Poradnik wskazuje, jak przetwarzać dane osobowe zarówno podczas rekrutacji, jak i w ciągu całego okresu zatrudnienia. Nie ogranicza się jedynie do zatrudnienia na podstawie stosunku pracy. Traktuje również o innych, coraz popularniejszych formach zatrudniania, jak np. umowy cywilnoprawne.
Przydatne informacje znajdą tu i pracodawcy, i agencje zatrudnienia, i pracownicy chcący dowiedzieć się, jakie prawa przysługują im na mocy RODO, czyli ogólnego rozporządzenia o ochronie danych. Wiele wyjaśnień odnosi się też do relacji między pracodawcą a innymi podmiotami – związkami zawodowymi, podmiotami świadczącymi usługi z zakresu medycyny pracy czy firmami szkoleniowymi.
Czytaj też: Co z CV po zakończeniu rekrutacji? UODO radzi, prawnicy ostrzegają >
Najważniejsze wskazówki dla pracodawców w skrócie:
- Pracodawca może żądać od kandydata do pracy podania tylko tych danych, do zbierania których uprawniają go przepisy prawa i które są niezbędne do podjęcia decyzji o zatrudnieniu.
- W procesie rekrutacji nie można zbierać danych osobowych „na zapas” lub „na wszelki wypadek”.
- Żądanie od kandydata do pracy zgody na przetwarzanie danych osobowych w większości przypadków nie jest konieczne. Sama aplikacja w formie życiorysu i/lub listu motywacyjnego jest automatycznie zgodą na przetwarzanie zawartych tam danych kandydata.
- Obowiązek ochrony danych osobowych spoczywa na prowadzących rekrutację administratorach, a więc niekiedy także na agencjach zatrudnienia lub portalach internetowych, działających w imieniu pracodawcy.
- Prowadzenie rekrutacji „ślepych” lub „ukrytych” jest niezgodne z przepisami o ochronie danych osobowych.
- Pracodawca, prowadząc rekrutację, musi spełnić obowiązek informacyjny. Osobom ubiegającym się o zatrudnienie musi podać m.in.: swoją pełną nazwę, adres i dane kontaktowe IOD (o ile go wyznaczył), cel i okres przetwarzania danych. Musi też przekazać informację o odbiorcach danych i prawach, jakie na mocy RODO przysługują osobom, których dane dotyczą.
- Dane osobowe kandydatów do pracy po zakończeniu rekrutacji powinny być niezwłocznie usuwane z zasobów pracodawcy – chyba że osoba szukająca pracy wyraża zgodę, by brać udział w kolejnych naborach.
- Niedopuszczalne jest gromadzenie danych o potencjalnych kandydatach na podstawie portali społecznościowych, a także tworzenie tzw. czarnych list osób ubiegających się o zatrudnienie.
- Pracodawca nie powinien robić i przechowywać kopii dokumentu tożsamości pracownika.
- Zdjęcia na identyfikatorach firmowych są dozwolone tylko za zgodą pracownika.
- Pracodawca nie ma prawa pozyskiwać od związku zawodowego danych osobowych wszystkich pracowników, korzystających z jego ochrony.
- Dofinansowując dodatkowe przywileje dla pracownika (np. opieka zdrowotna, karnet do klubu sportowego) na przekazanie jego danych osobowych firmie świadczącej mu taką usługę niezbędne jest uzyskanie jego zgody.
- Niedozwolone jest monitorowanie rozmów telefonicznych lub śledzenie prywatnej korespondencji e-mail pracowników.
- Pracodawca może kontrolować służbową pocztę elektroniczną pracowników, ale musi ich o tym poinformować.
- Obowiązuje całkowity zakaz wykorzystywania danych biometrycznych (np. linii papilarnych, skanów siatkówki oka itp.) dla celów ewidencji czasu pracy.
- Monitorowanie pracowników za pomocą urządzeń lokalizujących (np. GPS) dozwolone jest tylko po uprzednim poinformowaniu pracowników na piśmie z określeniem zakresu monitorowania.
Poradnik dla pracodawców można pobrać ze strony internetowej UODO (w formacie .pdf) >
