS. Mogą jednak tworzyć fundusz na zasadach przewidzianych w ustawie o ZFŚS lub wypłacać świadczenie urlopowe. Mogą także nie podjąć się ani tworzenia ZFŚS, ani też nie wypłacać świadczeń – jeżeli wydają regulamin wynagradzania, to wskazują taką informację w nim, a jeżeli nie wydają, to muszą jednak poinformować o tym pracowników w ciągu pierwszego miesiąca roku kalendarzowego.
Ważne! Nie jest możliwe jednoczesne tworzenie ZFŚS i wypłacanie świadczeń urlopowych.
Wypłacane w oparciu o przepisy ustawy o ZFŚS świadczenia urlopowe są opodatkowane, ale wolne od składek. Tylko jednak te, które są wypłacane w oparciu o przepisy tej ustawy.
Przykład: Firma zatrudnia 70 osób, zrezygnowała z prowadzenia ZFŚS. W to miejsce chce zacząć wypłacać świadczenia urlopowe.
Pracodawca może wprowadzać w regulacjach wewnętrznych różne świadczenia, w różny sposób je nazywając. W tym przypadku „świadczenie urlopowe” wypłacane przez pracodawcę nie będzie „świadczeniem urlopowym” w rozumieniu ustawy o ZFŚS, gdyż takie może wypłacać jedynie nietworzący ZFŚS pracodawca, u którego stan zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty wynosi poniżej 50 pracowników. W konsekwencji nie będzie ono zwolnione ze składek na ubezpieczenia społeczne.
Świadczenie to jest o tyle „wygodniejsze” niż ZFŚS, że ustawa o ZFŚS nie nakłada na pracodawców je wypłacających ani obowiązku utworzenia stosownego regulaminu, ani też gromadzenia środków na wypłaty tych świadczeń na odrębnym rachunku bankowym, jak również dokonywania oceny sytuacji pracownika.
Wysokość świadczenia
Zgodnie z art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS, wysokość świadczenia nie może przekroczyć odpisu podstawowego na ZFŚS. To ograniczenie nie oznacza zakazu zamieszczenia w regulacjach wewnętrznych bardziej korzystnych postanowień. Wysokość świadczenia urlopowego można dowolnie zwiększyć, należy to do uprawnień pracodawcy. Wypłacanie świadczeń urlopowych w wyższej kwocie, niż wynikająca z odpisu podstawowego będzie się jednak wiązało z dodatkowymi kosztami. Kwota tego świadczenia przekraczająca wysokość odpisu podstawowego nie będzie zwolniona z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne. Nadwyżka traktowana będzie przez przepisy ubezpieczeniowe jako zwykły element wynagrodzeniowy.
Ustawa o ZFŚS zakreśla górą granicę wysokości świadczenia, a nie wskazuje na konkretną jego kwotę. U pracodawcy może więc obowiązywać niższa wysokość wskazana zarówno poprzez odniesienie do aktualnej wysokości odpisu podstawowego (wyrażona jako wartość procentowa) albo konkretna kwota. Przy tym drugim rozwiązaniu i braku zapisów związanych z automatyczną waloryzacją wysokości świadczeń urlopowych, zmiany wysokości odpisu podstawowego nie wpłyną na kwoty świadczeń.
Ważne! Wysokość świadczenia urlopowego jest niezależna od jakichkolwiek dodatkowych czynników, takich jak np. wysokość wynagrodzenia, staż pracy, sytuacja materialna pracownika, liczba członków rodziny zamieszkujących w jednym gospodarstwie domowym, długość wykorzystywanego urlopu. Każdemu z pracowników przysługuje ono w jednakowej wysokości z zastrzeżeniem jedynie odniesienia do wymiaru czasu pracy.
Dla osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy wysokość tego świadczenia ustalamy proporcjonalnie do ich wymiaru czasu pracy.
Wysokość odpisu podstawowego na jednego zatrudnionego wynosi 37,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu było kwotą wyższą. Przeciętne wynagrodzenie miesięczne ogłaszane jest przez Prezesa GUS w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej Monitor Polski nie później niż do dnia 20 lutego każdego roku. Przez kilkanaście lat ustawodawca ingerował w tę zasadę dodając do ustawy o ZFŚS kolejno art. od 5a do 5l określające podstawę naliczenia odpisu w kolejnych latach. W 2024 r. zrezygnowano z tego, a zatem wysokość odpisu – a zarazem górna granica (najczęściej stosowana w praktyce) wysokości świadczenia urlopowego opiera się na komunikacie GUS z 16 lutego 2024 r., w którym wskazano, że przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, pomniejszone o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, w 2023 r. wyniosło 6246,13 zł, a w drugim półroczu 2023 r. wyniosło 6445,71 zł. Przyjmujemy zatem do ustalenia wysokości odpisu kwotę z drugiego półrocza, co oznacza, że odpis podstawowy w 2024 r. wynosi 2417,14 zł. Tyle też wynosi maksymalna kwota świadczenia urlopowego dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy.
Sprawdź również książkę: Kodeks pracy. Wynagrodzenia, urlopy i czas pracy. Ochrona zatrudnienia i świadectwa pracy. Organizacje pracodawców, związki zawodowe i spory zbiorowe >>
Warunki dla uzyskania prawa do świadczenia
Świadczenie to wypłaca pracodawca raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 dni kalendarzowych. Ustalając uprawnienie pracownika do świadczenia urlopowego bierzemy pod uwagę tylko urlop wypoczynkowy. Nie ma znaczenia, czy jest to urlop z roku bieżącego, czy urlop zaległy. Obejmuje to także dodatkowy urlop wypoczynkowy przysługujący pewnym grupom pracowników (np. 10 dni dodatkowego urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym dla pracownika niepełnosprawnego zaliczonego do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności).
Ustawa o ZFŚS jasno wskazuje termin wypłaty tego świadczenia. Powinno zostać wypłacone nie później, niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie tego urlopu, co wynika z przeznaczenia tej pomocy finansowej (ułatwienie pracownikowi sfinansowania wypoczynku).
Przykład: Pracownik w styczniu był na urlopie wypoczynkowym. W związku z tym wypłaciliśmy mu świadczenie urlopowe. Nie była nam znana jeszcze kwota odpisu na bieżący rok, wypłaty świadczenia dokonaliśmy opierając się na kwocie odpisu obowiązującego w roku ubiegłym. Czy teraz powinniśmy temu pracownikowi uzupełnić świadczenie urlopowe do kwoty aktualnie obowiązującej?
W przypadku wykorzystywania urlopu w wymiarze uprawniającym do otrzymania świadczenia urlopowego na początku roku pracodawca musi je wypłacić. Jedyną możliwością ustalenia jego wysokości jest oparcie się na kwotach obowiązujących w roku ubiegłym. W takich sytuacjach w chwili opublikowania danych pozwalających na ustalenie wysokości tego świadczenia w danym roku należy dokonać stosownego wyrównania.
Ważne!
Świadczenie urlopowe przysługuje tylko pracownikowi, który wykorzystuje w danym roku co najmniej 14 dni kalendarzowych urlopu wypoczynkowego. Niemożność wykorzystania tego urlopu z powodu np. niezdolności do pracy, urlopu macierzyńskiego nie powoduje, że świadczenie urlopowe przechodzi na rok następny.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
