Rada Ministrów przyjęła we wtorek projekt ustawy, która dostosowuje 168 ustaw do obowiązujących od 25 maja 2018 roku, nowych przepisów o ochronie danych osobowych (RODO). Zmiany obejmą też przepisy Kodeksu pracy. Pojawi się m.in:

  1. nowy katalog danych osobowych kandydatów do pracy i pracowników, których może żądać pracodawca
  2. zmiana w przepisach o monitoringu w firmach

Nowe przepisy o monitoringu już do nowelizacji

Przepisy regulujące zasady stosowania monitoringu wizyjnego zostały wprowadzone do Kodeksu pracy 25 maja br., w związku z RODO. Po kilku miesiącach obowiązywania zostaną nieco poprawione.

Przede wszystkim wprowadzony zostanie zakaz monitorowania pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, a na umieszczenie kamer w pomieszczeniach sanitarnych potrzebna będzie zgoda pracowników.

Czytaj też: RODO: 170 ustaw zmieni prawo wdrażające unijne rozporządzenie >

Jak jest obecnie?

Art. 22(2) § 1 Kodeksu pracy pozwala na wprowadzenie monitoringu wizyjnego w firmie pod warunkiem, że jest to:

  • niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub
  • ochrony mienia lub kontroli produkcji lub
  • zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Pracodawca może w takiej sytuacji wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy.

Czytaj też: Monitoring w firmie - jak wprowadzić, żeby był zgodny z RODO >

Zezwolono również na stosowanie monitoring w pomieszczeniach sanitarnych, szatniach, stołówkach oraz palarniach lub pomieszczeniach udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, jeżeli jest niezbędne do realizacji celu określonego w § 1 i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. I właśnie ten przepis zostanie zmieniony.

Związki zawodowe bez oka kamery

W projekcie nowego § 1(1) art. 22(2) Kodeksu pracy zapisano, że monitoring nie obejmuje pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Będzie to więc zakaz kategoryczny, bez żadnych wyjątków.

Zmianę negatywnie ocenia Piotr Strumiński, prawnik z kancelarii Sobczyk i Współpracownicy. - Ochrona niezależności organizacji związkowej jest słuszna - mówi i przypomina, że dane osobowe o przynależności związkowej są danymi szczególnej kategorii. Dodaje jednak, że ochrona taka była już zapewniona w obowiązujących przepisach poprzez konieczność stosowania technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.

Czytaj też: Prof. Sobczyk: Niejednoznaczny status przedsiębiorcy w funduszu socjalnym >

- Kategoryczne brzmienie przepisu, nie przewidujące wyjątków, może stanowić pewien problem z uwagi na różne funkcje, jakie ma pomieszczenie – zwraca z kolei uwagę Karol Kozieł, radca prawny, specjalista w zakresie ochrony danych osobowych. - Może być bowiem tak, iż poza udostępnianiem zakładowej organizacji związkowej na co dzień jest to sala konferencyjna zawierająca drogi sprzęt i wydawałoby się iż objęcie monitoringiem dotyczyłoby ochrony mienia pracodawcy. - Sam przepis sformułowany stanowczo mówi o nie obejmowaniu monitoringiem, nie wskazując jednak np. iż dotyczy to czasu, w którym pomieszczenie jest wykorzystywane właśnie na potrzeby ZOZ, co mogłoby rozwiązać część praktycznych problemów - dodaje mecenas Kozieł.

 


Inne zdanie ma Marcin Jan Wachowski, adwokat, założyciel i partner zarządzający Kancelarii Wachowski - uważa taką propozycję zmian ustawowych za zasadną. Zwraca uwagę, że proponowana regulacja wynika z założenia ustawodawcy, iż coraz bardziej dostępny monitoring wizyjny rodzi wysokie prawdopodobieństwo naruszenia zasady wolności i niezależności związków zawodowych. Tymczasem zasada ta wynika wprost z art. 59 Konstytucji RP i potwierdzona została w art. 1 i 2 ustawy o związkach zawodowych. - Zgodnie z RODO, dane osobowe dotyczące działalności związkowej są danymi szczególnej kategorii, a takie można przetwarzać zupełnie wyjątkowo i w ściśle określonych przypadkach. Tymczasem monitoring jest procesem przetwarzania, który w istotny sposób narusza prywatność. Z tych względów uważam taką propozycję zmian ustawowych za zasadną - mówi Marcin Jan Wachowski.

Związki zawodowe będą miały więcej do powiedzenia

Monitoring pomieszczeń sanitarnych będzie wymagał uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Czytaj też: Nowe przepisy ukrócą tworzenie żółtych związków zawodowych >

- Postulat dotyczący współdecydowania o stosowaniu monitoringu w takich pomieszczeniach przez wspólnotę zakładową ocenić należy słusznie. W takich miejscach standard ochrony powinien być bowiem jak najwyższy - mówi Piotr Strumiński, ale uważa, że związki zawodowe nie powinny mieć w tym zakresie tak daleko idących kompetencji. - W stosowaniu monitoringu chodzi bowiem o dostosowanie go do pewnych ryzyk, a nie o samych pracowników. Może zdarzyć się, że pracodawca będzie związany brakiem dobrej woli organizacji związkowej i z tego powodu nie będzie mógł zapewnić pracownikom bezpieczeństwa. Tym bardziej jest to niezrozumiałe, skoro istnieje możliwość stosowania technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w takich pomieszczeniach osób - uważa Strumiński.

