Zastępca RPO Stanisław Trociuk zwrócił się w tej sprawie do naczelnego dyrektora Archiwów Państwowych Pawła Pietrzyka. W odpowiedzi dyrektor archiwów poinformował, że przejęte dokumenty pracownicze wymagają zabezpieczenia, ale w miarę postępów tych prac są udostępniane zainteresowanym osobom.
Nie ma dokumentów, przyjmuje się minimalne wynagrodzenie
Jak zauważa RPO, dokumenty płacowe zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy przechowywane są przez archiwa, a byli pracownicy tych zakładów są zobowiązani przedłożyć ich kopie dla ZUS w celu ustalenia podstawy wymiaru przysługującego im świadczenia emerytalnego. W przypadku braku tych dokumentów przyjmuje się, że ich składka emerytalna odprowadzana była w wysokości odpowiadającej minimalnemu wynagrodzeniu. Może to skutkować w wypłacaniu im znacznie niższych emerytur niż im w rzeczywistości przysługują.
W swoim wystąpieniu Rzecznik przywołuje przykład dokumentacji, którą od prywatnej firmy przechowalniczej przejęło Archiwum Państwowe w Gdańsku. W sprawie dostępu do niej złożono łącznie 156 wniosków. Jedna z osób skarżących się do RPO o udostępnienie dokumentów zabiega już od ponad 2 lat.
Czytaj w LEX: Ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób mających ustalone prawo do emerytury lub renty >>>
Czytaj w LEX: Odprawy emerytalno-rentowe >>>
Nie udostępniają, bo konserwują
Jak zauważa RPO, dyrekcja Archiwum wskazuje, że przyczyną nieudostępniania dokumentacji jest potrzeba jej konserwacji. Przechowująca ją uprzednio prywatna firma przechowywała ją w sposób nierzetelny, skutkiem czego dokumenty są w złym stanie. Z uwagi na rozmiar dokumentacji czynności te mogą trwać kilkanaście i więcej miesięcy. Archiwum informuje, że w pierwszej kolejności pracami porządkowymi zostanie objęta dokumentacja zakładów pracy, o których dokumentacji najczęściej wnioskują klienci.
Rzecznik przypomina, że zwracał już w przeszłości uwagę na problemy związane z dostępem do dokumentacji osobowopłacowej niezbędnej do nabycia emerytury, postulując zniesienie zawartych w przepisach ograniczeń dowodowych. Jak wskazywał RPO, problem dotyczy sytuacji społecznie wrażliwej, w której obywatel ma prawo oczekiwać od organów władzy publicznej należytej dbałości i staranności w działaniu na rzecz należytego zabezpieczenia przedmiotowej dokumentacji.
Czytaj: Gdzie szukać dokumentów sprzed lat potrzebnych do złożenia wniosku o emeryturę>>
NIK też to zauważyła
Na problemy dotyczące niewłaściwego przechowywania i udostępniania dokumentacji osobowej i płacowej wskazywała już w 2017 r. Najwyższa Izba Kontroli. NIK stwierdziła, że system emerytalno-rentowy nie zapewnia wszystkim obywatelom możliwości dotarcia do dotyczącej ich dokumentacji osobowej i płacowej z okresu przed 1999 r., a tym samym możliwości pełnej realizacji uprawnień do świadczeń emerytalno-rentowych za pracę w tym okresie w nieistniejących już zakładach pracy.
NIK podkreśliła, że problem ten dotyczy „obywateli będących w starszym wieku i często borykających się ze związanymi z tym problemami zdrowotnymi, mających prawo oczekiwać, że Państwo zapewni prawidłową realizację przyznanych im uprawnień, a także zagwarantuje ich jednolite traktowanie, niezależnie od tego u jakich pracodawców świadczyli pracę”.
Naruszenia konstytucyjnych praw
Według RPO, brak dostępu obywateli do ich dokumentacji płacowej godzi w ocenie RPO w ich konstytucyjne prawa i wolności. Zgodnie z art. 51 ust. 3 Konstytucji każdy ma prawo dostępu do dotyczących go urzędowych dokumentów i zbiorów danych. - W powołanej wyżej sprawie, obywatele zostali aktualnie pozbawieni tego prawa - stwierdza Stanisław Trociuk.
