W pierwszym przypadku w uproszczeniu chodzi o prawo pracownika do uzyskania informacji o średnim wynagrodzeniu mężczyzn i kobiet w tej kategorii stanowisk, do jakiej zostało zakwalifikowane stanowisko, na którym pracuje pytający pracownik (art. 14 projektu ustawy wdrażającej). Gdyby udzielenie takiej informacji mogło prowadzić do ujawnienia, nawet pośrednio, wynagrodzenia konkretnej osoby, pracodawca będzie musiał odmówić udzielenia takiej informacji. Będzie musiał o tym poinformować pracownika składającego wniosek, jednocześnie pouczając go, że informacja może zostać przekazana m.in. reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej. Jeśli pracownik o to zawnioskuje, pracodawca przekaże tej organizacji informacje o średnich wynagrodzeniach, której nie może ujawnić samemu pracownikowi. Związek również nie będzie mógł jej ujawnić.
Zobacz w LEX: Transparentność i równość wynagrodzeń wg projektu polskiej ustawy - nowe obowiązki pracodawców >
W drugim przypadku chodzi o wspólną ocenę wynagrodzeń, określoną w art. 30 projektu ustawy wdrażającej. Procedura będzie dotyczyć pracodawców zobowiązanych do składania sprawozdania z luki płacowej i będzie wszczynana, gdy ta luka w którejkolwiek kategorii pracowników w wartości bezwzględnej wyniesie co najmniej 5 proc., a pracodawca nie uzasadnił jej obiektywnymi, neutralnymi pod względem płci kryteriami i nie przeprowadził skutecznych działań zaradczych.
Wspólna ocena wynagrodzeń polega na tym, że pracodawca w konsultacji ze związkami zawodowymi dokonuje przeglądu różnych wskaźników dotyczących wynagrodzeń i próbuje stwierdzić, dlaczego nieuzasadniona luka płacowa między kobietami a mężczyznami istnieje. W wyniku tej oceny pracodawca ma wdrożyć działania, które doprowadzą do zlikwidowania nieuzasadnionych różnic w wynagrodzeniach. Jeśli u pracodawcy nie działają organizacje związkowe, ich rolę we wspólnej ocenie wynagrodzeń będą pełnili przedstawiciele pracowników.
Co ujawni pracodawca
Te dwa mechanizmy, choć oba przewidują udział strony związkowej, mogą doprowadzić do ujawnienie zakresu danych nieco inną drogą. W przypadku odpowiedzi na wniosek pracownika o informację o średnich wynagrodzeniach w danej kategorii stanowisk, która nie może być udzielona pracownikowi, związek zawodowy bez wątpienia może poznać dokładne wynagrodzenie konkretnej osoby. Jako przykład można wskazać następującą sytuację: w danej kategorii stanowisk jest zatrudnionych sześć kobiet i jeden mężczyzn, więc jeśli jedna z pracownic zapyta o średnie wynagrodzenia mężczyzn i kobiet, to odpowiedź ujawniłaby dokładne wynagrodzenie kolegi. Taka informacja nie zostanie więc udostępniona pracownicy, ale na jej wniosek zostanie przekazana związkowi zawodowemu. Jak widać, aby związek pozyskał takie dane, wcześniej z wnioskiem musi wystąpić pracownik. Związek nie może wystąpić o nie samodzielne.
Zobacz też w LEX: Dyrektywa o jawności wynagrodzeń a RODO - jak właściwie wdrożyć przepisy dyrektywy 2023/970 w organizacji nie naruszając zasad ochrony danych osobowych? >
W przypadku wspólnej oceny wynagrodzeń sprawa wygląda nieco inaczej. Artykuł 35 projektu ustawy wdrażającej zawiera listę analizowanych w jej trakcie wskaźników. Jest to m.in. odsetek mężczyzn i kobiet w każdej kategorii pracowników, ich średnie wynagrodzenia, różnice w średnich wynagrodzeniach. Z tego przepisu nie wynika jednak wprost, że przedmiotem analizy będą wynagrodzenia poszczególnych pracowników. To nie oznacza jednak, że do ujawnienia takich danych nie dojdzie.
Zwraca na to uwagę radca prawny Agata Majewska, JGA Kancelaria Radców Prawnych. - Co do zasady przedmiotem wspólnej oceny będą zagregowane dane, a nie indywidualne kwoty. Jednak prawdopodobieństwo dostępu do wynagrodzenia konkretnej osoby pojawi się, gdy dane ze wspólnej oceny będą pozwalały na identyfikację wynagrodzenia konkretnego pracownika (np. gdy dana kategoria stanowisk jest bardzo mała) - wyjaśnia.
