W okresie urlopu bezpłatnego pracownik nie wykonuje pracy, pracodawca nie wypłaca wynagrodzenia – w  tym czasie ulegają zawieszeniu zobowiązania wynikające z zatrudnienia. Okres ten nie jest również okresem składkowym, jak i okresem nieskładkowym w rozumieniu przepisów art. 7 ustawy o emeryturach i rentach. Zawieszenie stosunku pracy nie oznacza jednak przecież jego rozwiązania – osoba przebywająca na urlopie bezpłatnym jest nadal pracownikiem, co jest istotne m.in. w kontekście przepisów ustawy z  4 marca 1994 r. o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych (tekst jedn. Dz. U. z 2023 r., poz. 998). 

Więcej piszemy o tym w Legal Alert. 

Czytaj również: Urlop bezpłatny zawiesza prawa i obowiązki stron stosunku pracy

Osoby uprawnione do korzystania z ZFŚS

Wśród osób mogących korzystać z ZFŚS wyróżnić można dwie główne grupy:

  • uprawnionych z mocy ustawy o ZFŚS,
  • osoby, którym przyznano takie prawo w regulaminie funduszu.

Pierwsza grupa nie jest przy tym jednolita. Występują w niej bowiem osoby ściśle określone w ustawie, jak również te, które ustawa wskazuje w ogólny sposób (członkowi rodziny), a dopiero zapisy regulaminu o ZFŚS doprecyzowują kto konkretnie faktycznie może korzystać z funduszu.

Konkretnie uprawnienie do korzystania z funduszu dotyczy:

  • pracowników danego zakładu pracy i członków ich rodzin,
  • emerytów i rencistów oraz członków ich rodzin,
  • innych osób, którym pracodawca przyznał w regulaminie gospodarowania środkami ZFŚS prawo do korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu.

Ustawa o ZFŚS nie zawiera żadnych wyłączeń spod pojęcia pracownika, nie wprowadza również definicji tego pojęcia, odrębnej od zawartej art. 2 k.p. Według niego zaś, pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Fakt przebywania na urlopie bezpłatnym nie pozbawia „przynależności” do grona pracowników, a w związku z tym nie pozbawia też możliwości korzystania ze środków ZFŚS. Wyłączenie osób na urlopach bezpłatnych z grona osób mogących uzyskiwać wsparcie ze środków funduszu byłoby ograniczeniem ustawowego katalogu osób uprawnionych.

Zobacz procedurę w LEX: Określanie osób uprawnionych do pobierania świadczeń z ZFŚS >

Ważne! Oceniając istnienie uprawnienia do korzystania z ZFŚS przez pracownika nie bierzemy pod uwagę rodzaju umowy o pracę, stanowiska, wymiaru czasu pracy, jak również tego, czy zatrudnienie jest aktywnie wykonywane. Osoby na urlopach np. wychowawczych czy bezpłatnych nie tracą możliwości korzystania ze środków funduszu.

Czytaj w LEX: Zasady dokonywania i korygowania odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych >

 

 

Odpis zależy od liczebności załogi

Podobnie należy podejść do odpisów na ZFŚS. Podstawę naliczenia odpisu podstawowego na ZFŚS stanowi przeciętna planowana liczba zatrudnionych w danym roku kalendarzowym w przeliczeniu na pełne etaty. W liczbie zatrudnionych, od której uzależniony jest odpis podstawowy nie uwzględnia się pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze oraz pracowników młodocianych zatrudnionych w celu przygotowania zawodowego – na obie te grupy dokonywane są odpisy w innej wysokości, stąd odrębnie ustala się stan zatrudnienia.

Zobacz procedurę w LEX: Ustalanie odpisu na ZFŚS >

W „przeciętnej liczbie osób zatrudnionych” pracodawca powinien uwzględnić:

  1. osoby zatrudnione w ramach stosunku pracy bez względu na podstawę nawiązania zatrudniania (umowa o pracę,, wybór, mianowanie, powołanie, spółdzielcza umowa o pracę),
  2. pracowników przebywających na urlopach macierzyńskich, na warunkach urlopu macierzyńskiego, rodzicielskich, ojcowskich, wychowawczych;
  3. pracowników niezdolnych do pracy z powodu choroby, nieobecnych z innego powodu, w tym także pracowników na urlopach bezpłatnych.

Taką też opinię dotyczącą odpisów na pracowników przebywających na urlopach bezpłatnych wyraziło MPiPS w piśmie z 19 maja 2015 r., w którym stwierdziło, że w przeciętnej liczbie zatrudnionych uwzględnia się pracowników, których definiuje art. 2 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem, pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Biorąc pod uwagę treść par. 1 rozporządzenia, w ocenie Departamentu, brak jest podstaw prawnych do wyłączania z przeciętnego zatrudnienia pracowników przebywających na urlopach, w tym na urlopach związanych z rodzicielstwem oraz na urlopie bezpłatnym.

Czytaj w LEX: Ustalanie liczby zatrudnionych dla celów ZFŚS >

Spotkać się można również z poglądem przeciwnym, który nie znajduje jednak wprost podstaw w przepisach. Niestety, gdyż logiczne byłoby wprost wyłączenie przez prawodawcę ze stanu zatrudnienia - dla ustalenia odpisu na ZFŚS - osób przebywających na urlopach bezpłatnych.

 

 

Więcej o ZFŚS w LEX: 

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.