Firmy powinny zacząć weryfikację pobytu zatrudnionych Ukraińców

Rząd i parlament mają jeszcze prawie miesiąc na przygotowanie i uchwalenie nowej ustawy, która przedłuży na kolejne miesiące okres, w którym pobyt w Polsce uznawany jest za legalny. Obecny kończy się bowiem 30 września 2025 r. Prawnicy podpowiadają, by pracodawcy już teraz weryfikowali tytuły pobytowe zatrudnianych obywateli Ukrainy. Bo legalna praca jest bezpośrednio związana z legalnym pobytem.

W rządzie trwają prace nad przygotowanym przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji projektem ustawy o zmianie niektórych ustaw w celu weryfikacji prawa do świadczeń na rzecz rodziny dla cudzoziemców oraz o warunkach pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (nr UD229). To nowa wersja ustawy z 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa oraz niektórych innych ustaw, której podpisania odmówił Karol Nawrocki. Powody weta nie dotyczyły przewidzianego w tej ustawie przedłużenia do 4 marca 2026 r. okresu, w którym pobyt na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej obywateli Ukrainy, którzy przybyli do Polski w związku z działaniami wojennymi prowadzonymi na terytorium Ukrainy, jest uznawany za legalny. Nie zmienia to faktu, że przedłużenie legalności pobytu, a co za tym idzie – także legalności pracy – wymaga uchwalenia nowej ustawy, która będzie miała szansę zostać podpisana przez prezydenta.

Czytaj również:  Prezydent odmówił podpisania nowelizacji ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy >>

Legalny pobyt zostanie przedłużony do 4 marca 2026 r.

- W związku ze zgłoszonym wetem prezydenta RP do przyjętej przez Sejm i Senat ustawy o zmianie ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa oraz niektórych innych ustaw powstała konieczność pilnego uregulowania statusu prawie miliona uchodźców z Ukrainy, którzy w przypadku braku wprowadzenia stosownych rozwiązań od 1 października br. utraciliby możliwość potwierdzania legalności pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Tym samym blisko pół miliona osób, które legalnie pracują w Polsce, mogłoby stracić podstawę do tego zatrudnienia. Dlatego też projekt zakłada przedłużenie do 4 marca 2026 r. niektórych rozwiązań, przewidzianych w ustawie z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa, która została uchwalona w celu stworzenia szczególnej regulacji prawnej zapewniającej doraźną podstawę prawną do legalnego pobytu obywatelom Ukrainy, którzy w wyniku działań wojennych zostali zmuszeni do opuszczenia swojego kraju pochodzenia. Decyzją wykonawczą Rady (UE) 2024/1836 z dnia 25 czerwca 2024 r. w sprawie przedłużenia tymczasowej ochrony wprowadzonej decyzją wykonawczą (UE) 2022/382, przedłużono ochronę tymczasową udzielaną obywatelom Ukrainy uciekającym przed wojną do dnia 4 marca 2026 r., co wymaga wprowadzenia stosownych zmian do ustawy – czytamy w uzasadnieniu do projektu.

Wskazane zmiany w ustawie o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa oraz niektórych innych ustaw to art. 9 projektu. Jego punkt 1 wymienia przepisy tej ustawy, w których data 30 września 2025 r. zostanie zastąpiona 4 marca 2026 r. Dotyczy to m.in. legalności pobytu obywatela Ukrainy na terytorium RP.

