Ustawa z 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją wprowadzi z początkiem 2019 roku ważne zmiany w zakresie prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej:
- możliwość jej elektronizacji,
- krótszy okres przechowywania.
Ustawa wprowadza również wysokie kary za przechowywanie dokumentów bez wymaganych uprawnień, a przedsiębiorca, który nie zdąży zdobyć uprawnień przed upływem 31 grudnia 2018 roku będzie musiał zakończyć działalność przechowalniczą, a dokumentację przekazać do firmy, która takie uprawnienia posiada.
Sprawdź w LEX: Czy przedsiębiorca zatrudniający pracownika musi dokonać wpisu do rejestru przechowawców akt pracowniczych? >
- Niekiedy dokumenty dotyczące pracowników są przechowywane przez firmy niewpisane do rejestru w warunkach odbiegających od standardów, jakie obowiązują firmy przechowawcze, przez co akta giną lub niszczeją a to rodzi problemy, gdy pracownik zaczyna gromadzić dokumentację, bo osiągnął wiek emerytalny – mówi Iwona Kowalska-Matis rzecznik prasowy ZUS na Dolnym Śląsku.
Sprawdź w LEX: RODO - bezpieczeństwo danych osobowych w dziale kadr >
Od 1 stycznia 2019 roku za przechowywanie akt bez wymaganych uprawnień przedsiębiorca zapłaci karę do 100 tys. zł.
Przedsiębiorca, który do końca roku zgłosi do marszałka województwa wniosek o wpisanie do rejestru, nie musi natomiast obawiać się żadnej kary za ujawnienie swojej działalności. Samo zgłoszenie zaś jest proste i zajmuje tylko chwilę. Do wniosku należy dołączyć oświadczenie o zgodności i kompletności danych oraz o spełnianiu warunków wykonywania działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej. Dodatkowo wymagany jest także dowód zapłacenia opłaty skarbowej. Sprawę można także załatwić korespondencyjnie.
Działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania poświęcony jest cały rozdział 4a ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Czytaj też: Kwestionariusze osobowe w firmach do zmiany >
Niższe koszty dla przedsiębiorców, większa pewność dla ubezpieczonych
Możliwość przechowywania akt w formie elektronicznej pozwoli pracodawcom ograniczyć koszty działalności, ale jednocześnie rozszerzy zakres danych, jakie pracodawcy będą musieli przekazywać do ZUS-u za swoich pracowników i zleceniobiorców.
Sprawdź w LEX: Z jakim kodem do ZUS w RSA powinien być wykazany dzień porodu? >
Skróceniu może ulec nie tylko czas przechowywania akt za nowozatrudnione osoby, ale także okres przechowywania dokumentacji pracowniczej powstałej w latach 1 stycznia 1999 r. – 31 grudnia 2018 r., pod warunkiem, że pracodawca przekaże do ZUS oświadczenie o zamiarze złożenia raportu informacyjnego za osoby po raz pierwszy zgłoszone do ubezpieczeń w tym czasie, a także przekaże raport informacyjny, który będzie zawierał wszystkie niezbędne dane.
Czytaj też: Nawet 45 tys. zł zapłaci firma, która zatrudnia alimenciarza na czarno >
Od rozliczenia za styczeń 2019 r. płatnicy składek na bieżąco będą zobowiązani do przekazywania do ZUS w miesięcznych raportach imiennych (ZUS RCA) dodatkowych danych dotyczących kwoty przychodu wypłacanego w danym miesiącu np. kwoty przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne.
Czytaj też: Pracodawcy przekażą do ZUS nowe dokumenty >
Dodatkowo w dokumencie wyrejestrowującym z ubezpieczenia (ZUS ZWUA) od stycznia 2019 r., pracodawcy będą podawali dodatkowe dane dotyczące rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy np. datę oraz tryb rozwiązania stosunku pracy, stronę z inicjatywy, której nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy. Szerszy zakres informacji przekazywanych przez pracodawców do ZUS, pozwoli na zabezpieczenie wszelkich praw nabytych pracowników, dotyczących świadczeń z ubezpieczeń społecznych.
Więcej przydatnych materiałów znajdziesz w LEX:
Raport informacyjny - nowy obowiązek płatnika składek >
Przechowywanie akt osobowych >
Dokumentacja pracownicza 2019 >
Akta osobowe pracowników 2019 >
W jaki sposób skutecznie doręczyć świadectwo pracy? >
W jaki sposób dokonać poprawnie sprostowania świadectwa pracy? >
Jakie dokumenty pracownicze musi przekazać nowemu pracodawcy dotychczasowy właściciel? >
Nie masz dostępu do tych materiałów? Sprawdź, jak go uzyskać >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