W związku z tym RPO wskazuje, że system przechowywania dokumentacji osobowopłacowej, od uzyskania której uzależniona jest wysokość świadczenia emerytalnego, jest niezadowalający. - Prowadzi on do nierównego traktowania osób ubezpieczonych, dzieląc ich na tych, którzy mają możliwość udokumentowania podstawy świadczenia emerytalnego oraz tych, którym ta możliwość została ograniczona lub odebrana – co należy uznać za niezgodne z art. 32 w związku z art. 67 Konstytucji RP - stwierdza.
Archiwum wyjaśnia: zabezpieczamy dokumenty i udostępniamy
Po publikacji tej informacji dyrektor Archiwum Państwowego w Gdańsku przesłał Prawo informację, że w wyniku wyjaśnień skierowanych do Rzecznika Praw Obywatelskich przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych i Archiwum Państwowe w Gdańsku, dnia 27 października br. na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Rzecznika Praw Obywatelskich ukazała się sprostowana informacja dostępna na stronie: (https://bip.brpo.gov.pl/pl/content/rpo-dostep-dokumentacja-placowa-archiwum-odpowiedz).
Pismo Naczelnego Dyrektor Archiwów Państwowych zawiera m.in. opis systemu przechowalnictwa dokumentacji pracowniczej, wskazuje instytucje właściwe do nadzorowania działalności podmiotów działających w tym systemie oraz dokonywania w nim ew. zmian. Pokazuje także faktyczne przyczyny problemów w dostępie do tej dokumentacji.
- Wyjaśniam także, że osoba, która zwróciła się do Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie braku dostępu do dokumentacji pracowniczej w roku 2020 wnioskowała o wydanie tych dokumentów do firmy prywatnej z Gdańska zajmującej się przechowywaniem ww. dokumentacji. W lutym 2020 r. Marszałek Województwa Pomorskiego, który sprawuje nadzór nad działalnością firm zajmujących się przechowywaniem dokumentacji pracowniczej na terenie województwa pomorskiego, w związku ze stwierdzeniem licznych nieprawidłowości, wydał decyzję o zakazie prowadzenia przez ww. firmę działalności w zakresie przechowalnictwa dokumentacji pracowniczej. W marcu 2021 r. Sąd Rejonowy Gdańsk - Północ w Gdańsku, na wniosek likwidatora ww. firmy, wydał postanowienie stwierdzające brak środków na dalsze przechowywanie dokumentacji pracowniczej zgromadzonej przez ww. firmę. Po śmierci współwłaściciela i prezesa ww. firmy przechowalniczej w 2018 r. dokumenty były przechowywane przez nowego właściciela budynku w pomieszczeniach piwnicznych. W wyniku częstego przenoszenia i niewłaściwych warunków przechowywania dokumentacja zgromadzona przez ww. firmę przechowalniczą, uległa wymieszaniu, zawilgoceniu i zagrzybieniu - napisał w liście do Prawo.pl. dyrektor gdańskiego archiwum Piotr Wierzbicki.
Zarejestruj się bezpłatnie i sprawdź Moje Prawo.pl >>>
Jak wyjaśnił, w listopadzie 2021 r. Archiwum Państwowe w Gdańsku w trybie interwencyjnym przejęło ww. dokumentację i podjęło działania mające na celu jej zabezpieczenie. Zbiór liczy 2 kilometry bieżące akt i obejmuje dokumentację ok. 200 zakładów pracy. Przejęcie ww. dokumentacji poprzedziło postępowanie przetargowe obejmujące usługę transportu oraz oczyszczania i dezynfekcji akt. Jednocześnie Archiwum prowadziło prace nad powiększeniem powierzchni magazynowej. Obecnie akta są porządkowane i ewidencjonowane. W związku z brakiem ewidencji tworzone są m.in. imienne spisy pracowników poszczególnych zakładów pracy. Z uwagi na ważny interes społeczny w celu przyśpieszenia ww. prac Archiwum Państwowego w Gdańsku wyasygnowało środki na dodatkowe zatrudnienie.
- Ten opis jest skrótowy i nie oddaje ogromu pracy związanej z przystosowaniem ww. dokumentacji do ponownego udostępnienia, w której kwestie konserwacji a raczej dezynfekcji stanowiły tylko jeden z elementów przywrócenia akt do obrotu prawnego. W miarę postępowania prac porządkowych akta są już udostępniane. W związku z ww. pracami i przystosowywaniem pomieszczeń magazynowych okres oczekiwania na udostępnienie dokumentacji pracowniczej wydłużył się jednak z miesiąca do 11 miesięcy. W połowie przyszłego roku termin udostępniania akt powinien wrócić do normy i trwać nie dłużej jeden miesiąc - pisze dyrektor Piotr Wierzbicki.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.