Uzasadniając zasadność nowelizacji, projektodawcy wskazują na raport BGK z marca 2025 r., z którego wynika, że obecność migrantów z Ukrainy wywiera pozytywny wpływ na polski PKB, rynek pracy oraz sytuację budżetową. Wpływa ona pozytywnie, przede wszystkim przez zwiększenie zasobu siły roboczej oraz impuls popytowy wspierający konsumpcję. - Z badań wynika, że napływ przedwojennych imigrantów i uchodźców przekłada się co roku na wzrost polskiego PKB o od 0,5 proc. do nawet 2,7 proc. – według Analizy wpływu uchodźców z Ukrainy na gospodarkę Polski, opracowanego przez Deloitte i UNHCR. Z kolei z danych ZUS wynika, że pod koniec 2024 r. Ukraińcy stanowili 5 proc. osób pracujących w Polsce. Natomiast według CEIDG w 2024 r. co ósma firma, będąca jednoosobową działalnością gospodarczą w Polsce zakładana była przez obywateli Ukrainy - podkreślają projektodawcy. I dodają: - Biorąc pod uwagę, że uchodźcy z Ukrainy odnoszą coraz większe sukcesy w zakresie integracji na rynku pracy oraz w społeczeństwie, a obecny poziom napływu nowych uchodźców jest stabilny, po ponad trzech latach od wybuchu wojny niektóre przepisy nadzwyczajne i formy pomocy zostaną już wygaszone.

Co pracodawcy powinni zrobić do 30 września?

Przypomnijmy, że ustawa o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa oraz niektórych innych ustaw określa m.in. szczególne zasady powierzenia pracy obywatelom Ukrainy, przebywającym legalnie na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Zgodnie z jej art. 22, obywatel Ukrainy jest uprawniony do wykonywania pracy na terytorium RP, jeżeli spełnione są łącznie następujące warunki:

1. przebywa legalnie na terytorium RP lub jego pobyt na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej uznaje się za legalny na podstawie art. 2 ust. 1;
2. podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi powiadomi, w terminie 7 dni od dnia podjęcia pracy przez obywatela Ukrainy, powiatowy urząd pracy właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania podmiotu o powierzeniu pracy temu obywatelowi;
3. wymiar czasu pracy nie jest niższy niż wskazany w powiadomieniu lub liczba godzin nie jest mniejsza niż wskazana w powiadomieniu;
4. otrzymuje wynagrodzenie w wysokości nie niższej niż określona w powiadomieniu lub ustalonej według stawki określonej w powiadomieniu, proporcjonalnie zwiększonej w przypadku podwyższenia wymiaru czasu pracy lub liczby godzin pracy;
5. wynagrodzenie, które otrzymuje obywatel Ukrainy, spełnia wymogi określone w przepisach o minimalnym wynagrodzeniu - w przypadkach gdy przepisy te mają zastosowanie.

Rząd ściga się z czasem, aby przygotować projekt i wysłać go 8 września do Sejmu, aby ten - na rozpoczynającym się 9 września posiedzeniu - mógł się nim zająć. Czy to jednak oznacza, że pracodawcy powinni siedzieć z założonymi rękami i czekać?

O to, co w tym czasie powinni zrobić pracodawcy, zapytaliśmy prawników i ekspertów.

- W odpowiedzi na liczne zapytania pracodawców dotyczące wpływu weta prezydenckiego na zatrudnianie obywateli Ukrainy, należy wyjaśnić kluczowe kwestie związane z powierzaniem pracy na podstawie powiadomień, czyli uproszczonej ścieżki legalizacji pracy w całości uregulowanej specustawą - mówi  Piotr Sawicki, adwokat, partner zarządzający Kancelarii Adwokackiej Sawicki i Wspólnicy. Jak podkreśla, sytuacja prawna pracodawców zatrudniających obywateli Ukrainy pozostaje w dużej mierze stabilna, a samo weto nie zmienia dotychczasowych procedur.

- Wbrew pojawiającym się obawom, data 30 września 2025 r. nie jest terminem wygaśnięcia powiadomień. Przepisy specustawy nie określają terminu ważności tych dokumentów, a ich moc prawna jest nierozerwalnie związana z okresem obowiązywania całej ustawy. Oznacza to, że dopóki specustawa pozostaje w mocy, będzie można zarówno legalnie kontynuować zatrudnienie na podstawie już złożonych powiadomień, jak i składać nowe, pod warunkiem potwierdzenia legalności pobytu cudzoziemca – zauważa mec. Piotr Sawicki. Jego zdaniem nie ma obecnie konieczności składania standardowych oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcom ani ubiegania się o zezwolenia na pracę dla tej grupy, ponieważ nie są prowadzone działania legislacyjne zmierzające do uchylenia specustawy czy likwidacji tej ścieżki legalizacji pracy.

