Sejm rozpocznie niebawem prace nad projektem ustawy, która dostosowuje 168 ustaw do obowiązujących od 25 maja 2018 roku, nowych przepisów o ochronie danych osobowych (RODO). Zmiany obejmą też przepisy Kodeksu pracy:

  • określona została podstawa prawna przetwarzania danych osobowych;
  • wskazano kategorie danych osobowych, które są niezbędne do pozyskania przez pracodawcę w związku z podejmowaniem przez niego działań przed zawarciem umowy o pracę oraz po jej zawarciu;
  • dopuszczono przetwarzanie innych danych pracownika za jego zgodą;
  • uregulowano kwestie przetwarzania danych wrażliwych, w tym możliwość pobierania danych biometrycznych od pracownika w sytuacjach, w których podanie takich danych będzie niezbędne ze względu na kontrolę do-stępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę lub dostę-pu do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.

Ustawa wdrażająca RODO, którą we wtorek przyjął rząd, wprowadzi też kategoryczny zakaz stosowania monitoringu wizyjnego w pomieszczeniach przeznaczonych dla związków zawodowych oraz konieczność uzyskania zgody pracowników na założenie kamer w pomieszczeniach sanitarnych. 

Czytaj: Trzeba zdjąć wszystkie kamery w pomieszczeniach związków zawodowych >

 


Dane, których będzie można żądać od kandydata do pracy

W projekcie ustawy zaproponowano nowe brzmienie art. 22(1) Kodeksu pracy:

Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

  1. imię (imiona) i nazwisko;
  2. datę urodzenia;
  3. dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
  4. wykształcenie;
  5. kwalifikacje zawodowe;
  6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Przy czym pracodawca może żądać podania danych o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia tylko, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Już bez adresu zamieszkania

- Jako że na zbieranie danych osobowych na etapie rekrutacji powinniśmy patrzeć przez cel jej prowadzenia, tj. obsadzenie wolnych stanowisk pracy, to w kontekście tym pracodawca powinien zbierać jedynie dane niezbędne do realizacji tego celu - mówi Piotr Strumiński, prawnik z kancelarii Sobczyk i Współpracownicy. Dodaje, że informacje o miejscu zamieszkania nie są potrzebne do realizacji celu postępowania rekrutacyjnego, a często są one wykorzystywane niezgodnie z prawem (wpływając na decyzję o zatrudnieniu, choć są w tym zakresie prawnie irrelewantne). Dlatego prawnik chwali zmiany w tym zakresie.  Informacji o miejscu zamieszkania będzie natomiast można żądać od osoby już zatrudnionej, bowiem na tym etapie wiedza pracodawcy w tym zakresie jest już uzasadniona.

 


Agata Kicińska, radca prawny z kancelarii Sienkiewicz i Zamroch wskazuje, że obecnie potencjalni pracodawcy nie kontaktują się już z kandydatami do pracy za pośrednictwem tradycyjnej poczty, a korzystają ze środków umożliwiających porozumiewanie się na odległość, takich jak telefon czy poczta elektroniczna. Nie ma już więc uzasadnionej potrzeby, aby potencjalny pracodawca przetwarzał adres zamieszkania kandydata do pracy - podkreśla mecenas Kicińska.

Kandydat wybierze sposób komunikacji

Piotr Strumiński dodaje, że to kandydat wybierze sposób komunikacji z pracodawcą. Projekt zakłada bowiem, że pracodawca będzie żądać od kandydata „danych kontaktowych wskazanych przez taką osobę”.

- Nie tylko w Kodeksie pracy, lecz również w szeregu innych ustaw sektorowych ustawodawca wprowadza nowe pojęcie "danych kontaktowych", nie definiując co przez to rozumie - zwraca natomiast uwagę Marcin Jan Wachowski, adwokat, założyciel i partner zarządzający Kancelarii Wachowski. - Należy założyć, że będzie to mógł być sam adres zamieszkania, adres do doręczeń lub adres poczty elektronicznej, ale również wyłącznie numer telefonu - mówi i dodaje, że ciekawe jest to, iż pracodawca utraci możliwość weryfikacji kandydata ze względu na jego adres zamieszkania i pochodzenie np. z małej miejscowości. - Oceniam to pozytywnie - komentuje zmianę mecenas Wachowski.

