Potwierdzenie przekazania informacji o wynagrodzeniu trzeba będzie przechowywać

Ustawa wdrażająca dyrektywę 2023/970 wprowadza grzywnę za nieprzekazanie kandydatowi informacji o wynagrodzeniu. To powoduje konieczność przechowywania potwierdzenia spełnienia tego obowiązku. Nadal jednak nigdzie nie określono, jak to zrobić. To istotny problem praktyczny, który nie został rozstrzygnięty przez projektodawcę. Postępowanie zależy od tego, którą formę - elektroniczną czy papierową - wybierze pracodawca do przekazania informacji.

Dyrektywa 2023/970 (dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady UE z 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania) została częściowo wdrożona do polskiego porządku prawnego 24 grudnia 2025 r. Wtedy weszły w życie przepisy o jawności wynagrodzeń podczas rekrutacji, które nakazują pracodawcom informowanie kandydatów o przewidzianym na tym stanowisku wynagrodzeniu (art. 18ca kodeksu pracy-k.p.).

Pracownicy wiele sobie po tej zmianie obiecywali, także nagłówki medialne zapowiadały, że wreszcie pracodawcy będą musieli podawać „widełki” wynagrodzeń w ogłoszeniach. I tak też wynikało z brzmienia pierwotnego projektu art. 18ca k.p.

Jednak ostatecznie nie nałożono na pracodawców takiego obowiązku. Co więcej, za nieprzedstawienie takiej informacji nie grozi pracodawcy na razie żadna grzywna. Zmieni się to po wejściu w życie ustawy wdrażającej dyrektywę 2023/970 (ustawa o wzmocnieniu stosowania prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości – trwają nad nią prace), która znowelizuje kodeks pracy, wprowadzając grzywnę za naruszenie art. 18ca k.p. Pozostanie jednak pewne, wydawałoby się drobne, zagadnienie, którego nowelizacja nie wyjaśnia. Nadal nie będzie bowiem określone, jak pracodawcy mają przechowywać potwierdzenie tego, że obowiązek przekazania informacji spełnili.

Informacje, które musi przekazać pracodawca

Samo brzmienie art. 18ca k.p. nie ulegnie zmianie. Zgodnie z par. 1, osoba ubiegająca się o zatrudnienie na danym stanowisku, otrzymuje od pracodawcy informację o:

• wynagrodzeniu, o którym mowa w art. 183c par. 2, jego początkowej wysokości lub jego przedziale – opartym na obiektywnych, neutralnych kryteriach, w szczególności pod względem płci, oraz
• odpowiednich postanowieniach układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania – w przypadku gdy pracodawca jest objęty układem zbiorowym pracy lub obowiązuje u niego regulamin wynagradzania.

Jak z kolei nakazuje par. 2, pracodawca przekazuje tę informację z wyprzedzeniem umożliwiającym kandydatowi zapoznanie się z tymi informacjami, zapewniając świadome i przejrzyste negocjacje:

• w ogłoszeniu o naborze na stanowisko;
• przed rozmową kwalifikacyjną – jeżeli pracodawca nie ogłosił naboru na stanowisko albo nie przekazał tych informacji w ogłoszeniu o naborze na stanowisko;
• przed nawiązaniem stosunku pracy – jeżeli pracodawca nie ogłosił naboru na stanowisko albo nie przekazał tych informacji w ogłoszeniu o naborze albo przed rozmową kwalifikacyjną.

Informacja przed negocjacjami

Jak widać, mimo rozbudowanej treści art. 183ca par. 2, wynika z niego, że pracodawca ma jeden ostateczny termin na przekazanie tej informacji – nawiązanie stosunku pracy. A zgodnie z art. 26 k.p. stosunek pracy nawiązuje się w dniu określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy. Zatem ostatecznym terminem, zgodnie z literalnym brzmieniem przepisów, jest dzień rozpoczęcia pracy. Jednak w takim ujęciu cały art. 183ca nie miałby żadnego znaczenia, bo przecież strony musiały w umowie o pracę uzgodnić wynagrodzenie. Należy więc zwrócić uwagę, że art. 183ca par. 2 wymaga, aby informacja była przekazana „z wyprzedzeniem umożliwiającym kandydatowi zapoznanie się z tymi informacjami, zapewniając świadome i przejrzyste negocjacje”. Aby te warunki były spełnione, pracodawca powinien przekazać tę informację przed negocjacjami dotyczącymi wynagrodzenia. Nie jest jednak nigdzie wymagane, aby było to ogłoszenie o naborze.

Jak wyjaśniają radca prawny Sławomir Paruch oraz adwokat Michał Włodarczyk, partnerzy w PCS Paruch Stępień Kanclerz, jeżeli pracodawca nie chce zamieszczać informacji o wynagrodzeniu już w ogłoszeniu o pracę, najprostszym rozwiązaniem będzie przekazanie jej kandydatowi przed rozmową kwalifikacyjną w postaci elektronicznej, np. w wiadomości e-mail zawierającej zaproszenie na spotkanie. Alternatywnie informacja może zostać przekazana na późniejszym etapie rekrutacji, np. podczas rozmowy kwalifikacyjnej.

Jeżeli pracodawca nie zamieścił widełek w ogłoszeniu, musi przekazać informację o wynagrodzeniu jeszcze przed rozmową kwalifikacyjną, z wyprzedzeniem, które umożliwia kandydatowi zapoznanie się z ofertą i przygotowanie się do negocjacji. W rekrutacjach prowadzonych bez formalnego ogłoszenia, na przykład za pośrednictwem headhuntera lub sieci kontaktów, obowiązek ten powstaje już w momencie zaproszenia kandydata na spotkanie – wyjaśnia Agata Majewska, radca prawny z JGA Kancelaria Radców Prawnych.