Karol Kozieł dodaje, że wprowadzenie obowiązku uzyskania zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – zgody przedstawicieli pracowników, może być odebrane jako przyznanie pracownikom pewnego uprawnienia kontrolnego wobec pracodawcy. - Warto jednak zastanowić się czy np. w przypadku spełnienia przesłanki zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia (np. powtarzających się kradzieży w szatni) i braku zgody zakładowej organizacji związkowej będzie możliwe jego zastosowanie i czy brak ograniczenia tych uprawnień w określonych sytuacjach nie będzie nadużywany przez pracowników w celach negocjowania innych warunków dot. zatrudnienia.

 


Trzeba zwrócić również uwagę na to, że przepis jest nieprecyzyjny. Mówi bowiem o obowiązku uzyskania zgody związków zawodowych. A co w sytuacji, gdy w przedsiębiorstwie działa kilka takich organizacji? Czy związek zawodowy np. pracowników produkcji może wyrazić zgodę na zainstalowanie kamer np. w pomieszczeniach, z których korzystają tylko pracownicy biurowi? Przy zaproponowanej redakcji przepisu, wydaje się, że tak.

- Regulacja wygląda na nieprzemyślaną - mówi Piotr Strumiński i uważa, że lepszym rozwiązaniem byłoby wprowadzenie konsultacji z organizacją związkową, zamiast tak daleko idących uprawnień. - To pracodawca bierze bowiem odpowiedzialność za pewne ryzyka i nie powinien być tak daleko ograniczony w możliwości zapobiegania im - zaznacza.

Mecenas Marcin Jan Wachowski zwraca uwagę, że konieczność uzyskania zgody związków zawodowych lub przedstawicieli pracowników na monitoring pomieszczeń socjalnych z pewnością nie ułatwi jego wprowadzenia. - Myślę, że u podstaw tej propozycji leży potrzeba uzyskania konsensusu i przekonania pracowników do zasadności monitorowania pomieszczeń socjalnych. Monitoring jest bowiem procesem przetwarzania, który w istotny sposób narusza prywatność. W praktyce możemy mieć do czynienia z precyzyjnymi ustaleniami z załogą co do zakresu monitoringu, jego skali i precyzji, co w ostateczności powinno doprowadzić do zwiększenia ochrony prywatności pracowników. Jest to również cel pożądany przez RODO - mówi mecenas Wachowski.

Kiedy zmiany wejdą w życie?

Projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 trafi teraz do Sejmu. Warto na bieżąco śledzić prace nad nią, bo zmiany wejdą dość szybko po ich opublikowaniu - po upływie zaledwie 14 dni. Od tego momentu trzeba będzie stosować nowe przepisy o monitoringu i nowe kwestionariusze osobowe.

Co z tymi, którzy monitoring już mają?

Kiedy 25 maja wprowadzono do Kodeksu pracy przepisy o monitoringu, nie dodano żadnych regulacji przejściowych dla przedsiębiorstw, które monitoring stosowały już wcześniej. Czas na dostosowanie się do nowych regulacji postanowił wówczas dać UODO, który zapowiedział, że przez pierwsze tygodnie nie będzie przeprowadzał w tym zakresie kontroli.

Tym razem pomyślano o firmach, które już stosują monitoring. W art. 176 projektu ustawy zapisano, że pracodawca, który w dniu wejścia w życie ustawy stosuje monitoring pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej będzie miał 14 dni na zaprzestanie stosowania monitoringu takich pomieszczeń, o czym musi niezwłocznie poinformować zakładową organizację związkową.

Pracodawca, który w dniu wejścia w życie ustawy stosuje monitoring pomieszczeń sanitarnych, będzie zobowiązany do uzyskania zgody na dalsze stosowanie monitoringu zakładowej organizacji związkowej a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy, nie później niż w terminie 30 dni od dnia wejścia w życie ustawy. W przypadku nieuzyskania takiej zgody pracodawca w terminie nieprzekraczającym 3 dni musi zaprzestać stosowania monitoringu takich pomieszczeń, o czym również musi niezwłocznie poinformować zakładową organizację związkową albo przedstawicieli pracowników.

 

Więcej przydatnych materiałów znajdziesz w LEX Kadry:

Pytania i odpowiedzi:

Czy jeżeli monitoring zostanie określony w regulaminie pracy to również należy wprowadzić regulamin monitoringu? >

Czy przed dopuszczeniem nowo zatrudnionego pracownika do pracy pracodawca ma obowiązek poinformować go o stosowaniu monitoringu? >

Czy dopuszczalne jest stosowanie przez pracodawcę monitoringu, który swoim zakresem obejmuje także tereny nienależące do zakładu? >

W jaki sposób należy spełnić obowiązek informacyjny w przypadku stosowania w obiekcie monitoringu? >

Analizy i komentarze:

Monitoring pracowników >

Monitoring wizyjny w zakresie bhp oraz możliwości kontroli PIP >

Uprawnienia i kompetencje zakładowej organizacji związkowej >

Wzory:

Regulamin monitoringu u pracodawcy >

Zapisy o wprowadzeniu monitoringu wizyjnego oraz monitoringu GPS w służbowych samochodach, telefonach, laptopach >

Nie masz dostępu do tych materiałów? Sprawdź, jak go uzyskać >