Czytaj też: TSUE: Pracownik nie może stracić urlopu tylko dlatego, że nie złożył wniosku >

Wykształcenie i kwalifikacje nie zawsze mają znaczenie

Kolejna ze zmian polega na możliwości żądania od kandydata do pracy oprócz jego wykształcenia i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia również kwalifikacji zawodowych. - Nierzadko pracownicy wykonują pracę, która nie jest związana z ich wykształceniem czy posiadają dodatkowe kwalifikacje potwierdzone odpowiednimi certyfikatami. W takim przypadku pracodawca ma możliwość żądania również takich danych - wskazuje mecenas Kicińska.

Karol Kozieł, radca prawny, specjalista w zakresie ochrony danych osobowych, wyjaśnia, czym różnią się kwalifikacje zawodowe od wykształcenia: Kwalifikacje zawodowe są pewnego rodzaju umiejętnościami, które są w pewien sposób związane z wykonywanymi w przyszłości lub poprzednio przez pracownika zadaniami (np. prawo jazdy czy znajomość języka obcego). Wykształcenie z kolei oznacza pewnego rodzaju formalne formy kształcenia, które ukończył kandydat – i które mogą, lecz nie muszą wiązać się z nabyciem kwalifikacji. Wprowadzone ograniczenie niezbędności ma służyć minimalizacji danych zbieranych podczas procesu rekrutacyjnego.

Czytaj też: E-akta, czyli cyfrowa rewolucja w dokumentacji pracowniczej >

- W mojej opinii w praktyce jednak będzie ciężko np. uznać iż przekazanie danych dotyczących wykształcenia, czy kwalifikacji zawodowych lub doświadczenia nie jest niezbędne, ponieważ nawet od osoby sprzątającej biuro czy bank wymaga się np. doświadczenia w sprzątaniu powierzchni biurowych czy umiejętności obsługi określonego sprzętu - zaznacza mecenas Kozieł. - Z pewnością jednak przepis ten wskazuje pewien kierunek, iż pracodawca powinien w ramach projektowania ochrony prywatności w procesie rekrutacyjnym zadać sobie pytanie czy np. konieczne są w rekrutacji na jakieś niższe stanowisko szczegółowe rozbudowane informacje dot. kompetencji czy umiejętności które nie będę w nim w żaden sposób wykorzystane - dodaje.

Trzeba podkreślić, że żądanie danych o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych czy przebiegu dotychczasowego zatrudnienia będzie uzasadnione tylko w przypadku, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy danego rodzaju lub na określonym stanowisku. Agata Kicińska wyjaśnia, że potencjalny pracodawca niewątpliwie takie dane będzie mógł pozyskać w przypadku poszukiwania pracownika na stanowisko specjalistyczne, wymagające wysokich kwalifikacji (np. kierunkowe wykształcenie wyższe) czy też na stanowisko, na którym wymagane jest posiadanie szczególnych kwalifikacji (np. świadectwo kwalifikacyjne typu E). Takich danych będzie więc można żądać np. w sytuacji, w której kryteria wykształcenia i doświadczenia na danym stanowisku są określone przez wewnątrzzakładowe źródła prawa pracy.