- Ustawodawca nie określił minimalnego terminu, posługując się klauzulą generalną, co stwarza pole do interpretacji. Bezpiecznym standardem jest wysyłka informacji np. mailem co najmniej kilkadziesiąt godzin przed rozmową – dodaje prawniczka.

Te zasady nie zmienią się, nawet po wejściu w życie nowelizacji k.p. pracodawcy nie będą musieli zamieszczać informacji o proponowanym wynagrodzeniu w ogłoszeniu o naborze, ale za pominięcie tego obowiązku będzie im groziła grzywna od 2000 do 60 000 zł.

Obecnie żadna grzywna nie grozi, natomiast teoretycznie można rozważać, że kandydat może skierować wobec pracodawcy, który w ogóle nie przekazał informacji o wynagrodzeniu na żadnym etapie rekrutacji, roszczenia z art. 183d k.p. Zgodnie z nim osoba, wobec której pracodawca naruszył zasadę równego traktowania w zatrudnieniu, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż minimalne wynagrodzenie za pracę.

Pod groźbą grzywny 

Skoro będzie groziła grzywna, to pracodawcy tym bardziej muszą mieć potwierdzenie, że przekazali kandydatom informację o wynagrodzeniu. Artykuł 183ca par. 2 stanowi jedynie, że informację przekazuje się w postaci papierowej lub elektronicznej. Nie jest natomiast wskazane, w jaki sposób kandydat ma potwierdzić jej otrzymanie, jak również jak pracodawca ma to potwierdzenie przechowywać.

Jak wskazują Sławomir Paruch oraz Michał Włodarczyk, przekazanie tej informacji drogą mailową pozwoli zachować dowód wysłania informacji wraz z datą jej przekazania. Zdaniem Agaty Majewskiej e-mail wysłany do kandydata z firmowej skrzynki pocztowej w momencie zapraszania na rozmowę, zawierający przedział wynagrodzenia oraz odniesienie do obowiązujących aktów wewnętrznych, jest najprostszym i wystarczającym rozwiązaniem.

- W organizacjach, które prowadzą rekrutacje na większą skalę, optymalnym modelem jest konfiguracja systemu ATS w taki sposób, by w momencie zmiany statusu kandydata na „zaproszony na rozmowę" system automatycznie wysyłał wiadomość z informacją o wynagrodzeniu i jednocześnie rejestrował to zdarzenie w profilu kandydata z datą i osobą zatwierdzającą. Dodatkową warstwą zabezpieczenia jest potwierdzenie odbioru – formularz, w którym kandydat kliknięciem potwierdza zapoznanie się z informacją. Nie jest to wymagane przepisami, ale przy stanowiskach o szerokich przedziałach wynagrodzenia lub funkcjach seniorskich, gdzie spory o warunki oferty są bardziej prawdopodobne, takie rozwiązanie skutecznie minimalizuje ryzyko – wyjaśnia Agata Majewska.

Inaczej będzie, gdy pracodawca przekażę informację papierowo. - W takim przypadku warto wręczyć kandydatowi dokument w formie papierowej i poprosić o potwierdzenie jego otrzymania (np. podpis na kopii dokumentu) – wyjaśniają Sławomir Paruch oraz Michał Włodarczyk. Taki sposób potwierdzenie będzie najsilniejszym zabezpieczeniem, ale zdaniem Agaty Majewskiej dopuszczalne byłoby także stosowanie prostej listy przekazania lub dziennika rekrutacyjnego – w formie papierowej lub w arkuszu kalkulacyjnym, w którym rekruter odnotowuje imię i nazwisko kandydata, stanowisko, datę i sposób przekazania informacji o wynagrodzeniu oraz własny podpis.

Jak długo przechowywać 

Może pojawić się również wątpliwość, czy pracodawca może przechowywać potwierdzenie otrzymania takiej informacji przez kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni i czy nie stanowi to naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych. W kontekście potencjalnych roszczeń z art. 183d k.p. wskazywano, że pracodawca może przechowywać dane osobowe kandydatów (w tym przypadku jedynie imienia i nazwiska, ewentualnie adresu e-mail) aż do upływu terminu przedawnienia potencjalnych roszczeń związanych z dyskryminacją w procesie rekrutacji, a więc maksymalnie 3 lata. Tak orzekł Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 20 lutego 2024 r., sygn. akt III OSK 2700/22. Nie ma jednak w kodeksie pracy przepisu i nie planuje się jego wprowadzenia, który wprost na to pozwala.

Skoro jednak po wejściu w życie nowelizacji k.p. nieprzekazanie informacji będzie groziło grzywną, a nie tylko ewentualnym pozwem o niskim zresztą prawdopodobieństwie, tym bardziej pracodawcy muszą potwierdzeniem jej przekazania dysponować. Zgodnie z art. 45. par. 1 kodeksu wykroczeń karalność wykroczenia ustaje, jeżeli od czasu jego popełnienia upłynął rok, a jeżeli w tym okresie wszczęto postępowanie, karalność wykroczenia ustaje z upływem 2 lat od zakończenia tego okresu. Jak widać, okres przedawnienia karalności tego wykroczenia jest krótszy, niż przedawnienie roszczeń pracowniczych (3 lata).

- Z perspektywy ryzyka kontroli PIP oraz ewentualnych roszczeń antydyskryminacyjnych zasadne jest przyjęcie okresu co najmniej 3 lat od zakończenia procesu rekrutacyjnego, po czym dokumentacja powinna zostać trwale i bezpiecznie usunięta. Przechowywanie jej dłużej, niż wymaga to cel przetwarzania, samo w sobie stanowi naruszenie zasady ograniczenia przechowywania z art. 5 ust. 1 lit. e RODO – podsumowuje Agata Majewska.