Ustawodawca nie określił dowodów, jakie pracownik powinien dostarczyć pracodawcy w związku z korzystaniem z urlopów okolicznościowych z tytułu narodzin dziecka bądź zgonu członków rodziny. Należy w związku z tym kierować się zasadą minimalizacji danych. Pracodawca nie może żądać dostarczenia, w celu pozostawienia w aktach osobowych pracownika, potwierdzenia urlopu okolicznościowego aktem zgonu lub urodzenia. Dokumenty te mogą być żądane jedynie do wglądu, a podstawą udzielenia urlopu okolicznościowego w sytuacji przedstawionej przez Czytelnika, powinno być jedynie jego pisemne oświadczenia co do okoliczności uzasadniających urlop okolicznościowy.
W myśl § 15 pkt 1-2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15.05.1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący 2 dni - w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy; 1 dzień - w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.
Czytaj też: Nowe wytyczne ws. monitoringu. UODO nie będzie karać >>
Komentowane rozporządzenie nie określa sposobu dokumentowania urlopów okolicznościowych związanych z korzystaniem z powyższych uprawnień. Ustawodawca jedynie § 3 określił dowody usprawiedliwiające nieobecność w pracy. Żaden z wymienionych w tym przepisie dowodów nie odnosi się jednak do nieobecności związanej z narodzinami dziecka lub zgonem. Interpretując więc przepisy o urlopach okolicznościowych należy mieć na uwadze zasadę tzw. minimalizacji danych, która jest jedną z podstawowych zasad RODO (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE). Pracodawca powinien ograniczać zbieranie i przetwarzanie danych osobowych związanych z zatrudnieniem do niezbędnego minimum. W zakresie wskazanym w przykładzie należy rozważyć czy wystarczające nie byłoby oświadczenie uprawnionego do urlopu okolicznościowego pracownika i otrzymanie dowodu w postaci aktu urodzenia dziecka bądź zgonu, jedynie do wglądu.
Inaczej mówiąc, brak ustawowej podstawy prawnej pozostawiania w aktach osobowych pracownika oryginału bądź kserokopii aktu zgonu lub aktu urodzenia w celu udokumentowania okoliczności uzasadniających udzielenie urlopu okolicznościowego z powyższych tytułów.