Czytaj w SIP LEX: Obowiązki pracodawcy w świetle RODO >

- O ile dziś jeszcze informacja o wykształceniu lub stażu pracownika jest niezbędna choćby do ustalenia wymiaru urlopu wypoczynkowego, to wobec projektowanych zmian w kodeksie pracy i ujednolicenia wymiaru urlopu dla wszystkich pracowników - w określonych przypadkach pracodawca utraci prawo do żądania tych informacji - mówi Mecenas Wachowski. Zwraca uwagę, że ustawodawca przesuwa akcenty, wskazując, że w procesie naboru kluczowe znaczenie dla oceny kandydata będą jego kwalifikacje, a żądanie wskazania np. wyższego wykształcenia pracodawca będzie musiał uzasadnić czy to charakterem pracy, czy wymogami ustawowymi. - Żądanie podania wykształcenia będzie zasadne w przypadku zatrudnienia np. pielęgniarki lub nauczyciela, ale np. rekrutując przedstawiciela handlowego takie żądanie trzeba będzie uzasadnić. Oczywiście powstają tu watpliwości, czy np. zatrudniając programistkę mogę żądać wskazania wykształcenia czy wystarczy tylko informacja o jej kwalifikacjach? - zastanawia się mecenas Wachowski.

Czytaj też: Nowe okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej >

Pracodawca nie może żądać innych danych

Agata Kicińska zaznacza, że potencjalny pracodawca nie będzie mógł żądać od kandydata innych danych niż te, które zostały wymienione w art. 221 § 1 k.p. oraz danych, które musi pozyskać na podstawie odrębnych przepisów (np. zaświadczenie o niekaralności w przypadku pracowników służby cywilnej). Od kandydata nie może również żądać tych danych, które może pozyskać dopiero od pracownika, czyli m.in. adresu zamieszkania czy numeru PESEL. Inne dane osobowe kandydata potencjalny pracodawca będzie mógł przetwarzać wyłącznie na podstawie jego zgody. Nawet zgoda kandydata nie pozwoli jednak na przetwarzanie danych osobowych dotyczących wyroków skazujących oraz naruszeń prawa (oczywiście za wyjątkiem sytuacji, w których przetwarzanie takie opiera się o odrębny przepis) - podkreśla mecenas Kicińska.

 - Dosyć powszechne jest przesyłanie CV ze zdjęciem, warto jednak zwrócić uwagę, że o ile sam pracownik może z własnej woli dołączyć zdjęcie do CV, to już pracodawca nie może żądać zdjęcia od kandydata za wyjątkiem wyjątkowych sytuacji gdyby wynikało to z charakteru pracy (np. rekrutacja modelki) - zwraca uwagę Karol Kozieł.  Dodaje, że z pewnością pracodawca nie powinien żądać informacji prywatnych, np. o stan cywilny czy plany związane z macierzyństwem.

Kandydat, gdy staje się pracownikiem, udostępni więcej danych

Nowelizacja obejmie też zakres danych osobowych, których pracodawca może żądać na kolejnym etapie, czyli w momencie, kiedy kandydat staje się pracownikiem. Zgodnie z zaproponowanym, nowym brzmieniem art. 22(1) § 3:

Pracodawca żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:

  1. adres zamieszkania;
  2. numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
  3. inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
  4. wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie.

Podania innych danych osobowych pracodawca może żądać tylko, gdy jest to niezbędne do wypełniania obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa.

Kiedy zmiany wejdą w życie?

Projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 trafi teraz do Sejmu. Warto na bieżąco śledzić prace nad nią, bo zmiany wejdą dość szybko po ich opublikowaniu - po upływie zaledwie 14 dni. Od tego momentu trzeba będzie stosować nowe przepisy o monitoringu i nowe kwestionariusze osobowe.

Więcej przydatnych materiałów znajdziesz w SIP LEX:

Rekrutacja i zatrudnianie pracownika >

Czy należy uzyskać zgodę pracownika na umieszczenie jego danych osobowych na fakturze wystawionej pracodawcy przez podmiot leczniczy na podstawie umowy zawartej z pracodawcą? >

Legalność przetwarzania danych osobowych (innych niż dane wrażliwe) >

Zawarcie umowy o pracę >

Nie masz dostępu do tych materiałów? Sprawdź, jak go uzyskać >