- Po stronie pracodawców nie ma zatem potrzeby podejmowania pilnych działań w celu zapewnienia ciągłości zatrudnienia. Na ten moment zaleca się natomiast weryfikację tytułów pobytowych zatrudnionych obywateli Ukrainy, ewentualną pomoc w złożeniu wniosków pobytowych, a także uważne śledzenie rozwoju sytuacji legislacyjnej, aby podjąć odpowiednie działania, gdyby jednak pojawiła się taka potrzeba – wskazuje mec. Piotr Sawicki.

Z kolei Nadia Winiarska, ekspertka ds. zatrudnienia z Departamentu Pracy Konfederacji Lewiatan, podkreśla, że mamy jeszcze miesiąc, żeby weszła w życie kolejna nowelizacja. - Powstanie luki prawnej mogłoby oznaczać, że część obywateli Ukrainy, korzystających z rozwiązań przewidzianych w ustawie – w szczególności z przedłużenia legalnego pobytu mimo upływu ważności dokumentów pobytowych – po 30 września, w przypadku braku nowych regulacji, utraci prawo do legalnego pobytu i pracy. Legalna praca jest bowiem bezpośrednio związana z legalnym pobytem. Owszem, istnieje możliwość złożenia wniosku pocztą, jednak wiąże się to z ryzykiem – taki wniosek nie jest od razu weryfikowany przez urzędnika, co uniemożliwia sprawdzenie jego kompletności i potwierdzenie, że pobyt jest już traktowany jako legalny. Biorąc pod uwagę obciążenie urzędów, trudno zakładać, że w najbliższym miesiącu będzie możliwe szybkie umówienie wizyty stacjonarnej – mówi Nadia Winiarska, ekspertka ds. zatrudnienia z Departament Pracy Konfederacji Lewiatan.

Jej zdaniem może to prowadzić do chaosu administracyjnego. Wśród pracodawców i obywateli Ukrainy w Polsce widać duże poruszenie, ponieważ zawetowanie ustawy wysyła niejednoznaczny sygnał. Pojawia się pytanie, co dalej i czy po 30 września cudzoziemcy będą musieli wyjeżdżać. Najbliższe tygodnie okażą się kluczowe – podkreśla Winiarska. Wszystko zależy od tego, czy uda się osiągnąć konsensus i uchwalić ustawę przewidującą przedłużenie pobytu, która następnie zostanie podpisana przez prezydenta. Choć same przepisy dotyczące przedłużeń nie są przedmiotem sporu, brak ich uchwalenia w odpowiednim terminie może doprowadzić do sytuacji, w której część osób znajdzie się w Polsce nielegalnie. Według niej, jeśli nie zostaną przyjęte rozwiązania prawne, to nie można wykluczyć, że nawet kilkaset tysięcy obywateli Ukrainy będzie miało nieuregulowany status w Polsce. - Dlatego z punktu widzenia pracodawców niezwykle ważne jest, by w najbliższym czasie zweryfikować, na podstawie jakiego dokumentu dana osoba przebywa w Polsce. Jeżeli złożyła kompletny wniosek o zezwolenie na pobyt i oczekuje na decyzję, pozostaje w Polsce legalnie – zauważa Winiarska. I dodaje: - Cała sytuacja powoduje jednak duże zamieszanie w zakładach pracy, w których zatrudnionych jest wielu obywateli Ukrainy. Pracodawcy muszą więc nie tylko prowadzić dodatkowe weryfikacje, ale także zachęcać pracowników do jak najszybszego składania wniosków, aby zabezpieczyć ich legalny pobyt i możliwość pracy w Polsce.

Projektowana ustawa ma z pewnymi wyjątkami wejść w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.