W trakcie urlopu bezpłatnego pracownik może korzystać nadal ze środków ZFŚS. Naliczany powinien być również za niego odpis podstawowy na fundusz. Fakt, że nastąpiło na czas tego urlopu zawieszenie realizacji zobowiązań wynikających ze stosunku pracy nie oznacza, iż dana osoba przestała być pracownikiem w rozumieniu Kodeksu pracy, a tym samym przepisów ustawy o ZFŚS. Więcej piszemy o tym w Legal Alert.
W okresie urlopu bezpłatnego pracownik nie wykonuje pracy, pracodawca nie wypłaca wynagrodzenia – w tym czasie ulegają zawieszeniu zobowiązania wynikające z zatrudnienia. Okres ten nie jest również okresem składkowym, jak i okresem nieskładkowym w rozumieniu przepisów art. 7 ustawy o emeryturach i rentach. Zawieszenie stosunku pracy nie oznacza jednak przecież jego rozwiązania – osoba przebywająca na urlopie bezpłatnym jest nadal pracownikiem, co jest istotne m.in. w kontekście przepisów ustawy z 4 marca 1994 r. o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych (tekst jedn. Dz. U. z 2023 r., poz. 998).
Więcej piszemy o tym w Legal Alert.
Czytaj również: Urlop bezpłatny zawiesza prawa i obowiązki stron stosunku pracy
Wśród osób mogących korzystać z ZFŚS wyróżnić można dwie główne grupy:
Pierwsza grupa nie jest przy tym jednolita. Występują w niej bowiem osoby ściśle określone w ustawie, jak również te, które ustawa wskazuje w ogólny sposób (członkowi rodziny), a dopiero zapisy regulaminu o ZFŚS doprecyzowują kto konkretnie faktycznie może korzystać z funduszu.
Konkretnie uprawnienie do korzystania z funduszu dotyczy:
Ustawa o ZFŚS nie zawiera żadnych wyłączeń spod pojęcia pracownika, nie wprowadza również definicji tego pojęcia, odrębnej od zawartej art. 2 k.p. Według niego zaś, pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Fakt przebywania na urlopie bezpłatnym nie pozbawia „przynależności” do grona pracowników, a w związku z tym nie pozbawia też możliwości korzystania ze środków ZFŚS. Wyłączenie osób na urlopach bezpłatnych z grona osób mogących uzyskiwać wsparcie ze środków funduszu byłoby ograniczeniem ustawowego katalogu osób uprawnionych.
Zobacz procedurę w LEX: Określanie osób uprawnionych do pobierania świadczeń z ZFŚS >
Ważne! Oceniając istnienie uprawnienia do korzystania z ZFŚS przez pracownika nie bierzemy pod uwagę rodzaju umowy o pracę, stanowiska, wymiaru czasu pracy, jak również tego, czy zatrudnienie jest aktywnie wykonywane. Osoby na urlopach np. wychowawczych czy bezpłatnych nie tracą możliwości korzystania ze środków funduszu.
Czytaj w LEX: Zasady dokonywania i korygowania odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych >
Podobnie należy podejść do odpisów na ZFŚS. Podstawę naliczenia odpisu podstawowego na ZFŚS stanowi przeciętna planowana liczba zatrudnionych w danym roku kalendarzowym w przeliczeniu na pełne etaty. W liczbie zatrudnionych, od której uzależniony jest odpis podstawowy nie uwzględnia się pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze oraz pracowników młodocianych zatrudnionych w celu przygotowania zawodowego – na obie te grupy dokonywane są odpisy w innej wysokości, stąd odrębnie ustala się stan zatrudnienia.
Zobacz procedurę w LEX: Ustalanie odpisu na ZFŚS >
W „przeciętnej liczbie osób zatrudnionych” pracodawca powinien uwzględnić:
Taką też opinię dotyczącą odpisów na pracowników przebywających na urlopach bezpłatnych wyraziło MPiPS w piśmie z 19 maja 2015 r., w którym stwierdziło, że w przeciętnej liczbie zatrudnionych uwzględnia się pracowników, których definiuje art. 2 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem, pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Biorąc pod uwagę treść par. 1 rozporządzenia, w ocenie Departamentu, brak jest podstaw prawnych do wyłączania z przeciętnego zatrudnienia pracowników przebywających na urlopach, w tym na urlopach związanych z rodzicielstwem oraz na urlopie bezpłatnym.
Czytaj w LEX: Ustalanie liczby zatrudnionych dla celów ZFŚS >
Spotkać się można również z poglądem przeciwnym, który nie znajduje jednak wprost podstaw w przepisach. Niestety, gdyż logiczne byłoby wprost wyłączenie przez prawodawcę ze stanu zatrudnienia - dla ustalenia odpisu na ZFŚS - osób przebywających na urlopach bezpłatnych.
Więcej o ZFŚS w LEX:
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów LEX jest zależny od posiadanych licencji.