Czytaj też w LEX: Obowiązki pracodawcy i uprawnienia pracowników związane z przetwarzaniem danych osobowych w świetle Dyrektywy 2023/970 o równości wynagrodzeń >
Podobnie uważa adwokat Renata Bugiel. GKR Legal, która podkreśla, że celem wspólnej oceny nie jest ustalenie, ile zarabia konkretna osoba, lecz określenie, czy występują systemowe różnice wymagające wyjaśnienia. - Nie można jednak wykluczyć sytuacji, w których analiza przyczyn wykazanej różnicy będzie wymagała odniesienia się do bardziej szczegółowych danych, np. w przypadku stanowisk unikalnych historii decyzji płacowych czy weryfikacji kryteriów przyznawania premii. W takich przypadkach konieczne będzie znalezienie równowagi między zapewnieniem stronie społecznej realnego udziału w procesie oceny a ochroną prywatności pracowników - zwraca uwagę.
Jak zabezpieczyć dane
Jak widać, w pewnych przypadkach dojdzie do ujawnienia związkowi zawodowemu albo przedstawicielom pracowników danych o wynagrodzeniu konkretnych osób. Pracodawcom szczególnie będzie zależało na tym, aby ta informacja nie była rozpowszechniana dalej. Generalnie związek zawodowy nie będzie miał do tego prawa. Zgodnie z art. 41 ust. 2 projektu wdrażającej do przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby, o których mowa w art. 33 lub 39 (zakładowa organizacja związkowa albo przedstawiciele pracowników) posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę. Osoby dopuszczone do przetwarzania takich danych są obowiązane do zachowania ich w tajemnicy.
Ustawa wdrażająca nie przewiduje jednak sankcji za naruszenie tego przepisu przez przedstawiciela związku zawodowego. Co może zatem zrobić pracodawca, aby przynajmniej zmniejszyć ryzyko ujawnienia tych danych?
Samo formalne zobowiązanie do poufności może okazać się niewystarczające. Pracodawcy powinni przygotować wewnętrzne procedury określające zasady udostępniania informacji płacowych, krąg osób uprawnionych do dostępu do danych oraz sposób dokumentowania przekazania takich informacji. Istotne będzie również uświadomienie przedstawicielom strony społecznej, że dostęp do danych wynagrodzeniowych nie oznacza prawa do ich dalszego rozpowszechniania - wyjaśnia Renata Bugiel.
Wpływ dyrektywy 2023/970 o równości wynagrodzeń na procesy rekrutacyjne w kontekście ochrony danych osobowych - czytaj w LEX >
Agata Majewska zwraca uwagę, że ustawą wdrażającą przewiduje, iż dane osobowe (a więc w tym przypadku m.in. wynagrodzenie konkretnej osoby) nie mogą być wykorzystywane w innym celu niż stosowanie zasady równego traktowania w zatrudnieniu w zakresie prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub pracę o jednakowej wartości. - Zakaz ten odpowiada zasadzie ograniczenia celu z art. 5 ust. 1 lit. b RODO. Tym samym związek zawodowy nie może wykorzystać uzyskanych danych np. do zbiorowych negocjacji płacowych, postulatów układowych ani żadnych innych celów. Naruszenie tego ograniczenia będzie prowadzić do odpowiedzialności na gruncie przepisów o ochronie danych osobowych - wyjaśnia.
Ekspertka rekomenduje przy tym pracodawcom zawarcie z organizacją związkową umowę o zachowaniu poufności, mimo iż ograniczenia wynikają z obowiązujących przepisów. - Takie rozwiązanie z jednej strony podnosi świadomość wagi przekazywanych informacji i obowiązków z tym związanych, a z drugiej porządkuje wiele kwestii technicznych, jak chociażby tryb przekazywania danych, sposób ich zabezpieczania, przechowywania itp. – tłumaczy.
Agata Majewska zwraca dodatkowo uwagę, że taka umowa nie tylko pozwala na precyzyjne zobowiązanie strony społecznej do zachowania poufności udostępnionych jej danych i przetwarzania ich tylko w granicach wyznaczonych przepisami, ale również stanowi dodatkowe zabezpieczenie dla pracodawcy jako administratora danych na wypadek potencjalnego incydentu RODO. Będzie musiał wtedy wykazać, że dochował należytej staranności w zabezpieczeniu danych dotyczących wynagrodzeń pracowników.
Przewodnik po zmianach w prawie pracy 2026 r. - zobacz w LEX >
