W tej sprawie rzecznik praw obywatelskich Marcin Wiącek wystąpił do Piotra Glińskiego, wicepremiera, ministra kultury i dziedzictwa narodowego oraz Marleny Maląg, minister rodziny i polityki społecznej, na kanwie sprawy, której podjął się Rzecznik Praw Obywatelskich. Kobieta skarżyła się na wyjątkowo długi czas oczekiwania na udostępnienie jej dokumentacji płacowej. Na dostęp do dokumentów czekała ponad 2 lata. Jej dokumentacja przechowywana była przez prywatną firmę, która w pewnym momencie przestała wywiązywać się ze swoich obowiązków. Ostatecznie zasoby znajdujące się w pieczy firmy zostały przejęte przez Archiwum Państwowe w Gdańsku. Zanim zostały udostępnione obywatelom, archiwiści musieli poddać je pracochłonnemu procesowi porządkowania i konserwacji – w wyniku nierzetelnego przechowywania dokumenty były pomieszane i skażone czynnikami mikrobiologicznymi. 

Rzecznik dostrzegł, że w przypadku nieprawidłowego działania przedsiębiorców przechowujących dokumenty, organy odpowiedzialne za nadzór nad ich działalnością mają ograniczone możliwości działania. Czynności zmierzające do przejęcia dokumentacji są obarczone przeszkodami proceduralnymi, a przywracanie nieodpowiednio przechowywanych przez długi czas dokumentów dodatkowo opóźnia moment przekazania ich obywatelom. 

Czytaj również: Państwo pozwoliło na zniszczenie dokumentów, a teraz brakuje ich do ustalania emerytur>>

Konwent Marszałków Województw za ściślejszą kontrolą prywatnych przechowawców

RPO zwrócił uwagę na stanowisko Konwentu Marszałków Województw z 7 kwietnia 2022 r., w którym wskazano na legislacyjne braki uniemożliwiające marszałkom skuteczny nadzór nad firmami przechowalniczymi oraz zasugerował rozwiązania. Podkreślono, że aktualne przepisy dotyczące przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców stanowią problem dla samej administracji, najdotkliwiej jednak uderzają w interes potencjalnych klientów przechowawców tej dokumentacji.

RPO poprosił więc ministrów o wzięcie propozycji Konwentu pod uwagę, wskazując na możliwość nałożenia na przedsiębiorców obowiązku sprawozdawczego, co ułatwiłoby kontrolę nad przejęciem przechowywanej dokumentacji przez organy nadzoru w przypadku zaprzestania prowadzenia działalności przez przedsiębiorcę. 

Sprawdź w LEX: Co należy zrobić z danymi pracowników, które były zbierane przed wejściem w życie RODO? >

 


Ograniczenia dowodowe przy ustalaniu emerytury należy poluzować

RPO zwracał już uwagę władz na problemy obywateli z nabyciem prawa do emerytury. W marcu 2021 r. wskazywał w piśmie do minister Marleny Maląg, że obywatele mają trudność z udowodnieniem wysokości składników wynagrodzeń, jakie pobierali wiele lat wcześniej, z uwagi na brak możliwości uzyskania odpowiednich zaświadczeń od podmiotów przechowujących ich dokumentację. Rekomendował wtedy rozluźnienie ograniczeń dowodowych w tym postępowaniu. – Problem dotyczy sytuacji społecznie wrażliwej, w której obywatel ma prawo oczekiwać od organów władzy publicznej należytej dbałości i staranności w działaniu na rzecz należytego zabezpieczenia przedmiotowej dokumentacji. Taki obowiązek wynika już z preambuły Konstytucji RP, która stanowi o rzetelnym i sprawnym działaniu instytucji publicznych – wskazywał RPO.

Sprawdź w LEX: Jak długo należy archiwizować przelewy bankowe i dowody kasowe, które dokumentują wypłatę wynagrodzeń pracowników? >

 

Sprawdź również książkę: Kodeks pracy. Przepisy >>


Odpowiedź MKiDN

W odpowiedzi na pismo RPO minister Piotr Gliński wyjaśnia, że organem uprawnionym do kontroli i rozpoznawania skarg na nieprawidłowe funkcjonowanie firm przechowalniczych jest marszałek województwa, który dokonał wpisu tej firmy do rejestru. Sprawa pozostaje zatem w ocenie ministra poza kompetencją Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego.

Sprawdź w LEX: Czy o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej można informować w formie elektronicznej? >

Według Glińskiego, lepszym rozwiązaniem od dyscyplinowania przechowawców przepisami karnymi byłoby jednoznaczne wskazanie terminu, w którym przechowawca musi przedstawić dokumenty wnioskującej o wgląd do nich osobie. W odniesieniu zaś do problemu dostępu do dokumentów przechowywanych przez przechowawcę, który zawiesił działalność gospodarczą minister uznał, że skala takich przypadków jest marginalna. Warto jednak, jak stwierdził, zastanowić nad wyłączeniem możliwości zawieszenia działalności w odniesieniu do przedsiębiorców-przechowawców. 

Zobacz wzory dokumentów w LEX: